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Von Anfang an professionell am Telefon

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So machen Sie auch am Telefon einen guten ersten Eindruck

 

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie glaubten, in einem Unternehmen anzurufen, und jemand meldete sich einfach nur mit "Meyer"? Waren Sie verunsichert? Haben Sie vermutet, sich verwählt zu haben?

 

Lassen Sie nicht zu, dass Personen, die Sie in Ihrem neugegründeten Unternehmen anrufen, ähnlich verunsichert werden. Das gilt auch, wenn Sie im Homeoffice arbeiten. Melden Sie sich am besten in dieser Reihenfolge, wenn Sie angerufen werden:

 

 

  • Tagesgruß
  • Name Ihres Unternehmens
  • eigener Name (Vor- und Nachname)

Warum gerade in dieser Reihenfolge?

1. Der Tagesgruß

 

Der Tagesgruß ist wichtig, denn wenn Sie sich melden, erlebt der Anrufer eine Art Schrecksekunde. Seine Aufmerksamkeit ist nicht von der ersten Sekunde an voll vorhanden; er kennt Ihre Stimme nicht und weiß nicht genau, wann Sie abnehmen werden. Deshalb versteht er mitunter das erste gesprochene Wort nicht.<br/><br/>

Ein "Guten Tag" vorweg gibt ihm Zeit, seine ganze Aufmerksamkeit auf die folgenden wichtigen Informationen zu lenken. Außerdem ist es freundlich und höflich, Anrufer mit "Guten Morgen" oder "Guten Tag" zu begrüßen.

 

2. Der Name Ihres Unternehmens

 

Alternativ zum Tagesgruß können Sie "Firma" oder "Willkommen bei ..." sagen. Wichtig ist, dass dem Namen des Unternehmens etwas vorangestellt ist. Den Firmennamen zu nennen ist allerdings ein "Muss"! Sie repräsentieren während Ihrer Arbeitszeit Ihr Unternehmen und sollten daran keinen Zweifel lassen.<br/><br/>

Gehen Sie nicht davon aus, dass es dem Anrufer klar sein muss, dass er in Ihrer Firma anruft. Er hat ein Recht auf vollständige Informationen und sollte nicht durch Fehlendes verunsichert werden.<br/><br/>

Ausnahmen von dieser Regel sind nur in diesen Fällen erlaubt:

 

  • Der Anrufer hat bereits mit einem Mitarbeiter gesprochen, die sich vollständig gemeldet hatten.
  • Anhand der Telefonnummer auf dem Display können Sie den Anrufer identifizieren, wenn Sie seine Nummer kennen. Anrufer, die Sie gut kennen, können Sie sofort mit Namen begrüßen.

3. Ihr eigener Name

 

Auch wenn es Ihnen ungewohnt erscheint, so spricht vieles dafür, sich mit Vor- und Nachnamen zu melden.<br/><br/>

Freunden Sie sich damit an, dass Ihr Vorname selbstverständlich zu Ihnen und Ihrem Namen gehört. Sie geben, wenn Sie Ihren Vornamen nennen, nichts Persönliches von sich preis.<br/><br/>

Wenn Sie Ihren Vornamen nennen, wirken Sie von Anfang an sympathischer, vorausgesetzt, Sie "leiern" Ihren "Meldespruch" nicht runter, sondern schaffen eine nettere Atmosphäre.<br/><br/>

Um den Unterschied zu spüren, sprechen Sie sich Ihre eigene Art, sich zu melden, laut vor, einmal mit und einmal ohne Ihren Vornamen.<br/><br/>

Sie spüren den Unterschied sofort, oder? Während Sie Ihren Vornamen nennen, hat Ihr Gesprächspartner eine kleine Verschnaufpause, um die bis dahin erhaltenen Informationen zu verarbeiten, die er auch benötigt.<br/><br/>

Anschließend nimmt er die nächste Information, Ihren Namen, wieder viel bewusster auf. Ihren Vornamen zu erwähnen ist besonders wichtig, wenn Ihr Nachname einsilbig ist.

 

Seien Sie professionell

 

Achten Sie unbedingt darauf - auch wenn Sie der Anruf in einer "unpassenden" Situation erreicht - dass Sie nicht genervt oder unkonzentriert klingen. Auch der hundertste Gesprächspartner soll das Gefühl haben, dass Sie sich über seinen Anruf freuen.<br/><br/>

Lächeln Sie, bevor Sie den Hörer abnehmen, sprechen Sie langsam und deutlich und heben Sie Ihre Stimme zum Schluss ein wenig an.

 

Herzliche Grüße

Redakteurin Unternehmensbereich KomMa-net.de

 

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