Projektlebenszyklus: Zielgerichtet durch alle Projektphasen

Projektphase 1: Projektauftrag formulieren

Projekte beginnen meist mit einer Idee. Oft möchten sich die Initiatoren allerdings nicht so genau festlegen. Daher laufen viele Aktionen mit vagen Zielen.

Der Irrglaube lautet: Unklare Ziele machen flexibel. Stattdessen ist das Projekt blockiert und endet im Streit.

Stellen Sie daher sicher, dass Auftraggeber und Projektbeteiligte die gleichen Vorstellungen haben. Sie können Missverständnisse leichter ausschließen, wenn Sie die angestrebten Ziele schriftlich in einem Projektauftrag festhalten.

Dieser Projektauftrag wird sowohl von den Auftraggebern als auch vom Projektleiter abgezeichnet.

Der Projektauftrag ist das Bindeglied zwischen Auftraggeber und Projektteam. Unklarheiten müssen Sie mit dem Auftraggeber vor Beginn klären. Denn: Solange das Ziel nicht feststeht, ist jeder Weg der richtige.

Projektphase 2: Behalten Sie die Risiken im Auge

Die meisten Pläne werden früher oder später von der Realität eingeholt. Daher lautet die oberste Planungsregel: vom Groben zum Detail.

Schnüren Sie zunächst Arbeitspakete in Anlehnung an die Meilensteine aus dem Projektauftrag. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest, damit Sie für jedes Arbeitspaket einen Ansprechpartner haben.

Ein Lastenheft hält die Erwartungen fest, die das Team an die einzelnen Arbeitsschritte stellt. Klären Sie außerdem die Schnittstellen zwischen 2 Arbeitspaketen:

• Welche Informationen oder Ergebnisse müssen vorliegen, um den nächsten Schritt zu beginnen?
• Wie gelangen diese Ergebnisse zu den beteiligten Verantwortlichen?

Irgendetwas Unvorhergesehenes passiert immer. Planen Sie daher Risiken von Anfang an ein:

• Was könnte den Fortgang behindern?
• Welche Störungen können im Vorfeld entschärft werden?
• Welche Unwägbarkeiten sind unvermeidlich?

Diese Risikoanalyse schlägt sich auch in Ihrer Zeitplanung nieder: Planen Sie daher am besten einen Zeitpuffer von mindestens 30 % ein.

Projektphase 3: Realisierung kontinuierlich kontrollieren

Realisierung ist mehr als das Abarbeiten von Aufgabenpaketen. Sie müssen gleichzeitig den Projektfortschritt kontinuierlich überprüfen. Vergleichen Sie regelmäßig den aktuellen Verlauf mit den festgelegten Meilensteinen.

Es gibt kaum ein Projekt, das ohne Abweichungen umgesetzt wird. Allerdings müssen Sie dann auch schnell eine Entscheidung mit den Verantwortlichen herbeiführen, wie sich diese Änderungen auswirken.

Die Realisierung eines Projektes endet erst mit der Abnahme des Auftraggebers. An diese Stelle schützt Sie der anfangs abgeschlossene Projektauftrag vor unangenehmen Überraschungen.

Sollte der Auftraggeber in der Zwischenzeit neue Ideen haben, setzen Sie diese gern um – in einem Folgeprojekt. Ihr aktuelles Ziel aber haben Sie nachweislich erreicht.

Projektphase 4: Sichern Sie Know-how

In der Regel werden nicht dieselben Personen im nächsten Projekt zusammenarbeiten. Damit Sie trotzdem in einer kommenden vergleichbaren Situation auf fundierte Erfahrungen zurückgreifen können, halten Sie das Know-how aller Mitarbeiter in einem Projektbericht fest.

Geben Sie außerdem allen Beteiligten die Möglichkeit zu einer Manöverkritik:

• An welcher Stelle traten unvorhergesehene Hindernisse auf?
• Welche Arbeitsschritte wurden unter- oder auch überschätzt?
• War der Informationsfluss ausreichend und aktuell?
• Was werden Sie beim nächsten Mal anders machen?