Selbst wenn der Mitarbeiter höhere Aufwendungen nachweisen kann, erhält er grundsätzlich nur die Kosten erstattet, die die Regelung festlegt. Einen entsprechenden Beschluss fasste das Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg (Beschluss vom 1.2. 2006, AZ: 2 TaBV 4/05).
Mitarbeiter machte höhere Kosten geltend
In dem Fall, den das Gericht zu beurteilen hatte, versuchte ein Mitarbeiter aufgewandte Reisekosten zu erstreiten. Er hatte in seiner Funktion als Betriebsratsmitglied an einem Seminar „Umweltschutz im Betrieb“ teilgenommen und dabei für seine Übernachtung (im Tagungshotel) und Verpflegung insgesamt 396 € ausgegeben. Sein Arbeitgeber erstattete ihm aber für Übernachtung und Verpflegung nur insgesamt 252 €. Grundlage hierfür war eine betriebliche Reisekostenregelung, die sich auf die gesetzlichen Verpflegungspauschalen des § 4 Einkommensteuergesetz (EStG) stützte und für die Übernachtungskosten bestimmte Höchstgrenzen vorsah. Der Mitarbeiter war jedoch der Ansicht, dass ihm als Betriebsratsmitglied alle Kosten erstattet werden müssten. Er habe außerdem keinen Einfluss auf die Höhe der Kosten gehabt, da es ihm nicht zumutbar gewesen sei, außerhalb des Tagungshotels zu übernachten. Er wäre dann gegenüber den anderen Seminarteilnehmern ausgegrenzt gewesen, was wiederum den Lernerfolg beeinträchtigt hätte.
Nur bei unvermeidbaren Kosten ist Abweichung möglich
Das Gericht gab jedoch dem Arbeitgeber Recht.
Die Begründung:
- Die betriebliche Regelung sei wirksam. Sie gelte für die Reisekosten aller Mitarbeiter, auch für die eines Betriebsratsmitglieds. Betriebsratsmitglieder dürften, so das Gericht, wegen ihrer Tätigkeit weder begünstigt noch benachteiligt werden.
- Trotz Reisekostenregelung können abweichende höhere Sätze gelten, wenn pauschale Kosten vom teilnehmenden Betriebsratsmitglied nicht beeinflusst werden können.
Beispiel: Der Seminarveranstalter verlangt eine Gesamtpauschale für Seminar, Übernachtung und Verpflegung.
Dies war nach Ansicht des LAG hier aber nicht der Fall, da es für den Mitarbeiter durchaus möglich gewesen wäre, auch außerhalb des Tagungshotels zu übernachten. Seminarveranstalter und Tagungshotel waren 2 verschiedene Vertragspartner.
Achtung: Nur die gesetzlichen Pauschalen sind steuerfrei
Wenn Sie im Lohnbüro die Verpflegungsmehraufwendungen für Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei bezahlen möchten, müssen Sie sich immer nach den gesetzlichen Pauschalen des § 4 EStG richten – gleichgültig, was in einer betrieblichen Regelung festgelegt ist, ob der Mitarbeiter diese Beträge tatsächlich ausschöpft oder ob ihm gar an einem teuren Einsatzort höhere Kosten entstehen. Selbst wenn der Mitarbeiter durch Einzelnachweis höhere Kosten belegt, dürfen Sie ihm nur die Pauschalen ersetzen. Es steht Ihnen natürlich frei, mehr zu zahlen.
Für diese Mehrbeträge müssen jedoch Sie und der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Der Arbeitnehmer muss die Überzahlung außerdem als Arbeitslohn versteuern.
Derzeit gelten folgende Pauschalen:
- 24 € bei einer Abwesenheit von 24 h
- 12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 und mindestens 14 h
- 6 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 und mindestens 8 h
