Gesellschafterversammlung: Mit einem Protokoll sorgen Sie optimal für Rechtssicherheit
In den nächsten Wochen stehen in den meisten GmbHs Gesellschafterversammlungen an. Stets widerkehrender Streitpunkt unter Gesellschaftern ist die Frage, ob die Beschlüsse protokolliert werden müssen.
Gesetzlich vorgeschrieben ist die Protokollierung von Gesellschafterbeschlüssen lediglich für die Einmann-GmbH. Hier müssen Sie ein Protokoll mit folgendem Inhalt anlegen: alle Gesellschafterbeschlüsse, Ort und Datum der Beschlussfassung sowie Unterschrift des Alleingesellschafters.
In allen anderen Fällen sind die Beschlüsse der Gesellschafter noch nicht mal dann zu protokollieren, wenn sie notariell zu beurkunden sind (z. B. bei einer Änderung der GmbH-Satzung). Dennoch empfiehlt es sich dringend, nicht auf ein Protokoll zu verzichten.
Auch dann, wenn Sie das Protokoll freiwillig führen: Begnügen Sie sich auch nicht mit einem Kurzprotokoll.
Das reicht allenfalls dann aus, wenn die Gesellschafter in bestem Einvernehmen handeln. Bestehen dagegen Meinungsverschiedenheiten, sind Konflikte absehbar oder sind die Gesellschafter bereits zerstritten, sollten Sie (mindestens) ein ausführliches Protokoll, im Zweifel sogar ein Wortprotokoll führen. Das kann wichtig werden, wenn Beschlüsse angefochten werden und es im Rechtsstreit vor Gericht darum geht, Diskussionsverläufe und Versammlungsverläufe zu dokumentieren.
Praxis-Tipp: Die Protokolle sollten am besten in einem Protokollbuch in den Räumen der GmbH und in Kopie bei einem Berater der GmbH (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater) aufbewahrt werden.
