Deshalb habe ich Ihnen heute die entscheidenden Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Fehler vermeiden und das Finanzamt betriebsprüfungssicher mit an den Tisch holen, wenn es ans Bezahlen der Rechnung geht.
Selbstständige: Laden Sie Ihre Geschäftspartner zum Essen ein
Wenn Sie sich auf Ihren Geschäftsreisen nicht mit den niedrigen Verpflegungspauschalen zufriedengeben wollen, sollten Sie sich entweder von Ihren Geschäftspartnern einladen lassen – oder aber Ihrerseits Ihre Geschäftspartner zum Essen einladen. Denn dann können 70 % der tatsächlich entstandenen „Verpflegungs“-Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das gilt nicht nur für das Essen des Geschäftspartners, sondern auch für das eigene Essen. Und die in den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer können Sie selbstverständlich auch in diesen Fällen zu 100 % als Vorsteuer abziehen.
Selbstständige: Welche Situation Sie in jedem Fall vermeiden sollten
Vermeiden Sie aber, dass es zu einer Situation kommt, wie sie ein Leser kürzlich schilderte: Auf Einladung seines Geschäftspartners endete der Geschäftstermin mit einem abendlichen Essen im Restaurant. Das verlief zunächst ganz harmonisch, doch zum Schluss „drehte die Stimmung“. Sein Geschäftspartner beschwerte sich aufgebracht beim Restaurantpersonal darüber, dass auf der Rückseite der Rechnung „die steuerlich vorgegebenen Felder nicht eingedruckt sind“. Deshalb, so meinte er, ist nicht nur der Betriebsausgabenabzug, sondern auch der Vorsteuerabzug nicht möglich. Solche Diskussionen sind völlig unnötig. Denn den Vordruck für die Angaben zur Bewirtung, den früher jede Restaurantrechnung automatisch enthielt, ist bereits seit Jahren nicht mehr erforderlich. Um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu können, müssen Anlass der Bewirtung und Angaben zu den Teilnehmern nicht mehr auf der Rückseite angegeben werden.
Selbstständige: Beiblatt reicht!
Es reicht völlig, dass diese Angaben auf einem Beiblatt notiert und an die Rechnung geheftet werden. Vergessen Sie nicht, das Trinkgeld handschriftlich einzutragen! Bis zu 10 % Trinkgeld auf den Rechnungsbetrag akzeptiert das Finanzamt.
Tipp: Achten Sie bei Ihren eigenen Bewirtungskosten penibel darauf, dass die Restaurantrechnung maschinell erstellt und registriert ist. Denn das ist die wichtigste Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung überhaupt.
Checkliste: Diese Angaben sollten auf allen Ihren Bewirtungsquittungen enthalten sein:
Pflichtangaben
- Name, Anschrift des Restaurants
- Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Restaurants
- Ihr Name und Ihre Adresse (diese dürfen Sie handschriftlich eintragen)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Maschinelle Registriernummer (= Rechnungsnummer)
- Datum der Bewirtung (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
- Menge und Art der Speisen und Getränke
- Nettoentgelt
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuerbetrag (bei Rechnungsbeträgen bis 150 € genügt der Hinweis „19 % MwSt. enthalten“)
Auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem Beiblatt ergänzen Sie Folgendes:
- Die Namen aller Teilnehmer (auch Ihren eigenen, wenn Sie an der Bewirtung teilgenommen haben)
- Firmenname bzw. Funktion Ihrer Gäste (zum Nachweis des betrieblichen Bezugs)
- Den konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung
