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Kunde verlangt Auskunft über gespeicherte Kunden-Daten: Wie Sie korrekt antworten

 

Von Astrid Engel,

Angenommen, einer Ihrer <link glossar begriff _blank>Kunden fragt telefonisch bei Ihnen nach, welche <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten Sie über ihn erfasst haben. Müssen Sie ihn über gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten informieren, obwohl Sie nur <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten verarbeitet haben, die er Ihnen seinerzeit bei einer Internetanfrage selbst gegeben hat? Was meinen Sie?
Die Antwort lautet: Ja, darauf kann Ihr Kunde bestehen. Zu der Auskunft sind Sie gesetzlich verpflichtet (§ 34 BDSG). Danach darf ein Kunde jederzeit Auskunft über gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten verlangen, die Sie zu seiner Person erfasst haben.
Selbst wenn mit der Beantwortung der Frage zusätzliche Arbeit für Sie verbunden ist: Sehen Sie darin nicht in erster Linie eine lästige Pflicht, sondern die willkommene Gelegenheit, dem anfragenden <link glossar begriff _blank>Kunden eindrucksvoll zu beweisen, dass Ihr Unternehmen das Sicherheitsbedürfnis der <link glossar begriff _blank>Kunden ernst nimmt.
Betrachten Sie eine schnelle und professionelle Antwort auf die Anfrage als eine vertrauensbildende Maßnahme, die dazu führt, Ihren <link glossar begriff _blank>Kunden zu „halten“ und weiterhin an Ihr Unternehmen zu binden.

Gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten offen legen: Was Ihre <link glossar begriff _blank>Kunden von Ihnen verlangen können

Ein Kunde hat Anspruch darauf, auf diese fünf Fragen Antwort zu erhalten:
  • Welche <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten haben Sie über ihn gespeichert?
  • Wer erhebt, verarbeitet und/oder nutzt die <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten?
  • Für welchen Zweck haben Sie seine <link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank>Kunden-Daten gespeichert?
  • Woher haben Sie seine <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten?
  • An wen haben Sie die <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten gegebenenfalls weitergegeben?


Wie Sie über gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten Auskunft erteilen müssen

Begnügen Sie sich nicht damit, lediglich zu beschreiben, welche Datenarten Sie gespeichert haben. Es reicht grundsätzlich nicht aus, dem <link glossar begriff _blank>Kunden beispielsweise mitzuteilen, dass Sie seinen Namen, seine Adresse, seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse gespeichert haben. Vielmehr ist erforderlich, dass Sie konkret angeben, welche Daten Sie gespeichert haben. Orientieren Sie sich dabei am besten am untenstehenden Muster für eine Auskunft.
Praxistipp: Auch wenn Ihr Kunde telefonisch angefragt hat: Schicken Sie ihm Ihre Auskunft stets schriftlich, mindestens per E-Mail. Noch kundenfreundlicher ist es, ihm einen Brief zu schicken. Entweder nehmen Sie die Übersicht über gespeicherte <link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank>Kunden-Daten in das Schreiben auf oder ein beigefügter Computerausdruck informiert ihn über gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten zu seiner Person.

Mustertext: So erteilen Sie schriftlich Auskunft über gespeicherte <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten


Sehr geehrte/r Frau/Herr …………………
vielen Dank für Ihre Anfrage vom …………… Gern kommen wir Ihrem Wunsch nach und teilen Ihnen mit, welche Informationen wir konkret gespeichert haben. Es handelt sich um folgende <link glossar begriff _blank>Kunden-Daten:
Name: Hannes Carstensen
Anschrift: Kastantienallee 19, 12345 Kreisstadt
Geburtsdatum: 22.11.1959
E-Mail-Adresse: HCarstensen@kreisstadt.de
Verantwortliche Stelle: Mustermann GmbH
Herkunft: Ihre Angaben in Ihrer E-Mail vom 19.02.2008
Zweck: Zusendung von Informationsmaterial
Empfänger: Eine Weitergabe Ihrer <link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank><link glossar begriff _blank>Kunden-Daten ist nicht geplant.
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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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