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Wann dürfen Sie Ihre eingescannte Unterschrift einsetzen?

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Von Astrid Engel,

Eingescannte Unterschriften sind prima: Wenn Sie auf Geschäftsreise sind, können Ihre Mitarbeiter dennoch in Ihrem Namen Post versenden. Oder Sie sparen beim Versand von Serienbriefen Zeit, wenn Sie nicht jedes Schreiben extra unterzeichnen müssen. Aber Vorsicht - das ist nicht immer angebracht.

3 Regeln bei digitalen Unterschriften

1. Bei bestimmten Schreiben ist die Originalunterschrift gesetzlich vorgeschrieben.

So beispielsweise bei einer arbeitsrechtlichen Kündigung, einem Auflösungsvertrag, einem Arbeitszeugnis oder einer Bürgschaftserklärung.

Bei Kauf- und Lieferverträgen, Angeboten und Bestellungen ist die Originalunterschrift zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben. In wichtigen Fällen, z. B. Vertragsbindungen über einen längeren Zeitraum, Bestellungen mit hohen Geldbeträgen usw., ist sie aber dennoch empfehlenswert, damit Sie auf der sicheren Seite sind, falls es eine gerichtliche Auseinandersetzung gibt.

2. Bei Massenaussendungen wie z. B. einer Werbung können Sie auch eine eingescannte Unterschrift verwenden.

In der normalen Geschäftskorrespondenz ist dies nicht unbedingt empfehlenswert, weil der Empfänger an der fehlenden Kratzspur auf dem Papier erkennen kann, dass es sich nicht um eine Originalunterschrift handelt.

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3. Bei E-Mails ist eine eingescannte Unterschrift absolut fehl am Platze.

Der Grund: Scans brauchen unnötig Speicherplatz und bei E-Mails erwartet ohnehin kein Mensch, dass Sie eigenhändig unterschreiben. Der getippte Name genügt.

Tipp: Falls Sie bei Briefen einen Scan verwenden, stellen Sie sicher, dass die gescannte Unterschrift in ausgedruckter Form hochwertig erscheint. Wählen Sie deshalb beim Einscannen stets eine hohe Auflösung. Falls Sie die Unterschrift in Blau ausdrucken, achten Sie darauf, dass es ein Tintenblau ist. Wenn das nicht geht, wählen Sie lieber Schwarz.

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