Gratis-Download

Dieser Gratis-Download erläutert die Rechnungspflichtangaben, damit Sie bei der Eingangskontrolle nichts übersehen. Aber auch bei der Erstellung...

Jetzt downloaden

Praktische Tipps für Ihr Ablagesystem

0 Beurteilungen

Von Astrid Engel,

Die meisten Unternehmer stöhnen über die Papierflut, die sie neben Ihrer eigentlichen Arbeit bewältigen müssen. Hier einige Tipps: Vermeiden Sie generell die Stapelablage. Sie ist das zeitaufwändigste aller Ablagesysteme, weil Sie immer den gesamten Stapel durchsuchen müssen. Praktischer sind die folgenden drei Ablagesysteme:

Die 3 praktischsten Ablagesysteme

1. Stehsammler eignen sich besonders für Prospekte, Zeitungen und Zeitschriften. Auch Loseblatt-Informationen, die nicht eingeheftet werden sollen, sind in Stehsammlern gut aufgehoben.

2. Ringordner haben sich als praktisches Ablagesystem für die Archivierung bewährt, zum Beispiel für Massenbelege wie Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Lieferscheine. Auch Ihre Korrespondenz und die dauerhaft wichtigen Schriftstücke sind gut in Ordnern aufgehoben. Denn: Ordner sind jederzeit erweiterbar und bieten eine gute Übersicht.

3. Hängemappen eignen sich besonders für aktuelle Vorgänge. In der Hängeregistratur sind Ihre Handakten, die einen häufigen direkten Zugriff erfordern, und aktuelle Vorgänge, die Sie gerade bearbeiten, ideal untergebracht. Eine ausziehbare Schreibtisch-Schublade, ein fahrbarer Mappenwagen oder auch eine Hängeregistratur-Box bieten Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.

Ablagesystem für Ihre Wiedervorlage

Auch Ihre Wiedervorlage können Sie als Hängeregistratur einrichten: Benutzen Sie 31 Tagesmappen und 12 Monatsmappen.Schauen Sie täglich in die aktuelle Tagesmappe, und ordnen Sie am Anfang eines Monats die Inhalte der Monatsmappe in die Tagesmappen ein.

Ablagesystem nach Plan

Erstellen Sie auf dem PC einen Aktenplan für Ihr Ablagesystem: Sortieren Sie die Stichwörter nach übergeordneten Sachgebieten, für die Sie jeweils einen Ordner beziehungsweise eine Reihe von Ordnern anlegen. So verringern Sie die Suchzeit.
Beispiel Aktenplan
1.    Grundsätzliches: Fach 1
1.1.    Gründung/Firmenchronik
1.2.    ...

2.    Anlagen: Fach 1
2.1.    Grundstücke
2.2.    ...

3.    Finanzen/Rechnungswesen: Fach 2
3.1.    Finanzierung/Investition

4.    Personal: Fach 2
4.1.    ...

Das richtige Ablagesystem  innerhalb Ihrer Ordner und Mappen

Alphabetisch: nach Buchstaben, z. B. für Telefon- und Adressbücher, Korrespondenz

Numerisch: nach Zahlen,   z. B. Bei Konto-, Kunden- und Artikelnummern

Alphanumerisch: Kombination von Buchstaben und Zahlen,   z. B. Für Autokennzeichen (M – SA 143)

Chronologisch: nach Tag, Monat oder Jahr ,  z. B. Für Belege, Korrespondenz. Legen Sie den jüngsten Vorgang obenauf.

Farblich: Trennblätter oder ganze Ordner haben verschiedene Farben. Ordnen Sie z. B. Verschiedenen Unternehmensbereichen oder Jahren eine Farbe zu.

Unternehmer-Wissen

Eine Idee alleine macht noch keinen erfolgreichen Unternehmer. Um gerade heute nachhaltig erfolgreich zu sein, braucht es mehr: mehr Wissen, mehr Flexibilität, mehr Ausdauer, mehr Information. Unternehmer-Wissen!

Datenschutz

Anzeige

Gratis Downloads
28 Beurteilungen
28 Beurteilungen
61 Beurteilungen
8 Beurteilungen
Produktempfehlungen

Mehr Geld – mehr Kunden – mehr Sicherheit für Ihr Unternehmen

Die neuesten Urteile der Arbeits-, Finanz- und Sozialgerichte

Der persönliche 15-Minuten-Coach für erfolgreiche Führungskräfte, Chefs und Vorgesetzte.

Schutz und Sicherheit für Sie als Geschäftsführer und Ihre GmbH

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Mit einfachen Maßnahmen zu nachhaltigem Unternehmenserfolg