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Wie Sie stilvoll geschäftliche Anrufe entgegennehmen

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Von Astrid Engel,

Bei geschäftlichen Anrufen ist es dem Anrufer in erster Linie wichtig, dass er bei der richtigen Firma gelandet ist. Entsprechend nennen Sie hier zuerst den Firmennamen, dann eventuell die Abteilung und erst zum Schluss Ihren eigenen Namen.

Bei geschäftlichen Anrufen ist es dem Anrufer in erster Linie wichtig, dass er bei der richtigen Firma gelandet ist. Entsprechend nennen Sie hier zuerst den Firmennamen, dann eventuell die Abteilung und erst zum Schluss Ihren eigenen Namen.
Problemthema: Floskeln!
Jeder kennt Meldungen wie diese: „Guten Tag, Firma Mustermann, Abteilung Muster, Sie sprechen mit Gabriele Musterfrau. Was kann ich für Sie tun?” Diese Meldung ist ohne Frage sehr höflich. Leider klingt sie aber auch schon so abgedroschen, dass Ihnen Anrufer Ihre Freundlichkeit häufig nicht ganz abnehmen. Wenn Sie solche Formulierungen verwenden müssen wenn Sie Anrufe entgegennehmen, ist es wichtig, zumindest auf eine gute Betonung zu achten und nicht nur sein Sprüchlein aufzusagen. Gibt es keine strikten Vorgaben in Ihrer Firma, wie Sie Anrufe entgegennehmen sollen? Überraschen Sie Ihren Anrufer doch einmal mit einer schnörkellosen Meldung: „Firma Mustermann, Gabriele Musterfrau.” Freundlich gesprochen mit einer kleinen Stimmanhebung am Ende erwecken Sie mit dieser Meldung in der Regel mehr Vertrauen als mit einem Standardspruch.

Anrufe entgegennehmen und nur den Zunamen nennen: Ist das unhöflich?

Nein, unhöflich ist das nicht. Trotzdem gibt es gute Gründe, seinen Vor- und Zunamen zu nennen:
- Es klingt persönlicher.
- Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Familienname besser verstanden und behalten wird. Gerade die ersten gesprochenen Worte kommen beim Hörer häufig nicht richtig an. Wenn Sie vorab Ihren Vornamen nennen, rückt Ihr Zuname „hörbar” nach hinten.
- Sind unter einer Nummer mehrere Personen mit gleichem Nachnamen erreichbar, weiß der Gesprächspartner sofort, ob er den Richtigen in der Leitung hat.
Wer sich aber lieber nur mit seinem Familiennamen meldet, darf dies auch heute noch tun. Wichtig ist „ gerade im Berufsleben ” dass Ihre Stimme „wach” und freundlich klingt. Wenn Sie mit einem gelangweilten oder gar entnervten „Kniel (Meier, Müller)” Ihren Anruf entgegennehmen, wird sich ein Anrufer nicht wohl und willkommen fühlen,

Wichtig beim  Anrufe entgegennehmen: Melden Sie sich nicht sofort

Beginnen Sie erst, nachdem die Sprechmuschel in Position gebracht ist. Halten Sie einen kurzen Moment inne und sprechen Sie deutlich und nicht zu schnell. Der Anrufer hört oft sonst nur noch den letzten Teil von dem, was Sie sagen.

Lassen Sie Ihren Doktortitel weg, wenn Sie Anrufe entgegennehmen

Auch am Telefon werten es viele als überheblich und unhöflich, wenn jemand bei der Selbstvorstellung, hier also beim Melden, seinen akademischen Titel nennt. Lassen Sie ihn also weg, sofern diese Information nicht erforderlich ist (z. B. im Krankenhaus). Setzen Sie auf Understatement.

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