Das Thema „Sachbezüge“ ist ein Dauerthema bei den Betriebsprüfungen. Denn immer wieder berufen sich Betriebsprüfer auf ein Urteil des Finanzgericht München (Az. 8 K 3212/07) nachdem Gutscheine recht schnell zum steuer- und abgabenpflichtigen Lohnbestandteil werden können. Hintergrund:
Geben Sie Warengutscheine an Ihre Mitarbeiter aus, die diese bei Dritten einlösen können, können diese entweder ein bis zur Grenze von 44 Euro steuer- und abgabenfreier Sachbezug sein – oder ein steuer- und abgabenpflichtiger Barlohn. Es kommt entscheidend darauf an, dass Sie – zum Beispiel bei den beliebten Benzingutscheinen – alles richtig machen.
Betreibsprüfung: So bleibt der Gutschein ein Sachbezug!
Damit Benzin- oder andere Gutscheine, die Sie an Ihre Mitarbeiter ausgeben, steuerfrei bleiben, müssen sie ein Sachbezug sein. Ein Sachbezug wiederum ist ein Gutschein nur dann, wenn er alle folgenden Voraussetzungen erfüllt:
1. Er muss eine ganz bestimmte Sache, darf aber keinen Geldbetrag nennen (z. B. 20 l Super-Benzin). Achtung: Es dürfen auch keine Geldbeträge in fremden Währungen darauf vermerkt sein.
2. Sie müssen den Gutschein bei einem bestimmten Unternehmen, das auf dem Gutschein genau bezeichnet ist, erwerben. Sie als Arbeitgeber (und nicht der Mitarbeiter) müssen also Vertragspartner des Unternehmens sein, das den Gutschein ausgibt und einlöst.
3. Der Wert des Sachbezugs darf die Grenze von 44 € pro Mitarbeiter und Monat nicht überschreiten.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist der Gutschein lohnsteuerfrei. Das gilt unabhängig davon, ob
- Ihre Mitarbeiter den Gutschein zusätzlich zu ihrem monatlichen Entgelt erhalten oder
- ob sie Benzingutscheine durch Entgeltumwandlung finanzieren (ein Teil des von Ihnen geschuldeten Entgelts also in den Sachbezug „Benzingutschein“ umgewandelt wird).
Betriebsprüfung: Und wo lauert die Falle, auf die die Betriebsprüfer so gerne schauen?
Möchten Sie einen Teil des Entgelts eines Mitarbeiters in einen steuerfreien Sachbezug umwandeln, müssen Sie dies ausdrücklich im Arbeitsvertrag erwähnen. Bezeichnen Sie dabei den Sachbezug und die Höhe des Entgelts, auf die der Mitarbeiter verzichtet. Tun Sie dies nicht, liegt kein steuerfreier Sachbezug vor. Vielmehr ergibt sich dann nur ein verkürzter Zahlungsweg für das Entgelt. Das gilt es zu vermeiden – und schon sind Sie auf Nummer Sicher.
