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Ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Welche Unterlagen wie lange ablegen?

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Welche Unterlagen wie lange aufbewahren?
© Klaus Eppele - Fotolia.com

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Welche Unterlagen Sie wie lange ablegen müssen, regelt zum einen das Gesetz, zum anderen entscheiden Sie es selbst. An welche Leitlinien Sie sich bei Letzterem halten sollten, lesen Sie hier.

Richtige Selektion spart Platz und Zeit

Die Frage, was wie lange aufzubewahren ist, beantwortet Ihnen teilweise das Gesetz. Nach §§ 238, 239 und 257 bis 261 des Handelsgesetzbuchs (HGB) sowie §§ 146, 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Sie Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege, Bücher, Inventare und Bilanzen zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden.

Nun besteht Ihre Ablage ja nicht nur aus kaufmännischen Unterlagen, für die sich Vater Staat in Gestalt des Finanzamts besonders interessiert. Eine Fülle anderer Informationen überrollt Tag für Tag Ihren Schreibtisch: Werbung, Prospekte, Zeitschriften, Statistiken, Korrespondenz, Aktennotizen, Mitteilungen von Verbänden und Kammern etc. Schließlich gehören auch Sie selbst zu den mehr oder weniger fleißigen Papierproduzenten – von der Telefonnotiz bis hin zu Projektunterlagen spiegelt Ihre Papierproduktion Ihr berufliches Engagement wider.

 

Widerstehen Sie Ihrem Jäger- und Sammlertrieb, nach dem Sie am liebsten alles aufheben würden. Die Sicherheit, alles was Sie vielleicht „irgendwann noch einmal“ brauchen könnten, parat zu haben, müssen Sie sehr teuer bezahlen – in Form von Raum-, Material-und Zeitkosten. So kostet Sie allein die Aufbewahrung eines gefüllten Briefordners pro Jahr mindestens 100 Euro!

Entscheiden Sie stattdessen bei jedem Schriftstück sofort, welchen Nutzen es Ihnen kurz-, mittel- und langfristig bietet. Der Nutzen kann darin liegen, dass es für Sie

  • Informationsquelle,
  • Dokumentationsmittel oder
  • Mittel zur Sicherung von Ansprüchen bzw. zur Abwehr unberechtigter Ansprüche ist.

  

Halten Sie die Aufbewahrungsfrist pro Unterlagenart in einer Liste fest

Erstellen Sie eine Liste mit den für Sie wichtigsten Unterlagenarten, und legen Sie grundsätzlich fest, welche Unterlagenart Sie wie lange aufheben wollen bzw. aus gesetzlichen Gründen aufheben müssen. Sortieren Sie die Unterlagenarten alphabetisch, sodass Sie dort schnell nachsehen können, wenn Sie ein Schriftstück in Ihr Archiv verlagern und die Vernichtungsfrist festlegen müssen.

Haben Sie sich einmal entschieden, können Sie das Ausdünnen Ihres Bestands auch an eine Person Ihres Vertrauens delegieren. Mit der Liste in der Hand wird diese keine Schwierigkeiten haben, beispielsweise einmal im Jahr Ihren Archivbestand auf Vordermann zu bringen.

Tipp: Beachten Sie insbesondere bei Zeitschriften, Prospekten und anderen „Know-how“-Unterlagen, dass deren Inhalt heute schneller veraltet als je zuvor, und legen Sie entsprechend kurze Fristen fest.

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