Die Aufbewahrungsfristen müssen Sie einhalten, um lückenlose Prüfungen von Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern zu sichern. Können Sie wichtige Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht mehr vorlegen, dürfen die Prüfer in vielen Fällen zu zahlende Steuern bzw. Beiträge schätzen. Diese Schätzung fällt in den allermeisten Fällen weit ungünstiger aus als Ihre tatsächliche Zahlungspflicht.
So dürfen die Prüfer z. B. geringfügig beschäftigte 400-€-Kräfte als versicherungspflichtig einstufen, wenn Sie den Beweis für deren Versicherungsfreiheit nicht (mehr) erbringen können.
Andererseits sollten Sie die Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, nicht länger aufbewahren als unbedingt erforderlich. Schließlich kommen in jedem Jahr wieder viele neue Dokumente hinzu, und Berge von Dateien oder Papier erleichtern Ihre Arbeit nicht gerade.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten
Grundsätzlich müssen Sie sich im Hinblick auf die Unterlagen, die für Ihre Entgeltabrechnung entscheidend sind, an folgende Fristen halten:
1. Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (das heißt: Aufbewahrung bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt bzw. den Zeitpunkt, in dem die Unterlagen entstanden sind) gilt für
- das Lohnkonto und die entsprechenden Belege,
- Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind,
- sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind (z. B. Kassenstreifen, Preisverzeichnisse).
2. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für
- Lohnkonten, die Ihr Unternehmen mit den Geschäftsbüchern aufbewahren muss,
- Arbeitsunterlagen und sonstige Organisationsunterlagen (Kontenpläne, Kontierungsunterlagen),
- Aufzeichnungs- und Buchungsbelege (z. B. die Lohn- und Gehaltsbuchführung, Aufzeichnungen von Umsatz- und Vorsteuer).
Bei einem bereits anhängigen (also in Gang gesetzten) oder zu erwartenden Verfahren dürfen Sie auch die Unterlagen nicht vernichten, deren Aufbewahrungsfrist eigentlich abgelaufen wäre. Der Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann sich auch durch eine Betriebsprüfung verschieben.
