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Ist Ihr Büro fit für den Weihnachtsurlaub?

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Von Astrid Engel,

Freuen Sie sich auch schon so auf Ihren Weihnachtsurlaub? Schließlich ist der Weihnachtsurlaub für viele Selbstständige die einzige Zeit im Jahr, in der sie sich Erholung von ihrem Alltagsstress gönnen und neue Energie tanken.

Freuen Sie sich auch schon so auf Ihren Weihnachtsurlaub? Schließlich ist der Weihnachtsurlaub für viele Selbstständige die einzige Zeit im Jahr, in der sie sich Erholung von ihrem Alltagsstress gönnen und neue Energie tanken.

Bereiten Sie Ihre Abwesenheit unbedingt sorgfältig vor - besonders, wenn Sie sich etwas länger frei nehmen als nur zwischen Weihnachten und Neujahr. Achten Sie darauf, dass Sie keine Frist versäumen und vielleicht Säumniszuschläge oder Bußgeld zahlen müssen. Oder Ihnen ein Auftrag entgeht, weil ein Kunde von Ihnen lange nichts hört.

Mit der folgenden Checkliste prüfen Sie, ob Sie die wichtigsten Regelungen für Ihre Abwesenheit bereits getroffen haben. So können Sie ruhigen Gewissens in den Weihnachtsurlaub fahren.

Checkliste: So bereiten Sie Ihren Weihnachtsurlaub optimal vor

Vor dem Weihnachtsurlaub:

Ankündigung

Informieren Sie Kunden, Mitarbeiter und Dienstleister, in welchem Zeitraum genau Sie im Weihnachtsurlaub sind. Die können dann wichtige Angelegenheiten vorher mit Ihnen besprechen.

Tipp: Legen Sie eine Signatur für Ihre E-Mails an, in der Sie auf Ihre Abwesenheit hinweisen. Die Signatur erscheint automatisch in jeder verschickten E-Mail.

Termine

Schauen Sie rechtzeitig vor Ihrem Weihnachtsurlaub Ihren Terminkalender durch:

  • Was müssen/können Sie noch vor dem Weihnachtsurlaub erledigen?
  • Müssen Sie Termine absagen oder verschieben?

Fristen

Verpassen Sie auch im Weihnachtsurlaub keine Frist, zum Beispiel

  • Umsatzsteuervoranmeldungen/Lohnsteueranmeldungen
  • Aufträge, die noch zu erledigen sind
  • Angebote von Dienstleistern/Lieferanten, die Sie noch nicht beantwortet haben.

Beantragen Sie Fristverlängerungen oder lassen Sie alles von einem Vertreter erledigen.

Zahlungen

Prüfen Sie, welche Rechnungen während Ihres Weihnachtsurlaubs fällig werden.

Für wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Gehaltszahlungen können Sie einen Dauerauftrag einrichten.

Für regelmäßige Zahlungen in unterschiedlicher Höhe können Sie eine Einzugsermächtigung erteilten, etwa für die Telefonrechnung oder Steuervorauszahlungen.

Notfall-Ordner

Stellen Sie einen Ordner zusammen, in dem Sie Anweisungen für den Fall hinterlegen, dass Ihnen etwas zustößt. Den Ordner deponieren Sie am besten bei Ihrem Vertreter, einem Familienmitglied oder Ihrem Anwalt/Steuerberater. Darin sollten enthalten sein:

  • eine Übersicht mit den wichtigsten Maßnahmen, die im Notfall geschäftlich und privat getroffen werden müssen
  • eine Liste der Vollmachten, die Sie erteilt haben
  • Kopien von Versicherungspolicen
  • Kopien wichtiger Bankunterlagen
  • Kopien wichtiger Verträge

Listen Sie jeweils auf, wo sich die Originale befinden.

Vertreter

Suchen Sie einen Vertreter, der während Ihres Weihnachtsurlaubs Post, E-Mails und Faxe kontrolliert und wichtige Dinge für Sie erledigen kann. Stellen Sie ihm eine Vollmacht aus! Weisen Sie ihn ein und geben Sie ihm die nötigen Dokumente, Schlüssel und Passwörter.

Während des Weihnachtsurlaubs:

E-Mail

Legen Sie eine automatische Antwort an, die jeder erhält, der Ihnen eine E-Mail schickt. Teilen Sie mit, in welchem Zeitraum Sie im Weihnachtsurlaub sind. Leiten Sie die E-Mails

  • an eine Adresse weiter, die Sie auch unterwegs abrufen können, oder
  • beauftragen Sie einen Vertreter, die E-Mails zu kontrollieren.

Alternative: Nennen Sie die Kontaktdaten zu Ihrem Vertreter.

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Post und Faxnachrichten

Lassen Sie Ihren Vertreter Ihre Post und Faxe durchsehen, damit keine wichtigen Schreiben unbeantwortet bleiben und Sie keine Fristen verpassen, die mit dem Zugang von Schreiben beginnen (Steuerbescheide). Tipp: Wenn Sie länger als 14 Tage unterwegs sind, können Sie Ihre Post innerhalb Deutschlands an eine andere Adresse senden lassen, etwa an Ihre Urlaubs-Anschrift oder zu Ihrem Vertreter.

Anrufe

Wichtige Anrufe sollten Sie nicht lange unbeantwortet lassen. So können Sie erreichbar bleiben:

  • Richten Sie eine Rufumleitung auf Ihr Handy (Achtung: Wenn Sie Ihren Weihnachtsurlaub im Ausland verbringen, kann das teuer werden) oder Ihren Vertreter ein.
  • Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter eine Abwesenheitsnachricht. Wenn Ihnen das zu gefährlich ist - Diebe könnten das als Einladung verstehen -, hören Sie den Anrufbeantworter aus dem Weihnachtsurlaub ab oder lassen Sie ihn von Ihrem Vertreter abhören.

Nach der Rückkehr aus dem Weihnachtsurlaub:

Zurückmelden

Informieren Sie alle wichtigen Personen darüber, dass Sie aus dem Weihnachtsurlaub zurückgekehrt sind und wieder arbeiten. Am einfachsten geht das per E-Mail.

Tipp: Nutzen Sie Mitteilungen an Ihre Kunden am besten gleich für eine Werbebotschaft: "Mein besonderes Neujahrs-Angebot für Sie ..."

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