Prozessoptimierung: So werden Ihre Verbesserungen auch umgesetzt

6 Schritte: So optimieren und verbessern Sie erfolgreich die Prozesse in Ihrem Unternehmen

Sie kennen das: Ein Mitarbeiter hat eine Idee für einen optimierten Prozess. Sie erstellen mit ihm die detaillierte Prozessbeschreibung. Danach stimmen Sie den Prozess mit der verantwortlichen Führungskraft ab.

Und dann beginnt die eigentliche Arbeit: Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter den Prozess auch umsetzen.

Dazu stellen sich 2 Fragen:

• Sind Sie denn für diesen Prozess alleine verantwortlich?
• Oder wen können Sie mit ins Boot holen?

Mit den folgenden Schritten setzen Sie von Anfang an eine verstärkende Motivationsspirale in Gang:

Schritt 1 der Prozessoptimierung: Binden Sie den Mitarbeiter aktiv mit ein

Der Mitarbeiter mit der neuen Idee ist der „Prozessdurchführungsexperte“. Erklären Sie ihm, was für die Aufzeichnung eines Prozesses wesentlich ist und lassen Sie ihn alle Vorschläge zu den jeweiligen Arbeitsschritten dokumentieren.

Danach sprechen Sie den Prozess durch, so dass Sie sicherstellen, alles verstanden zu haben.

Schritt 2 der Prozessoptimierung: Beschreiben Sie den Prozess

Die detaillierte Beschreibung des Prozesses für den internen Gebrauch sollte Ihnen jetzt sehr einfach fallen, da Sie alle wesentlichen Punkte mit dem „Durchführungsexperten“ abgestimmt und Unklarheiten beseitigt haben.

Schritt 3 der Prozessoptimierung: Klären Sie, was durch diese Prozessoptimierung erreicht wird

Steigern Sie beispielsweise die Durchlaufzeiten oder vermindern Sie die Aussschussrate. Legen Sie fest, welche Größe sich durch die Prozessoptimierung verändern soll.

Schritt 4 der Prozessoptimierung: Entscheiden Sie, ob der Prozessvorschlag umgesetzt wird

Besprechen Sie die Prozessoptimierung mit dem zuständigen Abteilungsleiter bzw. mit den Verantwortlichen der Abteilungen, wenn es abteilungsübergreifende Schnittstellen im Prozess gibt.

Stellen Sie die Prozessverbesserung sowie deren Wirkungen vor. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie gemeinsam, ob der Prozess eingeführt wird oder nicht. Ergebnis des Treffens ist die gemeinsam getragene Entscheidung der Leitung, ob und wann der verbesserte Prozess eingeführt wird.

Schritt 5 der Prozessoptimierung: Nehmen Sie den Prozess ins Qualitätsmanagement-Handbuch auf

Aktualisieren Sie das Qualitätsmanagement-Handbuch mit dem in Schritt 2 beschriebenen Prozess. Ergänzen Sie Aspekte, die im Schritt 4 verfeinert wurden.

Schritt 6 der Prozessoptimierung: Setzen Sie die Prozessoptimierung um

Legen Sie einen Termin fest, an dem der neue Prozess vorgestellt wird. Binden Sie hier wieder den Ideengeber, Ihren „Prozessdurchführungsexperten“, ein. Stellen Sie mit ihm zusammen den Prozess vor und würdigen Sie sein Engagement. Indem Sie den Ideengeber, als einen der durchführenden Mitarbeiter, aktiv einbeziehen, wird der Prozess eher angenommen.

Nutzen Sie Ihren „Prozessdurchführungsexperten“ ebenfalls für die Einführungsphase als Mitansprechpartner. Dies ist eine aktive Anerkennung seiner Leistung und mindert die Reibungsverluste in der Anfangszeit der Prozesseinführung. Zudem erhöht sich die Chance, dass auch andere Mitarbeiter weitere Ideen zur Prozessverbesserung einreichen.

Checkliste: Darauf sollten Sie bei der Prozessoptimierung achten

Benötigen Sie einen geringeren Einsatz von Ressourcen?

• Eingesetztes Material?
• Maschinen – Anzahl/Zeit?
• Mitarbeiter – Anzahl/Zeit?
• Arbeitsfläche, die für den Prozess benötigt wird?
• Benötigter Einsatz von Energie?

Erhöht sich die Qualität durch Prozessoptimierung?

Reduziert sich die Anzahl der Schnittstellen?

• Weniger Kontakte zwischen Mitarbeitern?
• Weniger Kontakte zwischen Maschinen?
• Weniger Kontakte zwischen den Abteilungen?

Finanzieller Einsatz und Auswirkungen der Prozessoptimierung

• Was kostet die Einführung der Prozessverbesserung?
• Was ist der erwartete Nutzen?
• Wird es eine Prämie für den Mitarbeiter geben? Wenn ja, in welcher Höhe?