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Effektiv die Besprechung leiten - So geht's

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Sie kennen bestimmt folgende Situation: Sie sollen eine Besprechung leiten und wissen eigentlich auch genau, was Sie alles ansprechen müssen. Trotz dieser gedanklichen Vorplanung gerät die Besprechung aus den Fugen, Material wie Papier, Stifte oder Kaffeebecher fehlen. Es entsteht Unruhe, da die Teilnehmer durcheinander laufen.

9 Tipps für Ihre Besprechung

Damit Sie in Zukunft sicher und fachgemäß Ihre Besprechung leiten können, sollten Sie folgende Regeln berücksichtigen:

  1. Überlegen Sie sich vorher, welches Ergebnis Sie mit der Besprechung erreichen wollen.
  2. Planen Sie vorher den Sitzungsablauf.
  3. Legen Sie die Zeitschiene fest (niemals länger als 2 Stunden).
  4. Stellen Sie Kommunikationsregeln auf (z. B. Redezeit einzelner Personen)
  5. Legen Sie für die Teilnehmer ein Hand-out bereit, damit diese der Besprechung folgen können.
  6. Schauen Sie sich den Raum und die Sitzordnung vorher an. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer einander ansehen können.
  7. Überprüfen Sie, ob notwendiges Material und die Hilfsmittel vorhanden sind.
  8. Machen Sie den Fahrplan der Besprechung den Zuhörern von Anfang an transparent.
  9. Stellen Sie kleine Snacks bereit, jedoch keinen Alkohol und keine Krümelkekse.

Inhaltliche Tipps für die Besprechung

Lassen Sie die Gedanken und Ideen der Teilnehmer nicht im Winde verwehen, nehmen Sie diese ernst und schreiben Sie sie auf. Sollte sich jemand verletzt fühlen, so nehmen Sie dies ernst, lassen Sie jedoch diese Gefühlsregung nicht zum Inhalt der Besprechung werden.

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