So tappen Sie bei der Beschäftigung von freien Mitarbeitern nicht in die Steuer- und Versicherungsfalle

Doch passen Sie bei der Beschäftigung von Freien höllisch auf, wenn Sie nicht in böse Fallen tappen wollen, weil Ihnen beispielsweise die Versorgungs- und Krankenkassen sowie die Rentenkasse die Beschäftigung von Scheinselbstständigen unterstellt.

Denn dann kann es leicht passieren, dass Sie hohe Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge nachzahlen müssen. Der Einsatz von freien Mitarbeitern hat in der Logistik einige bestechende Vorteile. Denn gerade hier kommt es im Jahresverlauf zu unterschiedlichen Auslastungen.

Da bietet es sich geradezu an, Arbeitsspitzen mit nicht fest angestellten Mitarbeitern abzufedern. Finanziell ist das sogar unter zweierlei Aspekten recht reizvoll:

• Sie beschäftigen keinen neuen Mitarbeiter fest, der außerhalb der Spitzenzeiten gar nicht benötigt wird.
• Sie sparen die teuren Sozialabgaben, die bei Festangestellten anfallen würden, da Unternehmer – und als solche gelten Freie – ihre Sozialbeiträge und Steuern komplett selbst zahlen.

Doch auch in der Vergangenheit hat so mancher Logistikverantwortliche nicht schlecht gestaunt, als die Sozialversicherungsträger ihm eine saftige Nachzahlungsrechnung ins Haus schickten, weil der vermeintlich „Freie“ nach deren Auffassung in einem „arbeitnehmerähnlichen Verhältnis“ bei ihm beschäftigt war.

Dass dabei ganz schöne Summen zustande kommen, zeigt folgendes Beispiel:

Nehmen wir an, Sie beschäftigen einen Lagerarbeiter, dem Sie für seine Tätigkeit pro Monat 2.500 Euro überweisen. Erkennen die Sozialbehörden diese Tätigkeit nicht als die Beschäftigung eines freien Mitarbeiters an, müssen Sie zunächst für Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung mehr als 38 % dieses Betrags an die jeweiligen Träger abführen.

Und es kommt noch schlimmer: Denn die Behörden dürfen sogar das fiktiv höhere Gehalt eines Festangestellten ansetzen, bei dem auch noch Lohnsteuer anfällt.

Dies ergibt bei Steuerklasse IV ein Bruttogehalt von mehr als 5.600 Euro. Damit müssen Sie für die Sozialversicherung gut 2.200 Euro nachzahlen.

Achtung: Stellen die Behörden eine Scheinselbstständigkeit fest, muss der freie Mitarbeiter seinen Anteil vom Sozialversicherungsbeitrag von 50 % nur für maximal 3 Monate selbst zahlen. Alle anderen Nachzahlungen muss die Firma leisten.

So vermeiden Sie es, dass Ihre Freien zu Scheinselbstständigen werden

Nach welchen Kriterien stellen die Sozialversicherungsbehörden fest, wann eine Scheinselbstständigkeit vorliegt?

Nun, bis zum Ende des Jahres 2002 gab das Sozialgesetzbuch IV in § 7 Abs. 4 folgende 5 Regeln vor. Trafen 3 davon zu, gingen die Versicherungsträger von Scheinselbstständigkeit aus:

1. Der freie Mitarbeiter beschäftigt keine eigenen Mitarbeiter oder nur solche, die maximal 400 Euro verdienen.
2. Der freie Mitarbeiter ist im Wesentlichen und auf Dauer nur für einen Auftraggeber tätig.
3. Der freie Mitarbeiter übernimmt Tätigkeiten, die im beschäftigenden Unternehmen auch von eigenen Arbeitnehmern erledigt werden.
4. Die Tätigkeit des freien Mitarbeiters lässt keine typischen Merkmale eigenen unternehmerischen Handelns erkennen.
5. Der freie Mitarbeiter erledigt offensichtlich dieselben Aufgaben, die er vorher als Festangestellter erledigte.

Zwar gelten diese Regeln heute nicht mehr zwingend, werden aber immer noch zur Bewertung, ob Scheinselbstständigkeit vorliegt oder nicht, herangezogen. Darüber hinaus müssen Sie weitere Regeln und Hinweise berücksichtigen, wenn Sie nicht in die Scheinselbstständigkeits-Falle tappen wollen.

Checkliste zur Scheinselbstständigkeit

Prüfpunkte zur Anmeldung - machen Sie den Schnell-Check und beantworten Sie die folgenden Prüfpunkte zur Anmeldung mit "Ja" oder "Nein"

• Wählt der freie Mitarbeiter seine Arbeitszeit frei? • Bleibt er bei firmeninternen Dienstplänen unberücksichtigt?
• Muss der freie Mitarbeiter lediglich die Ergebnisse seiner Arbeit pünktlich abliefern (spielt es also keine Rolle, wie lange er dafür braucht)?
• Besitzt der freie Mitarbeiter eine eigene Steuernummer, und ist er als eigener Unternehmer beim Finanzamt gemeldet?
• Ist der freie Mitarbeiter auch für andere Unternehmen tätig?
• Darf der freie Mitarbeiter einzelne Aufträge auch ablehnen?
• Tritt der freie Mitarbeiter als freier Unternehmer auf (eigenes Briefpapier, Visitenkarten, Werbung usw.)?
• Verfügt der freie Mitarbeiter über keinen eigenen festen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen?
• Kann er seine Leistung unabhängig von den fest angestellten Mitarbeitern erbringen?
• Muss der freie Mitarbeiter Ihnen gegenüber ein Arbeitsergebnis abliefern (oder schuldet er Ihnen nur seine Arbeitskraft)?
• Hat der freie Mitarbeiter freie Hand, wie er seine Tätigkeiten ausführt?
• Benutzt der freie Mitarbeiter eigene Arbeitsmaterialien?
• Wird der freie Mitarbeiter von Ihnen tätigkeits- beziehungsweise projektbezogen entlohnt?
• Bekommt der freie Mitarbeiter von Ihnen unterschiedliche Bezahlungen in unregelmäßigen Abständen?
• Wird der freie Mitarbeiter bei Krankheit oder Urlaub nicht von Ihnen bezahlt?
• Darf er seinen Urlaubszeitpunkt frei bestimmen?
• Haben Sie den freien Mitarbeiter in der Vergangenheit noch nie in einer ähnlichen Funktion als Festangestellten beschäftigt?

Jede Frage, die Sie in dieser Checkliste mit einem „Nein“ beantworten, weist auf eine Beschäftigung als Scheinselbstständiger hin. Entscheidend ist jedoch immer der Gesamteindruck.