So erledigen Sie Ihre Buchhaltung auch ohne EDV

Voraussetzung ist, dass Ihre Belegablage den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungentspricht. Die einfache Belegablage ist somit eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung. Der Vorteil der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht darin, dass Sie keine doppelte Buchführungbenötigen. Das bedeutet für Sie, dass Sie Ihre Betriebsausgabenallein anhand von Belegen nachweisen können.

Beleg statt der Buchung plus Beleg

Sie sind allerdings nach § 22 Abs. 2 UStG verpflichtet, Ihre Einnahmen einzeln aufzuzeichnen. Diese umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten gelten auch für die Einkommensteuer.

Bei einer EDV-Buchführung gilt das Prinzip „keine Buchung ohne Beleg“. Bei einer einfachen Belegablage buchen Sie nicht. Vielmehr ersetzt der Beleg beziehungsweise die Zusammenstellung Ihrer Belegdaten die Buchung, sodass Sie für jeden Vorgang zwingend einen Beleg brauchen.

Notfalls erstellen Sie einen Eigenbeleg

Bei Ihrer geordneten Belegablage fügen Sie jeden einzelnen Beleg in Ihr Ablagesystem ein. Dabei muss jeder Beleg ordnungsgemäßsein. Das gilt für Belege, die Sie selbst erstellen, und auch für Belege, die Sie von anderen erhalten. Sollte ein Beleg verloren gehen oder sollten Sie keinen Beleg erhalten haben, erstellen Sie einen Eigenbeleg. Dazu ist erforderlich, dass Ihr Eigenbeleg

• den Namen und die Anschrift des Empfängers bzw. Lieferanten enthält,
• einen unmissverständlichen Belegtext enthält, der den Geschäftsablauf ausreichend erklärt,
• das Ausstellungsdatum und das Datum der Zahlung enthält,
• rechnerisch richtig ist und
• jederzeit auffindbar ist und auf Dauer lesbar bleibt.

Achtung: Aus Eigenbelegen können Sie keine Vorsteuergeltend machen. Um die Umsatzsteuer, die Ihnen von einem anderen Unternehmer in Rechnung gestellt wird, als Vorsteuer abziehen zu können, brauchen Sie eine Rechnung, die alle Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStGerfüllt.

Bei einem Rechnungsbetrag (brutto) von nicht mehr als 150 € (= Kleinbetragsrechnung) reicht die Angabe des Steuersatzes aus. Der Leistungsempfänger muss nicht bezeichnet sein.

Wenn Sie mit Kreditkarte zahlen, werden in der Regel 2 Belege ausgedruckt. Einen Beleg unterschreiben Sie, der andere dient Ihnen als Beleg (Rechnung). Dieser Beleg ist auch dann eine ordnungsgemäße Rechnung, wenn er den Aufdruck „Kopie für den Kunden“ enthält.

So ordnen Sie Ihre Belegablage

Wenn Sie Ihre Buchführung per EDV erledigen, ist es sinnvoll, alle Belege konsequent nach ihrer zeitlichen Reihenfolge abzuheften, weil Sie so vom jeweiligen (Gegen-)Konto (z. B. Bank, Kasse usw.) in der Buchführung zum Beleg finden.

Nehmen Sie Ihre Buchführung dagegen auf Papier vor, ist es sinnvoller, wenn Sie die Belege nach sachlichen Gesichtspunkten abheften. Innerhalb der jeweiligen Einnahmen- und Kostenarten ordnen Sie die Belege dann in ihrer zeitlichenReihenfolge.

Tipp: Erstellen Sie je eine Übersicht für Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben und für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens aus der sich ergibt, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben gegliedert haben. Wie Sie Ihre Sachbereiche am zweckmäßigsten gliedern, ist durch die Anlage EÜR vorgegeben. Bei den Einnahmen lassen Sie in Ihrer Übersicht weg, was nicht auf Ihr Unternehmen zutrifft. Bei den Ausgaben können Sie die folgenden Übersichten nutzen.

Übersicht: Kategorien für die Belegablage: Ausgabenbelege:

Übersicht: Kategorien für die Belegablage: Anlagevermögen und Abschreibung