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Unangenehme Nachzahlung droht

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Von Gerhard Schneider,

Wenn Minijobber für den Betrieb Fahrten mit ihrem Privat-Pkw erledigen, können Sie als Arbeitgeber dafür als Auslagenersatz ein Kilometergeld in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer an die Minijobber zahlen, und zwar steuer- und beitragsfrei. Aber eben nur so lange, wie ein Nachweis über die tatsächlich gefahrenen Kilometer vorliegt (Landessozialgericht Schleswig-Holstein, Urteil vom 6.2.2012, Az. L 5 KR 5/12 B- 7).

 

Das heißt vor allem: Ihre Minijobber müssen aufzeichnen, welche Fahrten sie wann unternommen haben und wie viele Kilometer sie gefahren sind. Ebenso muss der Grund für die Fahrt angegeben werden.
Eine pauschale Abrechnung führt dazu, dass die Fahrtkosten nicht steuerfrei abgerechnet werden; die 400-€-Grenze wird möglicherweise gesprengt – mit fatalen Folgen:
Der Arbeitgeber im entschiedenen Fall muss nun über 10.000 € nachzahlen!

 

So machen Sie beim Fahrkostenersatz alles richtig

  • Das Kilometergeld für beruflich veranlasste Fahrten mit den eigenen Fahrzeugen von Mitarbeitern (dazu zählen auch Minijobber Ihres Unternehmens) kann von Ihnen nur dann steuerfrei ersetzt werden, wenn die tatsächlich gefahrenen Kilometer nachgewiesen sind.
  • Dieser Nachweis muss nicht zwingend als Fahrtenbuch vorgelegt werden. Er kann auch anhand einer Reisekostenabrechnung oder eines selbst erstellten Belegs erbracht werden.
  • In jedem Fall muss aber klar sein, wer wann wohin gefahren ist, wie viele Kilometer gefahren wurden – und dass die Fahrt beruflich, also durch den Betrieb veranlasst war.

Für Sie als Arbeitgeber gilt deshalb dieser Grundsatz:
Sie müssen alle Zahlungen an Ihre Minijobber belegen können; die Lohnzahlungen anhand eines Arbeitsvertrags und Kilometergelder per Nachweis. So sind Sie persönlich stets auf der sicheren Seite – und brauchen keine Nachzahlungen zu befürchten!

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