Sie will wissen, welche Möglichkeiten sie hier hat. Ich denke, die Antwort ist auch für Sie interessant:
Sozialversicherung: Die einfachste Möglichkeit - Verrechnung
Am einfachsten bekommen Sie zu viel gezahlte Beiträge zurück, indem Sie sie mit den bei der laufenden Entgeltabrechnung fälligen Beiträgen verrechnen. Den Arbeitnehmeranteil zahlen Sie dann an Ihren Mitarbeiter aus. Die Verrechnung ist unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
- Haben Sie Beiträge für einen Mitarbeiter insgesamt zu Unrecht abgeführt, darf der Beginn dieser Zahlungen höchstens 6 Monate zurückliegen. Der Mitarbeiter muss außerdem schriftlich erklären, dass kein Bescheid über eine Forderung eines Versicherungsträgers vorliegt und dass ihm seit Beginn des Verrechnungszeitraums keine Leistungen (z.B. der Krankenkasse) gewährt wurden. Diese Erklärung nehmen Sie zu den Lohnunterlagen.
- Haben Sie für einen Mitarbeiter lediglich zu viel Beiträge abgeführt, darf der Beginn dieser Überzahlungen höchstens 24 Kalendermonate zurückliegen.
- Für den Erstattungszeitraum oder Teile davon darf keine Prüfung in Ihrem Unternehmen stattgefunden haben.
Beachten Sie: Eine für den Verrechnungszeitraum bereits abgegebene Meldung müssen Sie stornieren und gegebenenfalls eine neue Meldung erstatten. Alle Berichtigungen und Stornierungen im Zusammenhang mit der Verrechnung müssen Sie in den Lohnunterlagen so vermerken, dass sie prüffähig sind.
Sozialversicherung: Beitragserstattung, wenn die Verrechnung nicht möglich ist
Ist eine Verrechnung nicht möglich (z.B. weil der maßgebliche Zeitraum zu weit zurückliegt oder der Mitarbeiter Leistungen in Anspruch genommen hat), werden Ihnen die Beiträge auf Antrag erstattet. Den Erstattungsantrag, den Sie und Ihr Mitarbeiter unterschreiben müssen, reichen Sie bei der Einzugsstelle ein, an die Sie die Beiträge abgeführt haben. Die Erstattung kann in Form einer Gutschrift auf dem Beitragskonto erfolgen. Auch die Arbeitnehmeranteile können an Sie mit ausgezahlt werden. Den entsprechenden Betrag reichen Sie dann an Ihren Mitarbeiter weiter. Fällige Beiträge dürfen Sie jedoch nicht in Erwartung einer Beitragserstattung zurückhalten.
Sozialversicherung: Freiwillige Beiträge zur Rentenversicherung möglich
Beachten Sie: Wenn ein an sich versicherungsfreier Mitarbeiter Leistungen – etwa der Krankenkasse – in Anspruch genommen hat, bevor Sie den Fehler bemerken, bekommen Sie die Krankenversicherungsbeiträge nicht zurück, wohl aber die Beiträge zur Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Auf die Erstattung der Rentenversicherungsbeiträge kann der Mitarbeiter verzichten. Diese gelten dann als freiwillige Beiträge.
