Sie sind verpflichtet, die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln. Seit 2013 ist außerdem die authentifizierte elektronische Übermittlung vorgeschrieben. Hierfür benötigen Sie ein Zertifikat. Dieses erhalten Sie nach kostenloser Registrierung unter www.elsteronline/eportal/. Die Registrierung kann allerdings bis zu 2 Wochen dauern. Wenn Sie bereits Lohnsteuerbescheinigungen mit elektronischem Zertifikat übermittelt haben, benötigen Sie für die laufenden Lohnsteueranmeldungen kein neues Zertifikat.
In welchen Abständen Sie 2018 eine Lohnsteueranmeldung abgeben müssen, richtet sich nach der Summe der Lohnsteuer in Ihrem Betrieb.
Jährliche Lohnsteuer - Wie oft Sie die Anmeldung abgeben müssen
- Die Lohnsteuer betrug im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt mehr als 5.000 €. - Sie müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendermonats melden, also 12 x im Jahr.
- Die Lohnsteuer betrug im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt mehr als 1.080 €, aber nicht mehr als 5.000 €. - Sie müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Kalendervierteljahres melden, also 4 x pro Jahr.
- Die Lohnsteuer betrug im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt nicht mehr als 1.080 €. - Sie müssen spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines Kalenderjahres melden, also 1 x pro Jahr.
Achtung: Trifft Ihre Anmeldung nicht rechtzeitig ein, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag von 10 % der zu anmeldenden Summe erheben. Nach erfolgreichem Senden der Lohnsteueranmeldung drucken Sie das Übertragungsprotokoll aus und nehmen es als Beleg zum Lohnkonto.
Vergessen Sie die Lohnsteuer selbst nicht
Zeitgleich zur Anmeldung haben Sie die einbehaltene Lohnsteuer in einem Betrag an das Betriebsstättenfinanzamt zu entrichten.
Die Abführung der Lohnsteuer in mehreren Teilbeträgen ist ohne Genehmigung des Finanzamts nicht zulässig. Die Zahlung gilt als entrichtet (§ 224 Abgabenordnung (AO)):
- bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln am Tag des Eingangs
- bei Hingabe oder Übersendung von Schecks 3 Tage nach dem Tag des Eingangs beim Finanzamt
- bei Überweisung oder Einzahlung auf ein Konto der Finanzbehörde und bei Einzahlung mit Zahlschein oder Postanweisung an dem Tag, an dem der Betrag auf dem Konto der Finanzbehörde gutgeschrieben wird
- bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung am Fälligkeitstag, unabhängig vom Tag der Lastschrift
Das müssen Sie bei jeder Lohnsteueranmeldung besonders beachten
Pauschale und die reguläre Steuer trennen
Tragen Sie die Summe der einzubehaltenden Steuerabzugsbeträge (§§ 39b bis 39d Einkommensteuergesetz (EStG)) in Zeile 17 ein. Die Summe der mit festen oder besonderen Pauschsteuersätzen erhobenen Lohnsteuer (§§ 37a, 40 bis 40b EStG) tragen Sie in Zeile 18 ein. Nicht einzubeziehen ist die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abzuführende 2%ige Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 und § 8a SGB IV). In Zeile 19 tragen Sie gesondert die pauschale Lohnsteuer nach § 37b EStG ein.
Daten auf dem Zahlungsabschnitt richtig eintragen
Auf dem Zahlungsabschnitt dürfen Sie die Steuernummer Ihres Unternehmens, den Zeitraum, in dem die Beträge einbehalten worden sind, und je gesondert den Gesamtbetrag der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer nicht vergessen. Sie können diese Angaben auch durch Ihre Bank oder Sparkasse eintragen lassen.
Minuszeichen, wenn Sie mehr Lohnsteuer erstatten
Sollten Sie mehr Lohnsteuer erstatten, als Sie einbehalten müssen (z. B. wegen einer Neuberechnung der Lohnsteuer für bereits abgelaufene Lohnzahlungszeiträume desselben Kalenderjahres), kennzeichnen Sie den Betrag mit einem deutlichen Minuszeichen.
Achtung: Nach erfolgreichem Senden der Lohnsteueranmeldung drucken Sie das Übertragungsprotokoll aus und nehmen es als Beleg zum Lohnkonto.
