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Betriebliche Informationen: Was an wen und wie?

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Von Astrid Engel,

Zwar wissen die meisten Chefs, wie wichtig es für das Betriebsklima ist, dass sie betriebliche Informationen regelmäßig an Ihre Mitarbeiter weiter geben. Aber heißt das, dass immer jeder Ihrer Mitarbeiter alles wissen muss?So geben Sie betriebliche Informationen bedarfsgerecht weiterUnterteilen Sie Informationen, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben wollen, generell nach diesem Schema:Allgemeine Informationen, die jeder kennen darf und die keiner Erläuterung bedürfen, wieMarktforschungsberichtePresseinformationengeben Sie an alle Team- Mitglieder weiter, und zwar per Intranet, Rund-Mail oder Aushang.Spezielle Informationen, die jeder kennen darf, die aber einer Erläuterung bedürfen, sind zum Beispiel:Unternehmensziele/-strategieUmstrukturierungenTeamübergreifende ProjekteAuch diese Informationen gehen alle Team-Mitglieder an. Geben Sie sie aber persönlich weiter, bevorzugt in der Team- oder Abteilungsbesprechung.Projektbezogene Informationen sind nur für ein bestimmtes Team oder einen Mitarbeiter wichtig, wie Änderungen der "soft facts"Änderungen der DatenlageWichtig sind diese Informationen für die Projekt- Mitarbeiter oder das Projekt-Team. Ein Gespräch zur Weitergabe projektbezogener Informationen sollten Sie auf keinen Fall vor dem gesamten Team führen - die anderen würden sich nur langweilen.Personenbezogene Informationen, die einen bestimmten Mitarbeiter persönlich betreffen, sind beispielsweiseVersetzungBeförderungKündigungInformieren Sie die betroffene Person zunächst im Einzelgespräch. Erst wenn mit dem betroffenen Mitarbeiter alles geklärt ist, gehören personenbezogene Informationen in die Team- Besprechung.

Zwar wissen die meisten Chefs, wie wichtig es für das Betriebsklima ist, dass sie betriebliche Informationen regelmäßig an Ihre Mitarbeiter weiter geben. Aber heißt das, dass immer jeder Ihrer Mitarbeiter alles wissen muss?

So geben Sie betriebliche Informationen bedarfsgerecht weiter

Unterteilen Sie Informationen, die Sie an Ihre Mitarbeiter weitergeben wollen, generell nach diesem Schema:
Allgemeine Informationen, die jeder kennen darf und die keiner Erläuterung bedürfen, wie

  • Marktforschungsberichte
  • Presseinformationen

geben Sie an alle Team- Mitglieder weiter, und zwar per Intranet, Rund-Mail oder Aushang.
Spezielle Informationen, die jeder kennen darf, die aber einer Erläuterung bedürfen, sind zum Beispiel:

  • Unternehmensziele/-strategie
  • Umstrukturierungen
  • Teamübergreifende Projekte

Auch diese Informationen gehen alle Team-Mitglieder an. Geben Sie sie aber persönlich weiter, bevorzugt in der Team- oder Abteilungsbesprechung.
Projektbezogene Informationen sind nur für ein bestimmtes Team oder einen Mitarbeiter wichtig, wie

  • Änderungen der "soft facts"
  • Änderungen der Datenlage

Wichtig sind diese Informationen für die Projekt- Mitarbeiter oder das Projekt-Team. Ein Gespräch zur Weitergabe projektbezogener Informationen sollten Sie auf keinen Fall vor dem gesamten Team führen - die anderen würden sich nur langweilen.
Personenbezogene Informationen, die einen bestimmten Mitarbeiter persönlich betreffen, sind beispielsweise

  • Versetzung
  • Beförderung
  • Kündigung

Informieren Sie die betroffene Person zunächst im Einzelgespräch. Erst wenn mit dem betroffenen Mitarbeiter alles geklärt ist, gehören personenbezogene Informationen in die Team- Besprechung.

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Welche Kanäle für betriebliche Informationen geeignet sind

Die wesentlichen Instrumente für betriebliche Informationen sind nach wie vor:

  • Rund-Mails, wenn die Information schnell weitergegeben werden soll und keinen Dialog erfordert.
  • E-Mails an einzelne Mitarbeiter oder Teams, wenn die Information speziell für das Team oder den Mitarbeiter wichtig ist.
  • Teambesprechungen, wenn Sie eine wichtige Information haben, über die Sie sich mit allen Mitarbeitern austauschen wollen.
  • Einzelgespräche sind bei Informationen, die einen Mitarbeiter persönlich betreffen, ein Muss! Gespräche sollten Sie weiterhin führen, wenn es um ein Projekt geht, über das Sie mit dem Projekt-Team oder -Mitarbeiter diskutieren wollen.

Wichtig für betriebliche Informationen: Geben Sie Gesprächen stets den Vorzug.

Zwar ist teaminterne Informationen ohne E-Mails heute undenkbar. Doch können E-Mails nie leisten, was eine "Face-to-Face-Situation" ausmacht: die Informationen von Menschen mit allen Sinnen.

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