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Erfahren Sie hier, wie Sie Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument sinnvoll und effizient einsetzen und welche klaren Gesprächsstrukturen bei...

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Monatsgespräch mit dem Dienstherrn

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Mitarbeitergespräch
Urheber: Jeanette Dietl | Fotolia

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Den Begriff Monatsgespräch finden Sie in § 66 Abs. 1 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG). Sie sollen mit Ihrem Dienstherrn mindestens einmal im Monat zu einer Besprechung zusammentreten. Was es mit dem Monatsgespräch auf sich hat, haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst.

Pflicht zur Durchführung

Obwohl es sich nur um eine Sollvorschrift handelt, verpflichtet das Gesetz den Dienstherrn und den Personalrat, dafür zu sorgen, dass das Monatsgespräch auch tatsächlich durchgeführt wird. Eine Weigerung an der Teilnahme kann eine grobe Pflichtverletzung darstellen und bis zur Auflösung des Personalrats führen.

Andererseits können beide Parteien vereinbaren, im Einzelfall einmal keine monatliche Besprechung durchzuführen. Das bietet sich immer dann an, wenn es offensichtlich keine Punkte gibt, die zu besprechen sind. Das dürfte aus Ihrer Sicht als Personalrat allerdings lediglich eine große Ausnahme sein. Denn die Informationspflichten Ihres Dienstherrn sind vielfältig, auch wenn Sie nicht in jedem Einzelfall stets nachfragen.

Erörterungspflicht

Das Gesetz sieht lediglich eine Erörterungspflicht vor. Es existiert dagegen keine Pflicht, einen Kompromiss oder eine Einigung zu finden. Im Falle des Falles muss dafür das Verwaltungsgericht oder die Einigungsstelle angerufen werden.

Der Ablauf des Monatsgesprächs

Als Personalrat sollten Sie sich über mögliche Inhalte und den Ablauf des Monatsgesprächs im Vorfeld Gedanken machen, und zwar:

  • Klären Sie innerhalb des Personalratsgremiums, welche Ziele oder Verhaltensweisen Sie erreichen möchten. Es geht also um die optimale Lösung Sie.
  • Natürlich gehört dazu auch ein Blick auf den Dienstherrn und seine Ziele. Vergegenwärtigen Sie sich, welche Vorgaben der Dienstherr durchsetzen möchte.
  • Schließlich geht es um die Frage, mit welchen Argumenten Sie den Dienstherrn überzeugen und wie er seine Ziele durchsetzen kann. Sie als Personalrat erreichen Ihre Ziele immer dann, wenn Ihr Dienstherr entweder eine gesetzliche oder tarifvertragliche Pflicht zu erfüllen hat, er selbst sich Ihrer Meinung anschließt oder wenn die Lösung auch für ihn einen Nutzen bringt.

Gespräche sind keine Beschlüsse

Klar ist auch, dass auf den monatlichen Besprechungen keine bindenden Beschlüsse gefasst werden können. Sie können also keinen Personalratsbeschluss in der Monatsbesprechung mit dem Dienstherrn fassen.

Die Teilnehmer

Wer beruft das Monatsgespräch ein? Im Zweifel Sie als Personalrat. Dafür gibt es nämlich im Gesetz keine Vorschriften. Auch Fristen oder Formvorschriften existieren nicht. Teilnehmen an dem Monatsgespräch können

  • zum einen der Dienstherr und

  • zum anderen sämtliche Personalratsmitglieder.

Ist ein Mitglied verhindert, müssen Sie dem Ersatzmitglied Bescheid geben. Auch die Schwerbehindertenvertretung hat ein Recht, an den Gesprächen teilzunehmen. Die Jugend- und Auszubildendenvertretung ist dann zu beteiligen, wenn es Angelegenheiten für die Auszubildenden oder jugendlichen Arbeitnehmer zu besprechen gibt.

Der Dienstherr kann sich dann vertreten lassen, wenn es um einzelne Tagesordnungspunkte geht, in denen der Vertreter wesentlich bessere Kenntnis hat als er selbst.

Wichtig: 4-Augen-Gespräch

Das Monatsgespräch wird nicht durch ein 4-Augen-Gespräch zwischen Dienstherrn und Personalratsvorsitzendem ersetzt! Das ist leider in einigen Behörden so die Praxis. Damit macht sich der Personalrat jedoch unnötig angreifbar.

Die Kosten des Monatsgesprächs

Sämtliche entstehenden Kosten des Monatsgesprächs hat Ihr Dienstherr zu übernehmen. Das Gespräch muss grundsätzlich während der Arbeitszeit stattfinden. Die teilnehmenden Personalratsmitglieder haben einen Anspruch auf eine Freistellung von der Arbeitsleistung unter Entgeltfortzahlung.

Nutzen Sie das Monatsgespräch zum regelmäßigen Informationsaustausch und erinnern Sie Ihren Dienstherrn gelegentlich an § 66 Abs. 1 BPersVG:

„Der Leiter der Dienststelle und die Personalvertretung sollen mindestens einmal im Monat zu Besprechungen zusammentreten. In ihnen soll auch die Gestaltung des Dienstbetriebs behandelt werden, insbesondere alle Vorgänge, die die Beschäftigten wesentlich berühren. Sie haben über strittige Fragen mit dem ernsten Willen zur Einigung zu verhandeln und Vorschläge für die Beilegung von Meinungsverschiedenheiten zu machen.“

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Übersicht: Themen für das Monatsgespräch

Mit dieser Übersicht können Sie Themen für Ihre nächsten Monatsgespräche zusammenstellen:

  • Abmahnung - Wurden Abmahnungen erteilt?
  • Änderungskündigung - Sind Änderungskündigungen geplant?
  • Altersvorsorge - Welche Altersvorsorgemaßnahmen sind geplant?
  • Arbeitnehmererfindungen - Gibt es Arbeitnehmererfindungen und wurden sie vergütet?
  • Arbeitnehmerüberlassung - Ist der Einsatz von Leiharbeitern geplant?
  • Arbeitskampf - Wie geht die Verwaltung mit Arbeitskampfmaßnahmen um? Ist der Einsatz von Leiharbeitern geplant?
  • Arbeitskleidung - Gab es Beschwerden über die Arbeitskleidung?
  • Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz - Werden die Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz eingehalten? Gab es Beschwerden?
  • Arbeitsverträge - Wann können die Arbeitsvertragsformulare eingesehen werden?
  • Arbeitszeit - Werden die vorgegebenen Arbeitszeiten eingehalten? Gab es Beschwerden?
  • Ausbildungsverhältnisse - Gibt es Beschwerden von Auszubildenden? Ist der Berufsbildungsbedarf ermittelt worden?
  • Aushilfsarbeitskräfte - Wie viel Aushilfsarbeitskräfte gibt es?
  • Befristete Beschäftigungen - Wie viele befristet Beschäftigte gibt es?
  • Beschäftigungssicherung - Welche Maßnahmen zur Beschäftigungssicherung sind geplant?
  • Dienstjubiläum - Welche Arbeitnehmer haben demnächst ein Dienstjubiläum?
  • Bildschirmarbeitsplätze - Gibt es Probleme bei Bildschirmarbeitsplätzen?
  • Datenschutz - Wird der Datenschutz gewahrt? Werden Daten rechtzeitig gelöscht? Gibt es eine Zutrittskontrolle?
  • Eingruppierung - Gibt es Probleme bei Eingruppierungen?
  • Einstellung - Sind Einstellungen geplant?
  • Elternzeit - Welche Arbeitnehmer kehren aus der Elternzeit zurück? Gibt es Anträge auf Elternzeit?
  • Entgeltzahlung - Kam es zu Verzögerungen bei der Zahlung von Löhnen und Gehältern?
  • Fahrtkostenzuschüsse - Werden einzelnen Arbeitnehmern Fahrtkostenzuschüsse gezahlt?
  • Freie Mitarbeiter - Wie viele freie Mitarbeiter gibt es? Geringfügig Beschäftigte Wie viele Minijobber gibt es in der Verwaltung?
  • Gratifikationen - Erhalten einzelne Arbeitnehmer Gratifikationen? Aus welchem Anlass?
  • Gruppenarbeit - Wird die Einführung von Gruppenarbeit geplant?
  • Kontrollen - Wird der Personalrat bei geplanten Kontrollen von Arbeitnehmern rechtzeitig beteiligt?
  • Kosten der Personalratsarbeit - Sind Steigerungen bei den Kosten der Personalratsarbeit berücksichtigt? Kündigung Sind Kündigungen geplant?
  • Lohn- und Gehaltslisten - Wann können die Bruttolohn- und Gehaltslisten eingesehen werden?
  • Nachtarbeit - Wird Nachtarbeit geplant? Gibt es Zuschläge?
  • Personalplanung - Wie ist die Personalplanung? Sind Entlassungen geplant? Wie sieht es mit der Personalbestandsplanung aus? Was ist mit der Personaleinsatzplanung?
  • Resturlaub - Gibt es Resturlaub aus dem vergangenen Jahr? Sind Urlaubsansprüche verfallen?
  • Sozialeinrichtungen - Welche Probleme mit Sozialeinrichtungen gibt es?
  • Überstunden - Wie viele Überstunden sind angefallen? Wie werden sie abgebaut/ vergütet?
  • Umweltschutz - Wird der Umweltschutz eingehalten?
  • Urlaub - Sollen allgemeine Grundsätze für den Urlaub besprochen werden?
  • Verwaltungsordnung - Gibt es Verstöße gegen die Verwaltungsordnung und wie wurden sie sanktioniert?
  • Zeugnisse - Werden Ansprüche auf Zeugnisse erfüllt?

Fazit

Das Monatsgespräch wird in manchen Behörden vernachlässigt. Das ist schade, da Personalräte die Möglichkeit des Gesprächs nutzen sollten. Der Dienstherr hat eine Vielzahl von Informationspflichten, denen er in der Praxis aber nicht nachkommt. Dieses liegt teilweise einfach daran, dass keine regelmäßigen gemeinsamen Besprechungen stattfinden. Genau dafür gibt es das Monatsgespräch.

Lassen Sie sich als Personalrat die Möglichkeiten, die das regelmäßige Monatsgespräch bietet, nicht entgehen. In ruhiger Atmosphäre können Sie sämtliche Probleme ansprechen. Insbesondere das Nachhaken und Ansprechen von Themen, über die Sie der Dienstherr regelmäßig informieren muss, es aber in der Praxis häufig „vergisst“, ist mehr als angebracht.

 

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