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So einfach bändigen Sie das Zettelchaos bei Steuerbelegen

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Bald Vergangenheit: Das Zettelchaos bei Steuerbelegen
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Vor allem dann, wenn Sie sich als „Einzelkämpfer“ lieber Ihren wichtigen Aufgaben widmen, als Quittungen und Rechnungen zu sortieren, werden Sie von dieser Methode profitieren!

Sie brauchen dafür nur eine Registermappe mit zwölf Fächern (gibt es z. B. von Leitz oder Elba).

Die Fächer belegen Sie so:

  • Fach 1: Rechnungen, die Sie noch bezahlen müssen.
  • Fach 2: Rechnungen, die Sie per Überweisung, Kreditkarte etc. bezahlt haben.
  • Fach 3: Rechnungen, deren Bezahlung per Einzugsermächtigung oder Dauerauftrag geregelt ist.
  • Fach 4: Rechnungen, die Sie selbst erstellt haben, die aber noch nicht beglichen wurden.
  • Fach 5: Kontoauszüge.
  • Fach 6: Buchung Ausgaben. Hier legen Sie Quittungen über Barzahlungen ab sowie Belege aus den Fächern 2 und 3, nachdem Sie kontrolliert haben, dass die Beträge von Ihrem Konto abgebucht wurden (Abbuchungsdaten auf den Belegen notieren).
  • Fach 7: Buchung Einnahmen. Hier legen Sie Ihre Rechnungen aus Fach 4 hinein, nachdem Sie kontrolliert haben, dass dieser Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist (Daten des Geldeingangs auf dem Beleg notieren).
  • Fach 8: Kreditkartenabrechnungen.
  • Fach 9–12: nach Bedarf, z. B. für
    – unklare Vorgänge (Zweifel über Absetzbarkeit, zu klärende Fragen),
    – Sonderausgaben wie Sozial - und Krankenversicherung, Haftpflicht, Unterhaltszahlungen sowie andere außergewöhnliche Belastungen,
    – Belege, die thematisch zusammengehören und nicht unmittelbar gebucht werden, wie Fahrzeugkosten, falls Sie diese nicht pauschal abrechnen, oder Belege für das häusliche Arbeitszimmer.

  

  

2 Praxis-Tipps:

  • Die Belege aus den Fächern 6 und 7 sind buchungsfertig. Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, können Sie diese beiden Fächer von Zeit zu Zeit abarbeiten. Ansonsten nehmen Sie sie für Ihren Steuerberater heraus. Nummerieren Sie die Belege chronologisch: E 1... für Einnahmen, A 1... für Ausgaben. Die gebuchten Belege schichten Sie am besten loseblatt in eine Hängemappe um. Lochen und heften Sie diese gebündelt dann, wenn Sie Ihren Jahres-, Quartals- oder Monatsabschluss machen.
  • So bekommen Sie Kleinbelege wie Kassenbons und Bustickets in den Griff, die sich naturgemäß schlecht lochen und abheften lassen: Klammern/Kleben Sie diese Belege einfach neben- und untereinander auf leere DIN-A4-Bögen. Wenn Sie die Belege einzeln nach Zahlungsdatum nummeriert haben, sind leichte Abweichungen, die sich daraus für die Gesamtchronologie aller Belege ergeben, kein Problem.
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