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Fax-Nachrichten: Was Sie berücksichtigen sollten

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Von Astrid Engel,

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit. Wo früher noch umständliche Briefe geschrieben wurden, gibt es heute viel schnellere Kommunikationsmittel, zum Beispiel das Fax. Fax-Nachrichten haben spezifische Stärken, aber auch Schwächen.

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit. Wo früher noch umständliche Briefe geschrieben wurden, gibt es heute viel schnellere Kommunikationsmittel, zum Beispiel das Fax. Fax-Nachrichten haben spezifische Stärken, aber auch Schwächen. Wenn Sie diese berücksichtigen, gelingt es Ihnen, angemessen und wertschätzend zu kommunizieren, die Kosten so gering wie möglich zu halten und weder Ihre eigene Zeit noch die des Adressaten zu vertrödeln.

Die Stärken von Fax-Nachrichten

Per Fax erhält der Empfänger Ihre Nachricht zuverlässig, selbst wenn er zum Zeitpunkt der Sendung nicht anwesend ist. Er muss nicht einmal wie bei der E-Mail online gehen. Er findet die Nachricht vielmehr bei seinem Eintreffen fix und fertig, gut sichtbar, ausgedruckt und lesebereit vor. Insofern ist das Fax eine gute Alternative, wenn Sie telefonisch niemanden erreichen können. Gerade wenn Sie komplexe, umfangreiche Informationen übermitteln wollen, beispielsweise:

  •  Zahlenmaterial aller Art,
  •  Preislisten oder
  •  technische Daten,

ist das Fax oft sogar besser geeignet als ein Anruf, denn schwarz auf weiß kann der Empfänger diese Inhalte meist besser nachvollziehen als mündliche Aussagen oder mitgekritzelte Notizen. Auch wenn Sie zur Vorbereitung auf ein Telefongespräch Tabellen, Zeichnungen oder komplizierte Texte schon vorab senden wollen, sind Fax-Nachrichten gut geeignet.
Per Fax lassen sich dabei schnell und problemlos auch analoge Nachrichten versenden, die Sie für eine E-Mail erst einscannen und in Dateiform bringen müssten. Eine Skizze zum Beispiel oder einen Brief, der Ihnen nur in Papierform vorliegt. Das spart Ihre Zeit und ist häufig auch für den Empfänger einfacher. Denn in der Praxis erweist es sich manchmal als schwierig, empfangene Dateien zu öffnen. Nicht jeder PC unterstützt jedes Dateiformat.

Rechtssicherheit von Fax-Nachrichten

Ein weiterer Vorteil: Mittels Fax können Sie auch Rechtsgeschäfte, zum Beispiel Kündigungen oder Vertragsabschlüsse, rechtssicher tätigen, wenn für den Postweg keine Zeit mehr bleibt. Ihre Unterschrift weist Sie in diesem Fall sicher als die Person aus, für die Sie sich ausgeben.
Bei einem Telefonat, einer E-Mail oder einer SMS hingegen kann man das nie mit Sicherheit sagen, weshalb diese Kommunikationswege für Rechtsgeschäfte häufig nicht akzeptiert werden.
Über die Sendebestätigung haben Sie selbst außerdem einen Nachweis, dass Ihre Nachricht tatsächlich versendet wurde. Gerade wenn es um die Wahrung von Fristen geht, kann das für Sie sehr wichtig sein.

Sendebestätigung von Fax-Nachrichten aufbewahren

Heften Sie bei Kündigungen, Verträgen, Bestellungen etc. die Sendebestätigung immer zusammen mit dem gefaxten Schreiben ab, damit Sie im Zweifelsfall den Nachweis auch antreten können.

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Die Schwächen von Fax-Nachrichten

Ihr Fax kommt zwar an, was Sie jedoch nie wissen können, ist, ob und wann der Empfänger das Fax zur Hand nimmt und liest. Deshalb ist das Fax als Kommunikationsmittel ungeeignet, wenn der Empfänger Ihre Nachricht zuverlässig nicht nur sofort erhalten, sondern auch zur Kenntnis nehmen soll.
Was nutzt das Fax, auf dem Sie eine Verspätung mitteilen, wenn der Adressat längst das Büro verlassen hat und am vereinbarten Treffpunkt auf Sie wartet? Ein weiteres Manko besteht darin, dass ein Fax eher unpersönlich und kalt wirkt. Es eignet sich daher kaum für private Nachrichten und ebenfalls nicht für geschäftliche Botschaften, die neben der reinen Sachinformation auch oder vor allem der Pflege zwischenmenschlicher Beziehungen dienen sollen.

Beachten sie: Fax-Nachrichten verursachen dem Empfänger Kosten. Papier und Tinte werden verbraucht. Beschränken Sie daher den Umfang Ihrer Fax-Nachrichten auf das Notwendige. Wollen Sie viele Seiten faxen, sollten Sie dies vorher mit dem Empfänger absprechen.

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