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Selbstständige: Sechs überzeugende Nachweise für den betrieblichen Anlass Ihrer Auslandsreise

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Von Gerhard Schneider,

Wer beruflich nach Spanien oder New York fliegt, den prüft das Finanzamt besonders gründlich. Klar, könnte doch sein, dass es sich um eine private Reise handelt. Und nur für betrieblich veranlasste Reisen können Sie die Kosten voll als Betriebsausgaben geltend machen.

 

Selbstständige: Grund jeder Auslandsreise aufschreiben

Das reicht im einfachen Fall: Schreiben Sie den Grund für jede Auslandsreise auf. Einfach ist das, wenn Sie

  • Maschinen oder Waren ausliefern,
  • einkaufen oder
  • Maschinen reparieren.

Hier ist der betriebliche Anlass auch dem skeptischsten Finanzbeamten ersichtlich. Deswegen reichen die Minimalbelege.

 

Selbstständige: Bei weniger eindeutigen Fällen müssen Sie stärker überzeugen

Schwieriger ist es dagegen, wenn Sie beispielsweise Geschäftsbeziehungen auf- und ausbauen oder auch nur den Markt sondieren. Hier sollten Sie unbedingt den Grund Ihrer Reise umfassend dokumentieren. Sonst machen es sich die Finanzbeamten am Ende einfach: und betrachten die Reisekosten als Kosten der privaten Lebensführung. Und die können Sie steuerlich nicht absetzen.

Selbstständige: Welche Nachweise Sie erbringen sollten

Diese 6 Nachweise sollten Sie in weniger klaren Fällen liefern:

  1. Beschreiben Sie den Verlauf der einzelnen Reisetage möglichst genau.
  2. Geben Sie an, welche geschäftlichen Angelegenheiten Sie am Vormittag und welche Sie am Nachmittag erledigt haben.
  3. Schreiben Sie auf, mit wem Sie worüber verhandelt haben.
  4. Legen Sie Verträge, Aufträge, Protokolle, Bewirtungsrechnungen und ähnliche Belege vor.
  5. Bei Kongress- und Tagungsreisen sollten Sie anhand einer Teilnehmerliste zusätzlich nachweisen, dass Sie an den einzelnen Veranstaltungen teilgenommen habe.
  6. Bewahren Sie auch Schriftwechsel, Gesprächsnotizen und E-Mails auf, die bei der Vorbereitung Ihrer geschäftlichen Reise entstanden sind.

Fazit: Je weniger eindeutig der berufliche Anlass Ihrer Geschäftsreise ist, desto mehr Unterlagen müssen Sie aufbieten, um den konkreten Anlass Ihrer Reise zu dokumentieren.

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