Es ist deshalb oft günstig, elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten zu akzeptieren. Doch das geht auch mit einer Umstellung in der Buchhaltung einher! Denn das Finanzamt ist hier penibel. Die Herausforderung:
Wie speichern Sie elektronische Rechnungen so ab, dass sie den Anforderungen des Gesetzgebers genügen und gleichzeitig keine Probleme in der Belegablage machen?
Elektronische Rechnungen müssen Sie wie andere Belege auch 10 Jahre aufbewahren. Der Gesetzgeber fordert dabei, dass Sie elektronische Rechnungen so speichern, dass sie nachträglich nicht verändert werden können (Bundesfinanzministerium, Schreiben vom 2.7.2012, Az. IV D 2 - S 7287-a/09/10004:003).
Problem: Sie können die Rechnungsdatei nicht einfach auf der Festplatte Ihres Computers abspeichern. Denn dann könnte sie ja verändert werden.
Ihr einfaches System für die sichere Aufbewahrung elektronischer Rechnungen:
- Brennen Sie Rechnungen, die Sie per Mail oder Download erhalten haben, auf eine CD oder DVD, die nicht wiederbeschreibbar ist. Achtung: Eine einfache Abspeicherung auf der Festplatte Ihres Computers reicht nicht aus. Der Fiskus argumentiert, dass eine solche auf Festplatte gespeicherte Datei jederzeit geändert werden könne. Beim Brennen auf nicht wiederbeschreibbarer CD ist dies nicht so einfach möglich.
- Fertigen Sie für jedes Quartal oder – wenn Sie viele elektronische Rechnungen erhalten – monatlich einen solchen Datenträger an und bewahren Sie ihn zusammen mit Ihren Papier-Belegen für den Monat bzw. das Quartal auf.
- Damit sich die elektronischen Rechnungen trotzdem reibungslos in Ihre papierbasierte Belegablage einfügen, machen Sie von jeder Rechnung einen Ausdruck. Damit können Sie, wie mit den Papierbelegen auf dieser Seite beschrieben, verfahren.
- Vermerken Sie handschriftlich auf dem Ausdruck, auf welcher Ihrer gebrannten CDs bzw. DVDs die Original-Rechnungsdatei zu finden ist – etwa so: „Ausdruck elektronischer Rechnung, Original auf CD 07/2013“.
