Damit die Erstattung steuerund sozialversicherungsfrei bleibt, müssen Sie sich an den vorgegebenen Pauschalen orientieren.
Lohnsteuer: Was Sie ersetzen dürfen
Die Pauschbeträge für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen nach R 9.6 LstR finden Sie in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Einkommensteuergesetz (EStG). Danach dürfen Sie Mitarbeitern die durch eine Auswärtstätigkeit (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit) bedingten Verpflegungsaufwendungen in der folgenden Höhe ersetzen:
- 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
- 12 € bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden
- 6 € bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden
Ist ein Mitarbeiter an einem Tag mehrfach auswärts tätig, rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen. Lassen Sie keine Abweichungen gelten. Bei der Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen müssen Sie sich immer nach den einschlägigen Pauschalen richten – gleichgültig, ob der Mitarbeiter diese Beträge tatsächlich ausschöpft oder ob ihm gar an einem teuren Einsatzort höhere Kosten entstehen (so auch das Landessozialgericht (LSG) Brandenburg in einem Urteil vom 21.4.2004, AZ: L 2 RJ 196/01). Selbst wenn der Mitarbeiter durch Einzelnachweis höhere Kosten belegt, dürfen Sie ihm nur die Pauschalen ersetzen. Es steht Ihnen natürlich frei, mehr zu zahlen. Für diese Mehrbeträge müssen jedoch Sie und der Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Der Arbeitnehmer muss die Überzahlung außerdem als Arbeitslohn versteuern.
Wichtig: Auch hier gilt, dass der Mitarbeiter auf die Erstattung vollständig verzichten und seine Ausgaben in seiner Einkommensteuererklärung in Höhe der Pauschalbeträge als Werbungskosten ansetzen kann. Machen Sie die Beschäftigten auf diese Möglichkeit aufmerksam!
Lohnsteuer: Konkurrenzregelung - Welcher Wert wann gilt
Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter für einen Tag gleichzeitig Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung (ein Mitarbeiter verfügt über einen Familienwohnsitz und beruflich bedingt über einen 2. Wohnsitz am weiter entfernten Beschäftigungsort) und im Rahmen einer Auswärtstätigkeit geltend machen kann. Die Verpflegungsmehraufwendungen, die Sie einem Mitarbeiter im Rahmen der doppelten Haushaltsführung steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen dürfen, entsprechen der Höhe nach denen im Rahmen der Auswärtstätigkeit. Es kann aber vorkommen, dass die Pauschale für die doppelte Haushaltsführung höher ausfällt, da Sie hier von der Abwesenheit vom Familienwohnsitz ausgehen. Daher kann es zu einer längeren Abwesenheit kommen. Nach R 9.6 Abs. 2 LstR gehen Sie dann von der höheren Pauschale aus.
Beispiel: Ein Mitarbeiter macht doppelte Haushaltsführung geltend und muss außerdem an einem Tag auf eine 10-stündige Dienstreise. Die Verpflegungspauschale, die Sie ihm im Rahmen der doppelten Haushaltsführung erstatten können, beträgt 24 €, da er – wie an jedem Arbeitstag - 24 Stunden vom Familienwohnsitz abwesend ist. Die Pauschale, die er auf Grund der Dienstreise geltend machen könnte, beträgt nur 6 €. Sie erstatten ihm daher die Pauschale, auf die er im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Anspruch hat.
Lohnsteuer: Achten Sie auf die 3-Monats-Frist
Der steuer- und sozialversicherungsfreie Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen ist nur in den ersten 3 Monaten der Auswärtstätigkeit möglich (das gilt auch bei der doppelten Haushaltsführung, was kürzlich vom Finanzgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 8.5.2007, AZ: 4 K 230/06, als verfassungsmäßig bestätigt wurde). Unterbrechungen führen nur dann zu einem Neubeginn der 3-Monats-Frist, wenn sie mindesten 4 Wochen angedauert haben. Krankheits- und urlaubsbedingte Unterbrechungen haben überhaupt keinen Einfluss.
