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Verlieren Rechnungen ihren Schrecken?

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Von Gerhard Schneider,

das ist endlich mal eine vielversprechende Nachricht aus Brüssel:

Die Europäische Kommission will elektronische Rechnungen denen auf Papier gleichstellen. Das heißt:

In Zukunft können Sie Ihre Rechnungen ohne weiteres per E-Mail an Ihre Kunden senden. Und Sie können die Umsatzsteuer aus elektronischen Rechnungen bei der Vorsteuer geltend machen. Noch mehr:

Wenn es nach dem Willen der Kommission geht, können Sie bald sogar Papierrechnungen einscannen und einfach auf Ihrem PC speichern. Die lästige, jahrelange Aufbewahrung in Aktenordnern würde dann endlich der Vergangenheit angehören.

Hintergrund des lange überfälligen Vorstoßes der EU-Kommission:

„Die derzeitigen MwSt-Vorschriften für die Rechnungsstellung sind zu kompliziert und uneinheitlich. Dies verursacht für grenzüberschreitend tätige Unternehmen unnötigen Verwaltungsaufwand und erleichtert zudem den MwSt-Karussellbetrug“, erklärt László Kovács, der in der EU-Kommission für Steuern und Zollunion zuständig ist.

Doch Vorsicht! Noch handelt es sich um Zukunftsmusik!

Bis jetzt handelt es sich nur um eine vorgeschlagene Richtlinie (vom 1.12.2008, Az.: COM(2008) 805 final 2008/0228 (CNS)). Ob überhaupt und wie schnell diese Vorschläge die Brüssler Mühlen durchlaufen und in deutsches Recht umgesetzt werden, das steht in den Sternen. So lange müssen sich noch an die strengen Regeln halten die für umsatzsteuerliche Anerkennungen von elektronischen halten, wenn diese vom Finanzamt anerkannt werden sollen.

Eingangsrechnungen die per E-Mail geschickt und dann einfach ausgedruckt wurde erkennt das Finanzamt nicht an. Haben Sie bei der Umsatzsteuer Vorsteuer aus solchen Rechnungen gezogen, müssen Sie die entsprechenden Beträge zurückzahlen.

Für viele kommt bei einer Betriebsprüfung oder unangekündigten Umsatzsteuernachschau das böse Erwachen:

Denn grundsätzlich gilt noch:

Elektronisch übermittelte Rechnungen von der Finanzverwaltung nur dann als ordnungsgemäße Rechnungen angesehen werden (und Sie damit zum Vorsteuerabzug berechtigen), wenn sie mit elektronischer Signatur versehen sind. Konsequent: Fehlt die Signatur, haben Sie zwar den Betriebsausgaben-, nicht aber den Vorsteuerabzug.

Das Problem aber:

Der Versand mit einer anerkannten elektronischen Signatur ist aufwändig – und deshalb für kleine Unternehmen und Selbstständig nicht praktikabel.

Deshalb gilt für Sie – besonders wenn Sie jetzt daran gehen Ihren Abschluss 2008 vorzubereiten:

  • Oftmals erhalten Sie Rechnungen per Mail von Selbstständigen, denen nicht bewusst ist, dass eine elektronische Rechnung nur mit Signatur anerkannt wird. Fordern Sie Rechnungen, die Sie nur per Mail oder Fax bekommen haben als Kopie auf Papier nach, damit Ihre Unterlagen betriebsprüfungssicher sind!
  • Manche größere Unternehmen – wie z.B. Telekommunikationsunternehmen – haben auf elektronische Rechnungen mit anerkannter Signatur umgestellt. Habe Sie solche Rechnungen – zum Beispiel von der Telekom – erhalten, brauchen Sie keine Papierkopie nachzufordern. Vergewissern Sie sich aber sicherheitshalber auf den Internetseiten des Rechnungsversenders, ob er tatsächliche eine anerkannte Signatur einsetzt.

 

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