Als Selbstständiger müssen Sie zahlreiche Unterlagen über mehrere Jahre aufbewahren. Tun Sie das nicht, kann das zu Ärger vor allem mit dem Finanzamt führen. Denn sollte es bei Ihnen zu einer Betriebsprüfung kommen, nehmen die Prüfer Ihre Unterlagen genau unter die Lupe. Fehlen zum Beispiel Belege für Betriebsausgaben, werden sie häufig gnadenlos aberkannt. Hohe Steuernachzahlungen können die Folge sein.
Vor dem Wegwerfen: Aufbewahrungsfrist prüfen
Wenn Sie den Jahreswechsel nutzen wollen, um Ihr Büro und Ihr Archiv zu entrümpeln, prüfen Sie deshalb unbedingt bei jedem Schreiben,
- ob Sie dafür eine Aufbewahrungsfrist einhalten müssen und
- ob diese Frist noch läuft.
Für die meisten Geschäftsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist entweder von
6 Jahren (läuft am 1.1.2009 für Unterlagen aus 2002 ab) oder
10 Jahren (läuft am 1.1.2009 für Unterlagen aus 2005 ab).
Auch E-Mails haben eine Aufbewahrungsfrist
Achtung: Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für Schreiben in Papierform. Auch E-Mails müssen Sie archivieren, wenn sie einen "steuerlich relevanten" Inhalt haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie darin mit einem Kunden oder Lieferanten Zahlungs-, Rabatt oder andere Vereinbarungen getroffen haben.
So ermitteln Sie die Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt und endet immer zum Ende eines Kalenderjahrs. Einige Beispiele, wann die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Unterlagen beginnt:
- Handelsbücher: Wenn Sie die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht haben.
- Belege: Wenn der Buchungsbeleg ausgestellt wurde.
- Geschäftsbriefe: Wenn Sie sie abgesendet oder empfangen haben.
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Wann eine abweichende Aufbewahrungsfrist gilt
Die Aufbewahrungsfrist kann sich in Einzelfällen auch verlängern, unter anderem in dem Fall , dass- eine Betriebsprüfung bei Ihnen begonnen hat,
- Steuern für Sie nur vorläufig festgesetzt werden, etwa weil Sie Einspruch eingelegt haben,
- es sich um Unterlagen handelt, die ein laufendes gerichtliches Verfahren betreffen (beispielsweise Mahnbescheide).
Tipp: Um sich das Aussortieren von Unterlagen zu erleichtern, notieren Sie auf dem Rücken jedes Archivordners
- welche Unterlagen Sie darin aufbewahren,
- welches Datum das erste Schriftstück trägt,
- welches Datum das letzte Schriftstück trägt.
