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Wie Sie Kosten für Telefon und Internet absetzen (Teil 8)

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Von Iris Schuler,

Neben den Telefonkosten für einen Festnetzanschluss fallen in den meisten Unternehmen auch Telefonkosten für ein mobiles Telefon an. Einerseits gibt es die Möglichkeit, dass Ihr Arbeitnehmer ein Diensthandy nutzt und Sie dafür die Telefonkosten übernehmen. Andererseits gibt es jedoch auch die Möglichkeit, dass Ihr Mitarbeiter sein eigenes mobiles Telefon für dienstliche Gespräche nutzt. Was passiert in diesem Fall mit den Telefonkosten? Dieser Beitrag informiert Sie darüber, wie Sie mit den Telefonkosten des Handys Ihres Arbeitnehmers umgehen.

Sie können Ihrem Arbeitnehmer die Telefonkosten für die dienstliche Nutzung seines Privathandys bzw. Autotelefons lohnsteuerfrei erstatten. Bei der Erstattung von Telefonkosten für ein Mobiltelefon gilt wie schon bei der Erstattung der Telefonkosten für einen Festnetzanschluss die Regelung von R 22 LStR. Das bedeutet, dass es zwei Varianten gibt, Ihren Mitarbeitern die Telefonkosten zu erstatten.

1. Möglichkeit zur Erstattung der Telefonkosten

Sie erstatten pauschal 20% des Rechnungsbetrags, jedoch maximal € 20,- pro Monat. Wenn Sie Telefonkosten für Handy und Festnetzanschluss pauschal erstatten, gilt die 20 % bzw. € 20,- Grenze für die Summe von Handy- und Festnetzabrechnung.

2.  Möglichkeit zur Erstattung der Telefonkosten

Ihr Arbeitnehmer zeichnet die Telefonkosten über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten auf und teilt die Telefonkosten in private und betriebliche Nutzung ein. Beachten Sie, dass die 100-prozentige berufliche Nutzung des Handys nur dann glaubhaft ist, wenn der Mitarbeiter einen weiteren privaten Telefonanschluss besitzt.

Ein Sonderfall tritt dann ein, wenn der Mitarbeiter mit der Telefongesellschaft eine Flatrate vereinbart hat. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer nicht mehr durch einen Einzelgesprächsnachweis den Umfang seiner beruflichen beziehungsweise privaten Gespräche erkennen. In diesem Fall steht eine Schätzung der privaten Telefonkosten an, und Sie tragen das Risiko, sich später mit dem Finanzamt auseinander setzen zu müssen, ob die privaten bzw. dienstlichen Telefonkosten korrekt sind. Besonders häufig ist dies der Fall, wenn bei der Flatrate die Telefon- und Internet-Nutzung einbezogen ist.

Ein Tipp zu den Telefonkosten bei einem Mobiltelefon

Einfacher geht es, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter ein betriebliches Mobiltelefon zur Nutzung überlassen. Eine eventuelle private Nutzung schränkt weder Ihren Betriebsausgabenabzug ein, noch muss der Mitarbeiter diesen Vorteil als Sachbezug versteuern. Zudem können Sie schriftlich vereinbaren, in welchem Umfang Sie private Telefongespräche gestatten, um Ihr Kostenrisiko zu reduzieren.

Lesen Sie weiter in dieser Serie und erfahren Sie, wie Sie die Kosten des Internet-Anschlusses behandeln.

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