Nutzt ein Mitarbeiter das Handy des Arbeitgebers, erwerben Sie als Arbeitgeber das Mobiltelefon und tragen dafür die Kosten. Sie schließen den Vertrag mit der Kommunikationsgesellschaft ab und diese rechnet unmittelbar mit Ihnen die Kosten ab. Sie haben also zu jeder Zeit einen Überblick über die Kosten.
Setzen Sie die Kosten für das Mobiltelefon komplett als Betriebsausgaben ab
Weil Sie alle Kosten des Mobiltelefons tragen, übernehmen Sie die Kosten für den Apparat, die Mindestgebühren und die laufenden Gebühren. Diese Kosten sind eindeutig zu 100 Prozent Betriebsausgaben. Deshalb setzen Sie die Kosten für das Mobiltelefon als Betriebsausgaben ab.
Außerdem haben Sie Ihrem Mitarbeiter gestattet, dass er das Mobiltelefon auch für private Telefonate nutzen darf. In welchem Umfang der Mitarbeiter das Mobiltelefon für berufliche Zwecke nutzt bzw. für private Gespräche, spielt bei der Absetzung der Kosten keine Rolle.
Eine private Nutzung des Mobiltelefons durch einen Arbeitnehmer ist gemäß Paragraph 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.
Kosten durch eine schriftliche Vereinbarung begrenzen
Aus steuerlichen Gründen ist es egal, wie häufig ein Mitarbeiter das Diensthandy privat nutzt. Es ist deshalb nicht erforderlich, die private Nutzung auszuschließen. Es ist jedoch verständlich, dass Sie nicht zu viele Kosten für Privatgespräche Ihres Mitarbeiters übernehmen wollen. Deshalb bietet es sich an, mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren, dass er das Mobiltelefon nicht, beziehungsweise nur eingeschränkt, privat benutzen darf. Diese Vereinbarung sollten Sie schriftlich festhalten. Sie begrenzen so Ihre Kosten und minimieren das Risiko Ihrer Kosten.
Viel über Kosten zu wissen, ist für Sie als Unternehmer wichtig. Denn nur wer viel über Kosten weiß, kann auch Kosten sparen. Viele interessante Informationen zum Thema Kosten finden Sie im Handbuch für Selbstständige und Unternehmer.
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