Lohnabrechnung: Wie Sie Entgelt-Extras und Reisekosten 2011 leichter pauschalieren

Voraussetzung für die Pauschalierungsmöglichkeit ist …

… dass der Mitarbeiter das jeweilige Entgeltextra zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt erhält. Eine zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlte Leistung liegt ab 2011 nach dem Entwurf der neuen Lohnsteuer-Richtlinien gemäß R 3.33 Abs. 5 LStR 2011 auch dann vor, wenn sie unter Anrechnung auf eine andere freiwillige Sonderzahlung (z.B. freiwillig geleistetes Weihnachtsgeld) erbracht wird. Damit setzt die Finanzverwaltung die BFH-Rechtsprechung um (Urteil vom 1.10.2009, AZ: VI R 41/07).

Das ist neu:

Bisher durften Sie Entgeltextras nicht pauschalieren, wenn der Mitarbeiter freiwillig gezahltes Entgelt umgewandelt hat.

Beispiel:

Ihr Unternehmen zahlt Mitarbeitern ein Weihnachtsgeld als freiwillige Sonderleistung.

Räumt Ihr Unternehmen nun den Mitarbeitern die Möglichkeit ein, einen Teil des Weihnachtsgeldes in Fahrtkostenzuschüsse umzuwandeln, dürfen Sie diese Fahrtkostenzuschüsse ab 2011 unter bestimmten Voraussetzungen mit 15 % pauschalieren.

Wälzen Sie die Pauschalsteuer ab, ist Ihr Unternehmen als Arbeitgeber grundsätzlich Schuldner jeder Pauschalsteuer. Besteht aber eine entsprechende Vereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Mitarbeiter, dürfen Sie die Pauschalsteuer dem Mitarbeiter vom Entgelt abziehen.

Mein Tipp:

Nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (10.1.2000, AZ: IV C 5 – S 2330/ – 2/00) gibt es mehrere Möglichkeiten, deutlich zu machen, dass der Mitarbeiter die Pauschalsteuer tragen soll:

• eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag
• das wirtschaftliche Ergebnis einer Gehaltsänderung.

Die Lohnsteuer muss als Abzugsbetrag in der Gehaltsabrechnung erscheinen.

Beispiel:

Sie vereinbaren in Höhe der Steuer eine arbeitsrechtlich zulässige Gehaltsminderung, ist das bisherige ungekürzte Arbeitsentgelt aber weiterhin Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer und für andere Arbeitgeberleistungen (Weihnachtsgeld, Jubiläumszuwendungen etc.).

Die folgende Praxisübersicht zeigt Ihre Pauschalierungsmöglichkeiten 2011:

Ihre Pauschalierungsmöglichkeiten 2011:			Ihre Pauschalierungsmöglichkeiten 2011:	Ihre Pauschalierungsmöglichkeiten 2011:
Zuwendung	Pauschalsteuersatz	Voraussetzung für die Pauschalierung
Erholungsbeihilfen	25 %	Die Erholungsbeihilfen übersteigen 156 € pro Mitarbeiter, 104 € für den Ehegatten und 52 € pro Kind nicht und werden zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt (LStR 2011).
Mahlzeiten, Essenszuschüsse	25 %	Ihr Unternehmen gibt die Mahlzeiten direkt aus, bzw. hat einen Vertrag mit einem Drittanbieter. Die Essenszuschüsse werden zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt (LStR 2011)
Fahrtkostenzuschüsse	15 %	Die pauschalierten Fahrtkostenzuschüsse dürfen den Betrag nicht überschreiten, den der Mitarbeiter als Werbungskosten geltend machen darf (0,30 Cent / Entfernungskilometer/Arbeitstag), Der Zuschuss wird zusätzlich zum Arbeitsentgelt gezahlt (LStR 2011).
Zuschuss zur privaten Internetnutzung	25 %	Der Zuschuss wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt (LStR 2011).
Verpflegungsmehraufwendungen über die Pauschalen hinaus	25 %	Die Verpflegungspauschalbeträge (24€, 12€, 6 €) werden um nicht mehr als 100 % überschritten. Der Betrag wird zum ohnehin geschuldeten Entgelt gezahlt (LStR 2011).
Betriebsfeiern, Zuwendungen über 110 € pro Monat oder mehr als 2 Feiern pro Jahr	25 %	Es muss sich um Sachzuwendungen handeln (Essen, Getränke, kleine Geschenke etc.) und die Feier darf nicht nur einem eingeschränkten Kreis von Mitarbeitern offenstehen (z.B. nur der Führungsetage).