Gemäß R 22 Absatz 2 LStR dürfen Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten für betriebliche Telefonate, die selbige von Ihrem privaten Telefon führen, steuerfrei erstatten. Allerdings ist die steuerfreie Erstattung von Telefonkosten an zwei Voraussetzungen gebunden.
Zum einen müssen die betrieblichen Telekommunikationsaufwendungen regelmäßig wiederkehren, zum anderen muss der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen. Dieser Aufwand lohnt sich jedoch, wenn Sie später Kosten absetzen können.
Nach den Lohnsteuer-Richtlinien können Sie den späteren Abzug bzw. die Erstattung für Kommunikations-Aufwendungen auf zwei Arten berechnen:
1. Möglichkeit Kosten absetzen zu können
Sie schauen sich die private Telefonrechnung Ihres Mitarbeiters an und ermitteln daraus den beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte. Den beruflichen Anteil dürfen Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten.
Der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus der dreimonatigen Aufzeichnung ergibt, können Sie später solange zu Grunde legen, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Veränderung wäre beispielsweise eine andere Berufstätigkeit.
Beachten Sie, dass Sie die Aufzeichnungen für den repräsentativen Zeitraum von drei Monaten sowie alle Telefonrechnungen zusammen mit dem Lohnkonto aufbewahren müssen.
2. Möglichkeit Kosten absetzen zu können
Nutzt ein Mitarbeiter seinen Privatanschluss für betriebliche Telefonate, können Sie aus Vereinfachungsgründen auch bis zu 20 Prozent der privaten Telefonrechnung des Mitarbeiters erstatten. Der Höchstbetrag, den Sie steuerfrei ersetzen dürften, beträgt pro Monat € 20,-. In diesem Fall ist ein Einzelnachweis nicht erforderlich.
Ein Tipp: Telefoniert ein Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, können Sie ihm auch einen betrieblichen Telefonanschluss installieren lassen. Dann rechnet die Telefongesellschaft unmittelbar mit Ihnen ab, Sie tragen alle Kosten und setzen diese Kosten ab. Die private Nutzung des Telefons durch den Arbeitnehmer ist steuerfrei. Treffen Sie mit Ihrem Arbeitnehmer eine Vereinbarung, dass er die Telefonkosten erstattet, die über einen bestimmten Wert hinausgehen. So minimieren Sie Ihr Kostenrisiko.
Der nächste Tipp informiert über die Besonderheiten beim Mobil- und Autotelefon.
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