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Telefonregeln: Müssen Sie wirklich jederzeit erreichbar sein?

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Von Astrid Engel,

War es in der Vergangenheit noch ein Statussymbol, überall und zu jederzeit erreichbar zu sein, so ist heute oft das Gegenteil der Fall: Luxus ist für viele Menschen mittlerweile, die elektronischen Kommunikationsmedien mit gutem Gewissen auszuschalten.

War es in der Vergangenheit noch ein Statussymbol, überall und zu jederzeit erreichbar zu sein, so ist heute oft das Gegenteil der Fall: Luxus ist für viele Menschen mittlerweile, die elektronischen Kommunikationsmedien mit gutem Gewissen auszuschalten.
Manchmal ist die Erwartungshaltung der Mitmenschen grenzenlos. Nach wie vor gilt jedoch, dass niemand 100%ige Verfügbarkeit von Ihnen erwarten kann. Das gilt auch für Sie als selbstständiger Unternehmer.

Die 10 wichtigsten Telefonregeln auf einen Blick:

  • Telefonregel 1: Rufen Sie in Privathaushalten möglichst nicht vor 9:30 Uhr (sonntags 10:30 Uhr) oder nach 21:30 (privat) bzw. 20:00 Uhr (geschäftlich) an.
  • Telefonregel 2: Nehmen Sie (auch während dieser Zeiten) Rücksicht auf Ihnen bekannte Wünsche und Bedürfnisse des Gesprächpartners.
  • Telefonregel 3: Melden Sie sich mit Ihrem Namen. Dabei lautet die allgemeine Empfehlung heute, neben dem Familiennamen auch den Vornamen zu nennen.
  • Telefonregel 4: Wichtiger noch als das, was Sie sagen, ist der Klang Ihrer Stimme: Wach und freundlich sollte sie klingen, wenn Sie sich melden, damit sich Ihr Gegenüber willkommen und wohlfühlt.

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  • Telefonregel 5: Im Privaten entscheiden Sie frei, ob Sie ein Telefonat annehmen möchten oder nicht. Sie müssen nicht immer und überall erreichbar sein. Sie dürfen das Telefon also auch einfach einmal klingeln lassen oder den Anrufbeantworter einschalten - auch wenn Sie zuhause sind.
  • Telefonregel 6: Im Beruf ist es wichtig, während der Geschäftszeiten für Kunden erreichbar zu sein. Können Sie Anrufe nicht persönlich entgegennehmen, sollten Sie Ihr Telefon deshalb auf Mitarbeiter oder einen Anrufbeantworter umleiten.
  • Telefonregel 7: Auch einen störenden Anrufer sollten Sie freundlich begrüßen, bevor Sie ihn höflich zurückweisen.
  • Telefonregel 8: Vermeiden Sie beim Telefonieren alle unnötigen Nebentätigkeiten.
  • Telefonregel 9: Sie beeinträchtigen nicht nur das akustische Verständnis, sondern vermitteln dem Gesprächspartner darüber hinaus mangelnde Wertschätzung.
  • Telefonregel 10: Benutzen Sie die Freisprechanlage Ihres Telefons nur mit Wissen und Zustimmung Ihres Gesprächspartners.


Tipp: Gönnen Sie sich im Beruf Stunden, in denen Sie konzentriert arbeiten können. Vereinbaren Sie zum Beispiel mit einem Geschäftspartner, dass Sie einmal die Woche einen halben Tag lang das Telefon des anderen übernehmen. So kommen Sie beide in den Genuss von Arbeitsstunden, in denen man Sie nicht stört. Oder beauftagen Sie einen Mitarbeiter oder einen Dienstleister.

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