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Kunde verlangt Auskunft über gespeicherte Kunden-Daten: Wie Sie korrekt antworten

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Von Astrid Engel,

Angenommen, einer Ihrer Kunden fragt telefonisch bei Ihnen nach, welche Kunden-Daten Sie über ihn erfasst haben. Müssen Sie ihn über gespeicherte Kunden-Daten informieren, obwohl Sie nur Kunden-Daten verarbeitet haben, die er Ihnen seinerzeit bei einer Internetanfrage selbst gegeben hat? Was meinen Sie?
Die Antwort lautet: Ja, darauf kann Ihr Kunde bestehen. Zu der Auskunft sind Sie gesetzlich verpflichtet (§ 34 BDSG). Danach darf ein Kunde jederzeit Auskunft über gespeicherte Kunden-Daten verlangen, die Sie zu seiner Person erfasst haben.
Selbst wenn mit der Beantwortung der Frage zusätzliche Arbeit für Sie verbunden ist: Sehen Sie darin nicht in erster Linie eine lästige Pflicht, sondern die willkommene Gelegenheit, dem anfragenden Kunden eindrucksvoll zu beweisen, dass Ihr Unternehmen das Sicherheitsbedürfnis der Kunden ernst nimmt.
Betrachten Sie eine schnelle und professionelle Antwort auf die Anfrage als eine vertrauensbildende Maßnahme, die dazu führt, Ihren Kunden zu „halten“ und weiterhin an Ihr Unternehmen zu binden.

Gespeicherte Kunden-Daten offen legen: Was Ihre Kunden von Ihnen verlangen können

Ein Kunde hat Anspruch darauf, auf diese fünf Fragen Antwort zu erhalten:

  • Welche Kunden-Daten haben Sie über ihn gespeichert?
  • Wer erhebt, verarbeitet und/oder nutzt die Kunden-Daten?
  • Woher haben Sie seine Kunden-Daten?
  • An wen haben Sie die Kunden-Daten gegebenenfalls weitergegeben?


Wie Sie über gespeicherte Kunden-Daten Auskunft erteilen müssen

Begnügen Sie sich nicht damit, lediglich zu beschreiben, welche Datenarten Sie gespeichert haben. Es reicht grundsätzlich nicht aus, dem Kunden beispielsweise mitzuteilen, dass Sie seinen Namen, seine Adresse, seine Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse gespeichert haben. Vielmehr ist erforderlich, dass Sie konkret angeben, welche Daten Sie gespeichert haben. Orientieren Sie sich dabei am besten am untenstehenden Muster für eine Auskunft.
Praxistipp: Auch wenn Ihr Kunde telefonisch angefragt hat: Schicken Sie ihm Ihre Auskunft stets schriftlich, mindestens per E-Mail. Noch kundenfreundlicher ist es, ihm einen Brief zu schicken. Entweder nehmen Sie die Übersicht über gespeicherte glossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bKunden-Daten in das Schreiben auf oder ein beigefügter Computerausdruck informiert ihn über gespeicherte Kunden-Daten zu seiner Person.

Mustertext: So erteilen Sie schriftlich Auskunft über gespeicherte Kunden-Daten


Sehr geehrte/r Frau/Herr …………………
vielen Dank für Ihre Anfrage vom …………… Gern kommen wir Ihrem Wunsch nach und teilen Ihnen mit, welche Informationen wir konkret gespeichert haben. Es handelt sich um folgende Kunden-Daten:
Name: Hannes Carstensen
Anschrift: Kastantienallee 19, 12345 Kreisstadt
Geburtsdatum: 22.11.1959
E-Mail-Adresse: HCarstensen@kreisstadt.de
Verantwortliche Stelle: Mustermann GmbH
Herkunft: Ihre Angaben in Ihrer E-Mail vom 19.02.2008
Zweck: Zusendung von Informationsmaterial
Empfänger: Eine Weitergabe Ihrer glossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bglossar/begriff/adressliste.html?no_cache=1&tx_ppwtipp_pi1[methode]=update&cHash=0125c8e14bKunden-Daten ist nicht geplant.

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