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8 Tipps, wie Sie Ihren Anruf-Beantworter professionell einsetzen

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Von Astrid Engel,

Für einen Anrufer ist es immer schöner, er spricht mit einer Person als wenn er nur einen automatischen Anruf-Beantworter hört. Und aus Aspekten des Kunden-Service ist es sowieso empfehlenswert, dass der Kunde zu herkömmlichen Bürozeiten immer jemanden erreicht.

Für einen Anrufer ist es immer schöner, er spricht mit einer Person als wenn er nur einen automatischen Anruf-Beantworter hört. Und aus Aspekten des Kunden-Service ist es sowieso empfehlenswert, dass der Kunde zu herkömmlichen Bürozeiten immer jemanden erreicht.

Deshalb: Wenn irgendwie möglich, sorgen Sie dafür, dass kein Anruf-Beantworter angeschaltet ist, sondern einer Ihrer Mitarbeiter für Sie ans Telefon geht.

Anruf-Beantworter nur einsetzen, wenn mal keiner da ist ...

Setzen Sie einen Anruf-Beantworter nur dann ein, wenn tatsächlich niemand mehr in der Firma ist, also außerhalb der Bürozeiten oder aber, wenn Sie Ihr Telefon nicht auf eine Mitarbeiterin umstellen können.

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Das Schlimmste überhaupt: Ein Telefon klingelt ins Leere

Leider in vielen Unternehmen Praxis: Ein Telefon klingelt, der angerufene Kollege ist nicht am Platz - ein anderer hält sich nicht für zuständig und lässt es klingeln.

Empfehlung: Setzen Sie in Ihrem Unternehmen durch, dass jeder Mitarbeiter bei Verlassen des Platzes immer einen Kollegen bittet, ans Telefon zu gehen. Jeder, aber auch jeder kann am Telefon eine Nachricht für einen Kollegen entgegennehmen oder sogar selber weiterhelfen. Zumindest kann jeder einen Rückruf des zuständigen Kollegen anbieten.

8 Tipps für gelungenes Anruf-Beantworter-Management

  1. Lieber eine kompetente und freundliche Kollegin bitten, ans Telefon zu gehen, als die Voice-Mail anstellen.
  2. Gewährleisten Sie, dass kein Anruf mehr ins Leere läuft. Ist kein Kollege rechtzeitig zur Stelle, ist der Anruf-Beantworter ein Muss.
  3. Stellen Sie sicher, dass die Aufnahme gut zu verstehen ist. Schlechte Geräte und eine damit verbundene schlechte Qualität lassen die gesamte Ansage unprofessionell erscheinen.
  4. Denken Sie daran, dass es nicht nur auf den Text ankommt. Ein Großteil Ihrer Wirkung am Telefon hängt davon ab, wie Sie sprechen. Lächeln Sie deshalb beim Aufsprechen des Textes.
  5. Sprechen Sie langsam, besonders beim Nennen von Telefonnummern.
  6. Seien Sie nicht gewollt witzig. Das nervt und ist unprofessionell.
  7. Bringen Sie im Ansagetext entweder Ihre Büro- oder Öffnungszeiten unter oder Angaben darüber, wann Sie wieder zu erreichen sind.
  8. Formulieren Sie positiv, also nicht, wann Sie nicht da sind, sondern wann Sie zu erreichen sein werden.
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