QM-Handbuch: Mit diesen Richtlinien schaffen Sie einheitliche QM-Prozessbeschreibungen
Zweck: Was wollen Sie mit der Beschreibung des Prozesses erreichen?
Anwendungsbereich: Welche Produkte oder Produktgruppen sind betroffen? Welche Dienstleistungen, Abteilungen und Personen sind betroffen?
Begriffe: Gibt es Begriffe und Abkürzungen, die nur Spezialisten kennen, die aber allgemeinverständlich für alle Leser sein müssen? Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen Begriffe abweichend von der ISO 8402?
Zuständigkeiten: Welche Führungspersonen oder Abteilungen sind für die qualitätsbeeinflussenden Abläufe zuständig, verantwortlich und besitzen die entsprechenden Befugnisse, die Abläufe umzusetzen? Wie werden Schnittstellen zwischen Verantwortlichen oder zu anderen Prozessen geregelt?
Ablaufbeschreibung: Wie werden die Punkte der entsprechenden QM-Norm aufgegriffen und beschrieben? Dokumentation und mitgeltende Unterlagen: Wie wird sichergestellt, dass alle Beteiligten aktuelle Dokumente verwenden? Welche Unterlagen und Dokumente sind zusätzlich zu berücksichtigen?
Sichern Sie Vertraulichkeit
Legen Sie im Geschäftsführungskreis fest: Eine QM-Prozessbeschreibung wird nur mit Genehmigung an Personen außerhalb des Unternehmens weitergegeben. Legen Sie einen Verantwortlichen für die Freigabe an bestimmte Außenstehende fest.
Erstellen Sie ein Muster
So geben Sie Autoren von zukünftigen Prozessen eine Orientierung, wie viele Details nötig sind und welche unternehmensspezifischen Gegebenheiten zu berücksichtigen sind. Im Prozess muss definiert sein,
- was gemessen wird (Metrik),
- in welcher Einheit gemessen wird (Messgröße),
- an welcher Stelle gemessen wird (Messpunkt),
- wann und wie häufig gemessen wird (Messfrequenz).
Bei der Messplanung berücksichtigen Sie neben den Messungsinhalten
- die Messvorschrift,
- den Zweck der Messung,
- die Zuständigkeit und
- die Art der Kommunikation der Messergebnisse.
Checkliste für Ihre Prozessbeschreibung
- Sie halten Änderungsstand, Ausgabedatum, Titel, Freigabe und einen Prüfvermerk auf dem Deckblatt einer jeden Prozessbeschreibung fest.
- Sie haben ein Dokumentations- und Archivierungssystem für veraltete Ausgaben (laut Forderungen der Produkthaftung für zumindest 10 Jahre)
- Sie stellen durch ein System von Ordnungsnummern sicher, dass jeder Prozess eindeutig identifiziert werden kann
- Der Herausgeber der Prozessbeschreibung passt die Beschreibung ständig an die betrieblichen Erfordernisse an.
- Nach DIN 66001 stellen Sie umfangreiche Prozesse als Ablaufpläne dar, die den Fluss von Werkstoffen, Bauteilen, Geräten, Informationen und Instruktionen in klarer, eindeutiger Sprache formulieren.
- Sie haben eine einheitliche Gliederung der Beschreibung: Ziel, Geltungsbereich, Begriffe, Zuständigkeiten, Beschreibungen, Prozessbewertungen, zugehörige Literatur und Dokumente, Änderungsdienst, Verteiler, Anhang.
- Sie bewerten die Leistungsfähigkeit Ihrer Prozesse durch Messungen. Anhand der Messgrößen bewerten Sie, ob die angestrebten Ziele erreicht wurden und wie der Prozess gegebenenfalls verbessert werden kann.
- Als Qualitätsbeauftragter überprüfen Sie die QM-Prozessbeschreibung hinsichtlich Ihrer Konformität mit ISO 9000 und geben Sie mit einer Unterschrift und einem Freigabedatum frei.
