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Dürfen Sie Kaffee trinken oder Kleinigkeiten erledigen, während Sie geschäftlich telefonieren?

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Von Astrid Engel,

Schnurlostelefon, Freisprecheinrichtung, Headset - die moderne Technik macht es möglich, beim Telefonieren nebenbei noch andere Dinge bequem zu erledigen. Das ist praktisch. Höflich ist es nicht, besonders wenn Sie geschäftlich telefonieren. Und zwar aus folgenden Gründen nicht:

Schnurlostelefon, Freisprecheinrichtung, Headset - die moderne Technik macht es möglich, beim Telefonieren nebenbei noch andere Dinge bequem zu erledigen. Das ist praktisch. Höflich ist es nicht, besonders wenn Sie geschäftlich telefonieren. Und zwar aus folgenden Gründen nicht:

Ihr Gesprächspartner spürt, dass Sie nicht voll bei der Sache sind, während Sie mit ihm geschäftlich telefonieren

Ob Sie herumlaufen, nebenher in die Tasten Ihres PC tippen oder nur einen Schluck Kaffee trinken: Der Anrufer hört es. Er registriert, dass Sie ihm nicht Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, und fühlt sich dadurch möglicherweise nicht genügend wertgeschätzt.

Die akustische Verständlichkeit leidet, wenn Sie geschäftlich telefonieren und nebenbei hantieren.

Wenn Sie den Hörer zwischen Schulter und Kinn klemmen und nebenbei in Ihren Schränken nach Akten suchen, kommt nicht nur Ihre Stimme beim Anrufer undeutlich und verzerrt an. Er hört auch Ihre Schritte, das Klappen der Türen und das Rascheln des Papiers. Nutzen Sie ein Headset, während Sie geschäftlich telefonieren? Dann kommt zwar in der Regel Ihre Stimme klar und deutlich an, weil das Mikrofon Ihren Bewegungen folgt und Ihre Körperhaltung locker bleibt. Trotzdem hört der Anrufer das Klappern der Tastatur, das Blättern in Unterlagen, Ihr Schlucken, wenn Sie trinken. Auch dass Sie die Freisprechanlage eingestellt haben, kann der Anrufer am unangenehmen Hall hören.

Volle Konzentration auf den Anrufer, während Sie geschäftlich telefonieren

Sie sollten deshalb alle unnötigen Nebentätigkeiten vermeiden und sich ausschließlich aufs Telefonieren konzentrieren. Während Sie geschäftlich telefonieren, sind nur Nebentätigkeiten erlaubt, die unmittelbar mit dem Anruf zu tun haben. Dann liegen sie im Interesse des Anrufers, z. B. das Herbeiholen von Unterlagen, das Mitschreiben oder das Aufrufen eines Computerprogramms.
Aber auch dann ist ganz wichtig, dass Sie dem Anrufer diese Nebentätigkeiten erläutern und damit erst gar nicht den Verdacht aufkommen lassen, Sie seien nur halb bei der Sache:
"Moment, ich schreibe gleich einmal mit."
Dauert eine Nebentätigkeit länger, ist es oft besser, einen Rückruf anzubieten:
"Darf ich Sie in circa einer halben Stunde zurückrufen? Ich möchte zuerst in die Unterlagen schauen, dann kann ich Ihnen besser weiterhelfen."

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