QM-Zertifizierung nach ISO 9001: Mit diesen Argumenten überzeugen Sie Skeptiker
Sammeln Sie dazu zunächst alle Vorurteile von Mitarbeitern. Was glauben die Kollegen über die Wirksamkeit von QM-Maßnahmen? Was wissen die Kollegen über QM-Maßnahmen? Was befürchten sie an Veränderungen und welchen Nutzen erwarten sie? Hören Sie sich diese Bedenken zunächst an und sammeln diese ohne sie sofort zu widerlegen.
Bereiten Sie dann für die nächste Leitungsrunde eine Präsentation vor. Darin muss das Wort Qualität gar nicht unbedingt benutzt werde. Stellen Sie einfach ein Managementsystem als Werkzeug vor, um Prozesse zu beleuchten und die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Die folgenden Argumente helfen Ihnen dabei.
Argument 1: QM-Zertifizierung nach ISO 9001 steigert die Rentabilität
Durch die ständige Prozessverbesserung, erkennen Sie Schwachstellen und Fehlerquellen rechtzeitig. Sinkende Fehlerraten führen zu einem geringen Ausschuss und zu kürzeren Durchlaufzeiten, so dass insgesamt der Ressourcenverbrauch sinkt. Darüber hinaus entstehen durch Prozessoptimierungen weniger Fehler.
Neben den produktiven Bereichen können aber auch die anderen Bereiche des Unternehmens Standardprozesse einführen und optimieren, beispielsweise in der Beschaffung Das führt zu weiteren Einsparungen.
Argument 2: QM-Zertifizierung nach ISO 9001 als Vermarktungsvorteil
Mit der erfolgreichen Umsetzung von ISO 9001 schaffen Sie ein prozess- und kundenorientiertes Unternehmen. Sie erhöhen die Kundenzufriedenheit, und steigern damit das Vertrauen und die Loyalität der bestehenden Kunden. Darüber hinaus werden Ihre Bestandskunden Ihre Produkte und Dienstleistungen weiterempfehlen. Die zunehmende Kundentreue und die breitere Kundenbasis führen schließlich zu stabileren und eventuell steigenden Marktanteilen.
Die stabilen Marktanteile in Verbindung mit den Optimierungen der Prozesse wiederum ermöglichen höhere Deckungsbeiträge und somit einen höheren Return-on-Investment (ROI).
Warnung: Achten Sie auf das Image der Zertifizierungseinrichtung beim Kunden. Der Vermarktungserfolg hängt im Wesentlichen vom Ruf und von der Bekanntheit der Zertifizierungsgesellschaft ab. Gerade bei internationalen Kunden ist oft nur der TÜV bekannt. Recherchieren sie daher vor der Zertifizierung, wer bei Ihren Kunden anerkannt ist. Als Kriterien zur Auswahl können folgende Punkte dienen:
- Referenzen und Reputationen der Zertifizierungsstelle in Ihrem Zielmarkt
- Anerkennung der Zertifizierungsgesellschaft im Ausland bei internationalen Zertifizierungen
- Angebot von Zertifizierungen im Ausland durch Kooperationen mit entsprechend akkreditierten Stellen im Ausland
- Akzeptanz der Zertifizierungsgesellschaft beim Kunden.
Argument 3: QM-Zertifizierung nach ISO 9001 dämmt den Audit-Tourismus von Kunden ein
Gerade in Abteilungen, die schon viele Audits für Kunden durchgeführt haben, entsteht oft Unmut, wenn weitere Audits für die ISO-Zertifizierung angekündigt werden. Hier können Sie helfen durch Entlastung. Eine Zertifizierung reduziert die Vielzahl der Kundenaudits, denn viele Unternehmen akzeptieren das Zertifikat als Nachweis für ein prozessorientiertes Managementsystem. Die sinkende Zahl von Kundenaudits spart Zeit, Ressourcen und Kosten.
Argument 4: QM-Dokumente nach ISO 9001 schaffen Transparenz und Offenheit
Viele Mitarbeiter sehen in der ISO 9001 Zertifizierung eine unnötige Bürokratie und Dokumentationsflut. Tatsache ist jedoch, dass die Bürokratie sinkt, wenn es im Unternehmen eine geregelte Dokumentation gibt, die das Managementsystem und dessen Prozesse unterstützt. Denn dann entfallen individuelle Formulare, mit denen sich Mitarbeiter behelfen, um ihre Arbeitsschritte aufzuzeichnen.
Mit der Zertifizierung gewinnen Sie Transparenz über alle Dokumente und den zugehörigen Arbeitsschritten. Mit der klaren Dokumentation von Arbeitsschritten klären Sie für alle Mitarbeiter die Zuständigkeiten und die Grenzen der Verantwortlichkeiten. Das hilft Ihnen auch bei der Einarbeitung von neuen Führungskräften und Mitarbeitern und gibt Ihnen eine bessere Möglichkeit, Stellvertretungen zu regeln.
Argument 5: QM nach ISO 9001 motiviert und entlastet Mitarbeiter
Das Managementsystem nach ISO 9001 fordert alle Mitarbeiter auf, Produkte zu verbessern und Prozesse zu optimieren. Das Einbeziehen aller Mitarbeiter in die Prozesse zieht eine höhere Mitarbeiterproduktivität nach sich, denn durch individuelle Verbesserungsvorschläge von den einzelnen Mitarbeitern lassen sich die anstehenden Aufgaben schneller bearbeiten.
Eine wesentliche Entlastung für die Mitarbeiter besteht dann darin, dass jeder Mitarbeiter seine Befugnisse kennt und weiß für welche Aufgaben und Arbeitsprozesse er verantwortlich ist. Damit reduzieren Sie den Abstimmungsbedarf und vermeiden Parallel- und Doppelarbeit.
Mit einem eigeführten Manage-mentsystem sinkt auch der Bedarf an Arbeitsbesprechungen, da die Schnittstellen von Arbeitsprozessen durch Standards definiert wurden.
Argument 6: QM-Zertifizierung nach ISO 9001 unterstützen das Wachstum von kleinen und mittleren Unternehmen
Kleine expandierende Unternehmen leiden häufig daran, dass die Organisationsstrukturen nicht angemessen mitwachsen. Während die Produkte weiterentwickelt werden und die Umsätze gestiegen sind, laufen viele Arbeitsprozesse noch auf Zuruf. Neue Mitarbeiter können aber meist nicht schnell genug in die „gewachsenen Zuruf-Prozesse“ eingearbeitet werden. Ein individuell abgestimmtes Managementsystem hingegen ermöglicht kürzere Einarbeitungszeiten in die Prozesse, kurze Entscheidungswege, kundennahe Entwicklung und hohe Flexibilität.
Bei allen Vorteilen eines normbasierten Mangementsystems nach ISO 9001 wecken Sie als Qualitätsmanager bitte keine falschen Erwartungen. Sprechen Sie daher auch die Herausforderungen und Schwächen bei der Einführung deutlich an (z.B. Managementunterstützung, Mitarbeitereinbeziehung, etc.). Ansonsten kann eine anfängliche Euphorie bald nachlassen. Weisen Sie daher von Anfang an darauf hin, dass die Planung und Umsetzung Zeit erfordert. Bei mittelgroßen Unternehmen ist ein Zeitraum von 9 bis 12 Monaten zu erwarten, wenn bereits ein prozessorientiertes Denken im Unternehmen existiert.
