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4 Schritte zu mehr Ordnung im Büro

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Von Astrid Engel,

So nutzen Sie das "Sommerloch": Wenn Sie sich jetzt nicht ebenfalls etwas Erholung gönnen mögen, können Sie diese Zeit wenigstens nutzen, um mehr Ordnung und Struktur in Ihr Büro zu bringen. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen:

In vielen Büros wird es in den Sommermonaten etwas ruhiger, weil Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner im Urlaub sind.

Wenn Sie sich jetzt nicht ebenfalls etwas Erholung gönnen mögen, können Sie diese Zeit wenigstens nutzen, um mehr Ordnung und Struktur in Ihr Büro zu bringen. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen:

1. Mehr Platz im Büro nach dem 80-%-Prinzip

Das heißt: Sorgen Sie dafür, dass alle Aufbewahrungsorte in Ihrem Büro nur zu maximal 80 % gefüllt sind. Das gilt für alle Schränke, Regale, Ordner, Mappen, Schubladen, Stifthalter usw.

Damit haben Sie erstens nicht mehr das Gefühl, dass Ihr Büro aus allen Nähten platzt, zweitens mehr Überblick und drittens noch Platz für die weitere Ablage. Je größer der von Ihnen geschaffene freie Platz ist, desto besser.

 

2. Funktionieren Ihre Ordnungssysteme noch?

Hat sich Ihre Methode für die Büro-Ordnung in der Vergangenheit als praktikabel erwiesen? Wenn nicht, schaffen Sie eine Alternative, die für Sie praktikabler und zeitsparender ist.

Beispiele: Platzieren Sie Ablagen, die Sie häufig benutzen und die bisher zu weit entfernt waren, näher im Umfeld Ihres Schreibtischs. Ersetzen Sie zu kleine Ordner und Hängemappen durch größere, weil Sie jetzt schon absehen können, dass sie in kurzer Zeit wieder aus allen Nähten platzen werden. Finden Sie treffendere Ablagebegriffe usw.

3. Sortieren Sie mit dem 3-Monats-Trick

Kleben Sie auf alle Ihre Ablagen, Ordner, Hängemappen, Akten usw. einen Post-it-Streifen. Sobald Sie den betreffenden Ablagebehälter zum ersten Mal benutzen, entfernen Sie den Streifen und notieren sich den Namen der entsprechenden Ablage und das Datum des Zugriffs.

Alle Ablagebehälter, die Sie innerhalb von 3 Monaten nicht benutzen, lagern Sie dann an schlechter erreichbaren Orten in Ihrem Büro oder gleich außerhalb.

Bei allen Behältern, die Sie innerhalb eines Jahres nicht angefasst haben, prüfen Sie, ob Sie den Inhalt nicht sogar wegwerfen können. Wenn nicht, bringen Sie diese Ablage ins Archiv.

4. Schaffen Sie Ordnung auf Ihrer Festplatte

Säubern Sie Ihre Festplatte von Dateien, die Sie nicht mehr brauchen. So gehen Sie vor:

  • Drücken Sie die Tasten "Windows" und "F".
  • Gehen Sie auf "Erweiterte Suche".
  • Wählen Sie in der Maske den Speicherort aus, den Sie durchsuchen wollen, und klicken Sie auch das Kästchen "Nicht indizierte, versteckte und Systemdateien einbeziehen" an.
  • Geben Sie ein Datum ein, z. B. 31.12.2008, und suchen Sie nach allen Dateien, die vor diesem Zeitpunkt zuletzt geändert wurden.
  • Geben Sie im Feld "Größe" z. B. 1 MB ein. Dann sucht Ihr Computer nur die großen Dateien.
  • Jetzt können Sie wählen, welche dieser alten Dateien Sie entfernen möchten.
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