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Mitarbeitergespräche erfolgreich vorbereiten und durchführen

 
Mitarbeitergespräche durchführen
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Mitarbeitergespräche stellen eines der wichtigsten Führungsinstrumente dar. Das Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter bietet ein Forum, innerhalb dem beide Parteien Wünsche und Anregungen formulieren können. Werden Personalgespräche richtig geführt, fördert das die Produktivität innerhalb eines Betriebs. Gleichzeitig profitieren beide Seiten von konstruktivem Feedback. Doch eine produktive Atmosphäre stellt sich nur ein, wenn Vorgesetzte auf eine eingehende Vorbereitung und die richtige Kommunikationstechnik bei der Durchführung des Mitarbeitergesprächs setzen.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Unter den Begriff „Mitarbeitergespräch“ fallen alle Gespräche, die zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern geführt werden. Das müssen keineswegs nur Unterredungen sein, in denen Negatives oder Schwierigkeiten besprochen werden. Auch positive Rückmeldungen, das Mitarbeiterjahresgespräch oder ein Rückkehrgespräch nach dem Mutterschutz einer Kollegin fallen darunter.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Generell wird zwischen zwei verschiedenen Formen von Personalgesprächen unterschieden: Den anlassbezogenen und den institutionalisierten Gesprächen. Wie die Namen bereits andeuten, werden anlassbezogene Unterredungen im Hinblick auf ein bestimmtes Ereignis oder einen Anlass geführt. Institutionalisierte Personalgespräche finden hingegen regelmäßig oder in einem bestimmten Turnus statt. Näheres zu den Unterschieden und Gemeinsamkeiten lesen Sie in den folgenden Absätzen.

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche nehmen meistens auf einen bestimmten Anlass oder spezielle Ereignisse Bezug, wie die folgenden Beispiele zeigen:

  • Rückkehrgespräch: Ein Teammitglied kommt nach längerer Abwesenheit – Krankheit, Elternzeit, Mutterschutz – zurück ins Unternehmen.
  • Problemlösungsgespräch: Es gibt ein spezifisches Problem, das durch die Unterredung gelöst werden soll.
  • Kritikgespräch: Diese Unterredung dient als Möglichkeit, konstruktive Kritik zu formulieren. Auch das ist meistens anlassbezogen, beispielsweise bei negativer Bilanz nach einem Projektabschluss.

Ein typisches Merkmal eines anlassbezogenen Personalgesprächs ist der thematische Bezug zu einem aktuellen Ereignis. Davon abhängig gestaltet sich auch der Inhalt des Gesprächs, das nicht nur vom Vorgesetzten, sondern auch vom Mitarbeiter initiiert werden kann.

Die Vorbereitung auf ein solches Gespräch hängt wieder individuell vom Anlass ab. Für die Unterredung selbst – und auch hier kommt es auf den Einzelfall an – sollten Sie 20 Minuten bis 1,5 Stunden einplanen.

Institutionalisierte Personalgespräche

Institutionalisierte, also regelmäßig durchgeführte, Personalgespräche unterscheiden sich hinsichtlich der anlassbezogenen Unterredungen unter anderem durch den zeitlichen Rahmen. Dieser kann bei den institutionalisierten Gesprächen durchaus großzügiger ausfallen und zwischen 30 Minuten und 3 Stunden in Anspruch nehmen.

Die längere Dauer des Gesprächs ergibt sich automatisch aus dem Inhalt der Unterredung: Meistens nehmen institutionalisierte Mitarbeitergespräche nicht auf ein bestimmtes Ereignis Bezug, sondern fokussieren einen längeren in der Vergangenheit liegenden Zeitraum. Beispiele für solche institutionalisierten Unterredungen sind:

  • Mitarbeiterjahresgespräche: Sie haben das Ziel, das Jahr Revue passieren zu lassen. Die angerissenen Themenbereiche können je nach Mitarbeiter stark divergieren.
  • Beurteilungsgespräche: Im Rahmen einer solchen Unterredung besprechen Vorgesetzter und Mitarbeiter Verhalten und Leistung in einem bestimmten Zeitraum.
  • Zielvereinbarungsgespräche: Sie dienen dazu, mit den Beschäftigten mittel- und langfristige Ziele festzulegen und darüber zu sprechen, wie diese erreicht werden können.
  • Entwicklungsgespräche: Sie sind eine Möglichkeit, um mit einem Teammitglied über die weitere Zusammenarbeit und die jeweiligen Entwicklungschancen im Unternehmen zu sprechen.

Da in aller Regel bereits vorab bekannt ist, welchen Sinn und Zweck das Personalgespräch hat, lassen sich institutionalisierte Mitarbeitergespräche etwas besser planen. Die Gesprächsstruktur und die -inhalte folgen einem vorab definierten Rahmen. Führungskräfte können außerdem mit einem Leitfaden arbeiten, der die wichtigsten Ankerpunkte des Gesprächs festhält und somit durch die Unterredung führt.

Wichtig: Mitarbeitergespräche – egal welcher Art – lassen sich am besten in einem ungestörten Rahmen unter vier Augen durchführen. Deshalb sollten Sie sich die Zeitspanne auch großzügig blocken und unter keinen Umständen Anrufe entgegennehmen.

Warum sind Mitarbeitergespräche so wichtig?

In Ihrem Führungserfolg werden Sie als Vorgesetzter daran gemessen, wie Sie mit Ihrem Team messbare und an der Unternehmenspolitik ausgerichtete Ziele erreichen und somit zur Wertschöpfung beitragen. Betrachten Sie Mitarbeitergespräche daher auch als wichtige Hilfe bei Ihrer Teamführung und nicht etwa als lästige Pflichtübung.

Von Mitarbeitergesprächen hängt vieles ab: Sie können mit gut durchgeführten Mitarbeitergesprächen das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in Ihre Teamführung und den gemeinsamen Erfolg gewinnen, Sie können bei schlecht durchgeführten Mitarbeitergesprächen allerdings auch demotivieren. Als Vorgesetzter sollten Sie Mitarbeitergespräche daher gut vorbereiten.

Wie bereiten Sie Mitarbeitergespräche erfolgreich vor?

Wie bereits dargestellt, sind institutionalisierte Mitarbeitergespräche etwas besser planbar als anlassbezogene Gespräche. Das liegt in erster Linie daran, dass die regelmäßig wiederkehrenden Unterredungen nach einem festen Muster durchgeführt werden können. Anlassbezogene Personalgespräche erfordern Flexibilität, die jeweils auf den Anlass und Zweck des Gesprächs ausgerichtet ist.

Dennoch gilt: Jedes Mitarbeitergespräch bedarf einer gewissen administrativen und auch inhaltlichen Vorbereitung. Wer als Führungskraft unvorbereitet in ein vorab anberaumtes Gespräch geht, drückt dem Mitarbeiter gegenüber wenig Wertschätzung aus. Ohne Vorbereitung besteht außerdem die Gefahr, dass wichtige Punkte in Vergessenheit geraten und während des Gesprächs nicht auf den Tisch kommen. Damit gehen Sinn und Zweck des Gesprächs verloren.

Zeitplanung  und Ziele des Mitarbeitergesprächs

Definieren Sie im ersten Schritt das Ziel des Mitarbeitergesprächs:

  • Was soll der Mitarbeiter in diesem Mitarbeitergespräch erfahren oder verstehen?
  • Was soll der Mitarbeiter anschließend (anders als bisher) tun?

Kümmern Sie sich anschließend rechtzeitig um die Planung: Wann und wo soll das Mitarbeitergespräch stattfinden? Benötigen Sie für das Personalgespräch einen separaten Raum, ist es wichtig, die Belegung vorab im Blick zu behalten.

Sprechen Sie die Einladung für ein Personalgespräch mit genügend Vorlauf aus. Ihr Mitarbeiter soll sich nicht überfahren fühlen, sondern ebenfalls die Möglichkeit bekommen, sich eingehend auf das Personalgespräch vorzubereiten. Nennen Sie in diesem Zusammenhang auch gleich das Gesprächsthema. Nicht immer werden Mitarbeitergespräche positiv aufgefasst. Weiß Ihr Beschäftigter, dass sich die Unterredung nur um Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen geht, wird ihm eine große Last von der Schulter genommen.

 Die inhaltliche Planung des Mitarbeitergesprächs

Für die inhaltliche Planung ist es notwendig, nicht gleich in medias Res einzusteigen, sondern noch einen Schritt zurückzugehen. Werfen Sie einen Blick in die Personalakte Ihres Beschäftigten: Rücken Sie Arbeitsvertrag und bisherige Beurteilungen in den Fokus. Gibt es bereits Zielvereinbarungen oder Protokolle früherer Gespräche, sollten Sie auch kurz einen Blick in diese Aufzeichnungen werfen. Fragen Sie sich:

  • Was wollen Sie vom Mitarbeiter im Mitarbeitergespräch erfahren oder hören?
  • Wie wollen Sie den Mitarbeiter fragen oder zum Reden ermutigen?

In aller Regel haben Sie bereits das Ziel der Unterhaltung definiert und ihren Mitarbeiter darüber informiert. Anhand des Gesprächsziels lassen sich weitere Details zum Gesprächsaufbau festlegen:

  • Besteht genereller Gesprächsbedarf?
  • Was ist Ihr Kernanliegen und wie können Sie es formulieren?
  • Könnte das Personalgespräch emotionalen Charakter bekommen?
  • Gibt es mögliche Einwände des Mitarbeiters? Wie können Sie diesen begegnen?

Generell geht es darum, das Gespräch und mögliche Reaktionen Ihres Gegenübers einmal gedanklich durchzuspielen. Eine Mindmap oder eine Zeichnung mit Antwortmöglichkeiten kann hier helfen, sich einen Überblick zu verschaffen.

Der Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Wissen Sie, welche Aspekte Sie thematisieren möchten, können Sie das Personalgespräch durchstrukturieren. Ähnlich wie eine Geschichte folgt auch der Gesprächsaufbau einem festen Schema und gliedert sich in Einleitung, Hauptteil und Schluss.

Die Einleitung eines Mitarbeitergesprächs sollte von einer positiven und entspannten Grundatmosphäre geprägt sein. Nach der Begrüßung und der Eröffnung des Gesprächs ist es notwendig, den Grund und das Ziel der Unterhaltung zu benennen und so einen Rahmen vorzugeben. Handelt es sich um ein anlassbezogenes Personalgespräch, benennen Sie den konkreten Anlass bzw. die Situation. Danach bekommt der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich dazu zu äußern bzw. seine Sicht der Dinge darzulegen.

Die Sicht des Mitarbeiters leitet zum Hauptteil des Mitarbeitergesprächs über. Der Kern des Gesprächs dreht sich um die Erarbeitung von Lösungen und zukünftigen Strategien. Hier ist es wichtig, nicht über den Kopf des Beschäftigten hinweg zu entscheiden, sondern gemeinsam Wege zu erarbeiten. Eine Zusammenfassung der Ergebnisse bildet schließlich die Überleitung zum Schluss.

Treffen Sie zum Ende des Mitarbeitergesprächs verbindliche Vereinbarungen und setzen Sie Fristen und Ziele fest. Nur so bekommt das Personalgespräch einen verbindlichen Charakter. Unter Umständen ist es sinnvoll, gleich den Termin für ein Anschlussgespräch festzusetzen.

Darüber hinaus sollte das Mitarbeitergespräch positiv beendet werden. Fragen Sie sich daher: Welche Hilfen und welchen Zuspruch braucht der Mitarbeiter von Ihnen? Denken Sie daran: Zur Aufgabe der Teamführung gehört immer auch die Mitarbeitermotivation.

Wie führen Sie das Mitarbeitergespräch erfolgreich durch?

Damit das Personalgespräch eine positive und produktive Atmosphäre bekommt, sollten Führungskräfte nicht nur auf eine ausgiebige Vorbereitung setzen, sondern auch auf die richtigen Kommunikationstechniken achten. Sprechen Sie ruhig und betont und arbeiten Sie mit „Ich“-Botschaften. Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber Ihre Eindrücke und geben Sie ihm Raum, sich dazu zu äußern.

Tipp: Vermeiden Sie Monologe. Legen Sie stattdessen aktive Pausen ein, die mitunter auch länger dauern dürfen. Das schafft Raum zum Nachdenken und bietet Ihrem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich selbst zum Gesagten zu äußern.

Auch die Körpersprache ist von Relevanz: Vermeiden Sie selbst verschränkte Arme, die eine Abwehrhaltung symbolisieren. Achten Sie ebenfalls darauf, welche nonverbalen Signale Ihr Gesprächspartner sendet. Generell ist es sinnvoll, sich während eines Mitarbeitergesprächs intensiv auf das Gegenüber zu konzentrieren. Signalisieren Sie Zustimmung ebenso wie Unklarheit – hier sollten Sie direkt nachfragen. Beziehen Sie Ihr Gegenüber aktiv in das Gespräch und die Lösungsfindung ein.

Weniger eine Kommunikationstechnik, denn ein praktischer Tipp: Geht es um Fachliches, so lassen sich komplexe Zusammenhänge mit Visualisierungen einfacher darlegen.

Wie werden Mitarbeitergespräche nachbereitet?

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch. Damit ein Mitarbeitergespräch und vor allem die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse nicht im Sande verlaufen, ist es sinnvoll, die Unterhaltung nachzubereiten.

Tipp: Nehmen Sie sich nach der Unterredung kurz Zeit und halten Sie die wichtigsten Ergebnisse mithilfe Ihrer Notizen aus dem Personalgespräch fest.

Dabei geht es nicht nur um inhaltliche Schwerpunkte, sondern auch um den Ablauf des Gesprächs. Um für weitere Mitarbeitergespräche dazuzulernen, sollten Sie auch Ihre eigene Performance reflektieren. Diese Fragen können helfen:

  • Wie gut war die Vorbereitung und was kann ich daraus für das nächste Mal lernen?
  • Welche Fehler habe ich gemacht?
  • Habe ich (wichtige) Aspekte vergessen?
  • Was kam unerwartet und womit hatte ich gerechnet?

Mithilfe einer kurzen Reflexion gelingt es, positive und negative Aspekte abzuwägen und sich so für zukünftige Personalgespräche noch besser vorzubereiten.

Was sind die 7 Phasen des Mitarbeitergesprächs?

Das Mitarbeitergespräch setzt sich in der Regel aus sieben Phasen zusammen. 

1. Phase: Begrüßung

Als Vorgesetzter beginnen Sie Mitarbeitergespräche bewusst höflich und freundlich: „Herr Müller, schön, dass  Sie da sind. Bitte setzen Sie sich.“ Bei notwendiger Kritik oder Kündigung bleiben Sie eher etwas distanzierter und kühler: „Frau Meier, bitte setzen Sie sich“.

2. Phase: Zum Thema kommen

Überfallen Sie den Mitarbeiter nicht mit einem Wortschwall und ausführlichen Erklärungen. Ein einziger Satz sollte zu Anfang von Mitarbeitergesprächen zunächst reichen, wie beispielsweise: „Herr Weinert, heute vereinbaren wir Ihre Ziele für das nächste Quartal“ oder „Frau Kesten, ich muss Ihnen leider die Kündigung aussprechen“.

3. Phase: Zuhören

Ihr Mitarbeiter weiß nun, was Sache ist. Bitte geben Sie ihm jetzt Raum, eventuell selbst erst einmal „Dampf abzulassen“: „Sie können mir doch nicht einfach kündigen!“ „Wieso mein Konfliktverhalten? Ich werde gemobbt!“ Eventuell möchte der Mitarbeiter Ihnen jetzt eigene Vorschläge oder Erklärungen präsentieren, wie beispielsweise: „Ja, ich weiß, meine Zahlen waren im letzten Jahr nicht ausreichend. Aber dafür gibt es gute Gründe ...“

4. Phase: Information / Standpunkt / Entscheidung / Erwartung

Jetzt ist in Mitarbeitergesprächen die Zeit gekommen, zu sagen, was Sie zu sagen haben:

  • Bei Entscheidungen nennen Sie Ihre Gründe.
  • Bei Feedback, Beurteilung oder Kritik benennen Sie konkrete Beispiele und Ihre Einschätzung dazu.
  • Bei Zielvereinbarungen und Delegationen stellen Sie Ihre Erwartungen dar und erklären Sie, in welchem Gesamtzusammenhang der Beitrag des Mitarbeiters zu sehen ist.

5. Phase: Zuhören

Hören Sie sich jetzt gegebenenfalls die Meinung des Mitarbeiters an. Oder stellen Sie durch Gegenfragen fest, ob Ihre Botschaft richtig angekommen ist.

6. Phase: Zur festen Vereinbarung kommen

In dieser Phase des Mitarbeitergesprächs kennen Sie beide - Vorgesetzter und Mitarbeiter - den jeweiligen Standpunkt und können nun im fairen Austausch zum Ziel des Mitarbeitergesprächs kommen:

  • Respektieren Sie bei einer Zielvereinbarung und einer Delegation an dieser Stelle bitte Ihren Mitarbeiter als Experten in der Sache. Lassen Sie es sich sagen, wenn er Ihre Erwartungen für unangemessen hält, von Ihnen bestimmte Unterstützung braucht oder einen anderen Vorschlag zum Arbeitsprozess anbietet.
  • Rechnen Sie bei Feedback, Beurteilung und Kritik mit verletzten Gefühlen und auch mit dem Versuch, Sie umzustimmen. Vielleicht will der Mitarbeiter Ihnen erklären, warum Ihre Kritik nicht berechtigt oder Ihre Beurteilung zu negativ ist. Hören Sie zu, aber lassen Sie sich nicht auf ein Wortgefecht ein. Es darf nicht dabei herauskommen, dass
    ein Ihnen rhetorisch überlegener Mitarbeiter mit Ihnen um Ihre Einschätzung feilscht!
  • Rechnen Sie bei einem Kündigungsgespräch mit einem Wechselbad der Gefühle. Eventuell greift der Mitarbeiter Sie rhetorisch an, weil er die Kündigung für ungerecht hält. Womöglich versinkt er im nächsten Moment in tiefe Trauer, weil die drohende Arbeitslosigkeit ihn und seine Familie ins Unglück stürzt. Versuchen Sie nicht, mit ihm über die Berechtigung Ihrer Entscheidung zu diskutieren. Wecken Sie keine falschen Hoffnungen, dass er durch Argumente noch etwas erreichen kann. Bleiben Sie bei dem, was Sie vorab nach reiflicher Überlegung als beste Lösung im Sinne des Unternehmens erkannt haben.

7. Phase: Lichtblick am Ende von Mitarbeitergesprächen

  • Besiegeln Sie eine Zielvereinbarung oder eine Delegation mit partnerschaftlichem Handschlag. Bedanken Sie sich für die Bereitschaft, sich engagiert einzusetzen.
  • Beenden Sie vorwiegend erfreuliche Feedback- und  Beurteilungsgespräche ebenso.
  • Ermutigen Sie nach kritischem Feedback, enttäuschender Beurteilung oder Kritik durch einen positiven Abschluss: „Da doch alles andere so gut läuft, werden Sie dieses kleine Problem auch noch in den Griff bekommen!“
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