Transportschäden: So kommen Sie als Logistikverantwortlicher schnell an Ihr Geld

Der schlimmste Fall bei Schadensregulierungen sind immer wieder zu spät entdeckte Defekte bei gelieferten Waren. Wer bei der Wareneingangskontrolle nicht mit der nötigen Akribie vorgeht, riskiert schnell ernsthafte Probleme beim Nachweis, dass die Schäden auf dem Transportweg entstanden sind.

Halten Sie Ihre Mitarbeiter in der Warenkontrolle dazu an, die folgenden 3 Punkte immer genau zu beachten:

1. Angelieferte Güter müssen immer sofort auf eventuelle Schäden untersucht werden.
2. Besteht auch nur der Verdacht eines möglichen Schadens, ist der Empfang der Ware nur unter einem schriftlichen Hinweis auf dem Frachtdokument zu quittieren.
3. Diese Schadensangabe muss durch den Transporteur oder Fahrer gegengezeichnet werden.

Bei der Wareneingangskontrolle sollten Ihre Mitarbeiter aber nicht nur auf die Unversehrtheit der Waren achten, sondern auch die Verpackung genau in Augenschein nehmen. Denn so mancher Schaden an der Ware ist nicht immer offensichtlich, aber eine Beschädigung der Verpackung kann ein Hinweis auf versteckte Schäden sein.

Achten Sie bei Transportschäden insbesondere auf folgende 8 Punkte

1. Werden die Waren in Containern angeliefert, bestehen Sie darauf, dass ein Verantwortlicher der Reederei oder des Frachtführers Schlösser und Siegel auf Unversehrtheit überprüft.
2. Sollte der Container beschädigt, Schlösser oder Siegel aufgebrochen sein oder diese nicht den Frachtpapieren entsprechen, bescheinigen Sie auch hier den Empfang nur unter der schriftlichen Protokollierung.
3. Bei Bruch der Schlösser oder Siegel sollten Sie diese auf alle Fälle zur Beweissicherung aufbewahren. Der Schaden – oder zumindest der Verdacht darauf – ist hiermit zwar festgestellt, doch sollten Sie im Sinne einer zügigen Regulierung möglichst zeitnah folgende Schritte unternehmen:
4. Fordern Sie alle am Transport Beteiligten, also beispielsweise Reederei, Bahn, Spedition, aber auch Lagerbetreiber, Zoll- und Hafenbehörden, zu einer gemeinsamen Schadensbesichtigung auf. Dies gilt insbesondere bei größeren Schäden. Hierbei kann häufig schon geklärt werden, wo der Schaden entstanden sein könnte. Außerdem kann sich keiner der Beteiligten später herausreden.
5. Kommt einer der Beteiligten dem Angebot einer gemeinsamen Besichtigung nicht nach, so halten Sie sein Nichterscheinen schriftlich fest.
6. Verlangen Sie vom Frachtführer im Schadensfall immer eine schriftliche Bestätigung des Schadens.
7. Stellen Sie Ersatzansprüche gegen Dritte sicher.
8. Machen Sie immer schriftlich haftbar (bei äußerlichen Schäden sofort, bei äußerlich nicht erkennbaren Schäden unverzüglich nach Entdeckung).

Vorsicht: Beachten Sie hierbei immer Reklamationsfrist. Diese beträgt zum Beispiel bei Reedereien 3 Tage nach Auslieferung. Darüber hinaus sind Sie zur Minderung und Abwendung von Folgeschäden verantwortlich. Ist beispielsweise die Ölwanne einer Maschine beim Transport undicht geworden, müssen Sie dafür Sorge tragen, dass kein Umweltschaden durch austretendes Öl eintritt.

Tipp: Liegt der voraussichtliche Schaden über 2.500 €, sollten Sie unverzüglich einen Havariekommissar hinzuziehen. Bei wichtigen Gründen können Sie statt des Kommissars auch den nächsten Lloyd’s Agent in Kenntnis setzen.

In diesem Fall sollten Sie auch den Zustand der Sendung und der Verpackung bis zum Eintreffen des Havariekommissars nicht verändern. Das gilt allerdings nicht, wenn Schadensminderungsgründe dem entgegenstehen.

Zeigen Sie den Schaden anschließend schnellstmöglich dem Versicherer an und reichen Sie der Versicherung die vollständigen Schadensunterlagen ein. Dies sind insbesondere:

• die Schadensrechnung,
• das Versicherungszertifikat oder
• die Einzelpolice,
• bei Vorliegen das Havariezertifikat,
• das Konnossement, der Frachtbrief
• sowie sonstige Transport- und Lagerdokumente,
• Handelsfaktura,
• Unterlagen zu Anzahl, Gewicht und Maßen der Sendung am Abgangs- und Bestimmungsort,
• bei Unfall, Diebstahl, Brandstiftung oder sonstigen Delikten das Polizeiprotokoll,
• bei Diebstahl, Manko- oder Leckageschäden die amtlichen Abgangs- und Eingangs-Gewichtsnoten oder Zähllisten,
• eine Bescheinigung des Schadens bzw. der komplette Schriftwechsel über Ersatzansprüche gegenüber Dritten,
• schriftliche Abtretungserklärungen des aus dem Beförderungsvertrag Berechtigten an den Versicherer.

Bei Bahntransporten sollten Sie immer eine Tatbestandsaufnahme beantragen und (bei äußerlich erkennbaren Schäden grundsätzlich vor Annahme der Waren) der Versicherung zur Verfügung stellen.

Bei nicht offensichtlichen Schäden muss sie spätestens 7 Tage nach der Ablieferung der Ware bei der Bahn beantragt werden. Hierbei sollten Sie eine eidesstattliche Erklärung abgeben, aus der hervorgeht, dass die Beschädigung nicht nach der Annahme eingetreten ist.

Bei LKW-Transporten sollten Sie bei erkennbaren Schäden immer eine Bestätigung des Fahrers beziehungsweise der Spedition über den Umfang des Schadens verlangen. Bei offensichtlich nicht gleich erkennbaren Schäden legen Sie der Versicherung eine Kopie des Regressschreibens an den Transportunternehmer vor.

Dieses Regressschreiben muss spätestens 7 Tage nach Ablieferung beim Transporteur vorliegen beziehungsweise abgeschickt worden sein!

Tipp: Um die Absendung zu belegen, sollten Sie im Zweifelsfall immer einen Einlieferungsbeleg haben. Also besser nicht mit der normalen Post verschicken, sondern per Einschreiben.

Bei Seetransporten übersenden Sie der Versicherung immer das Havarie-Zertifikat des in der Police genannten Havariekommissars. Denken Sie außerdem an eine Bestätigung der Reederei über Art und Umfang des Schadens und gegebenenfalls auch an die Havariegrosse-Einschlussquittung.

Bei Lufttransporten sollten Sie der Versicherung immer das Schadensprotokoll des in der Police genannten Havariekommissars und eine Bestätigung der Luftfrachtgesellschaft über den Schadensfall zukommen lassen.