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Mit diesem Ablagesystem bereiten Sie Ihre Steuererklärung optimal vor

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Von Gerhard Schneider,

Auch wenn bei der Übermittlung Ihrer Steuererklärung die moderne Technik Einzug gehalten hat, gilt nach wie vor der eiserne Grund: Keine Buchung ohne Beleg! Sie müssen also für jede Einnahme und jede Ausgabe, die Sie in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung geltend machen, einen Nachweis vorlegen können.

 

Sonst müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt nach einer Betriebsprüfung Ihren Gewinn schätzt, und zwar höher, als er eigentlich ist.

Ermitteln Sie Ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, genügt es theoretisch, wenn Sie die Belege einfach, wie sie kommen, im Ordner abheften. Sinnvoll ist das allerdings nicht. Denn Sie bekommen große Schwierigkeiten, die Belege wiederzufinden. Auch für den Fall, dass ein Steuerberater die Gewinnermittlung und die Steuererklärung für Sie übernimmt, macht eine geordnete Belegablage Sinn: Das Ordnen der Belege lässt sich der Steuerberater teuer bezahlen – liefern Sie geordnete Belege, sparen Sie Honorarkosten.
Die folgende Checkliste zeigt, wie Sie Ihre Belegablage sinnvoll aufbauen, sodass Sie jeden Beleg schnell und sicher auffinden, wenn Sie ihn brauchen oder das Finanzamt danach fragt.

Kleine Checkliste: So legen Sie Ihre Belege am sichersten ab

  • Überlegen Sie sich eine sinnvolle Einteilung nach Einnahmen- und Ausgabenarten. Beispiel: Einnahmen mit 7 % USt, Einnahmen mit 19 % USt für die Einnahmen und z.??B. Bürobedarf, Fahrtkosten usw. für die Ausgaben.
  • Für jede Kategorie legen Sie einen Ordner an. Haben Sie nur wenige Belege, nehmen Sie nur einen Ordner, in den Sie für jede Kategorie Ihrer Belege ein Trennblatt einlegen.
  • Wenn Sie eine Buchführungssoftware nutzen, sind dort teilweise Sachkonten vorgegeben. Diese können Sie als Kategorien für Ihre Belegablage übernehmen.
  • Innerhalb der einzelnen Kategorien (Sachkonten) sammeln Sie die Belege nach der zeitlichen Reihenfolge. Beginnen Sie immer zum 1.1. eines jeden Jahres mit einem neuen Ordner.
  • Heften Sie vor jede Einnahmen- und Ausgabenkategorie eine Übersicht über die dort gesammelten Belege. Darin tragen Sie alle Daten ein, die Sie für Ihre Steuererklärungen benötigen. Diese können Sie dann direkt für Ihren Jahresabschluss übernehmen.

 

 

Tipp: Wie Sie elektronische Belege aufbewahren

Wahrscheinlich werden Sie bei Ihren Belegen 2011 auch einige Rechnungen haben, die Sie per E-Mail oder Internet-Download als PDF-Datei elektronisch erhalten haben – schließlich sind elektronische Rechnungen seit 1.7.2011 Papierrechnungen gleichgestellt. Wie bringen Sie diese Rechnungen sinnvoll in Ihrer Belegsammlung unter?
Das Problem dabei: Sie müssen diese Rechnungen auch elektronisch unveränderbar dauerhaft abspeichern. Dafür kommen in erster Linie CDs und DVDs infrage, die nicht wiederbeschreibbar sind. Diesen Datenträger bewahren Sie dann zusammen mit Ihren Papierbelegen auf. Wenn Sie später nach einem bestimmten Beleg suchen, kann es leicht passieren, dass Sie nicht mehr wissen, ob Sie ihn auf Papier oder per E-Mail erhalten haben.

Tipp: Nehmen Sie deshalb zusätzlich zur gespeicherten Version einen Papierabdruck aller elektronischen Rechnungen in Ihrer Ablage auf. Markieren Sie ihn als Ausdruck, und vermerken Sie darauf, auf welcher CD oder DVD die Original-Datei gespeichert ist.

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