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Menschlicher Kontakt gut und schön – aber bitte nicht so

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Von Midia Nuri,

Gerade Existenzgründer, die es im Umgang mit ihrem Finanzamt besonders gut machen wollen, reichen oft zuviel beim Finanzamt ein oder kommen dem Finanzbeamten an der falschen Stelle entgegen. Vorsicht Falle.

 

Falle 1: Alle Belege einreichen

Viel hilft viel – nach diesem Grundsatz scheinen gerade Existenzgründer oft zu verfahren. Und reichen zusammen mit den Einkommensteuerformularen akkurat geordnet alle Belege gleich mit ein. Heißt es nicht auch: Keine Buchung ohne Beleg?

Doch deshalb sofort alle Unterlagen mit einzureichen ist aus 2 Gründen ein Fehler:

  1. Sie bereiten dem Sachbearbeiter zusätzliche Arbeit: Statt einer schmalen Mappe mit den nötigen Formularen hat er einen Stapel von Papieren oder einen ganzen Ordner auf dem Schreibtisch, durch den er sich durchwühlen muss. Das könnte Unmut erzeugen.
  2. Der Finanzbeamte könnte auf den Gedanken kommen, sich die Belege genau durchzuschauen. Die Folge: Ein Haar in der Suppe findet garantiert jeder Beamte, selbst wenn Sie Ihre Unterlagen tadellos geführt haben. Zumindest werden Sie mit unangenehmen und lästigen Nachfragen rechnen müssen.

So machen Sie richtig

  • Reichen Sie bei Ihren Voranmeldungen und Steuererklärungen nur die gesetzlich geforderten Formulare und Unterlagen ein.
  • Halten Sie Belege und Aufzeichnungen für den Fall der Nachfrage gut geordnet bereit.
  • Nur in Ausnahmefällen sollten Sie von sich aus zusätzliche Unterlagen ans Finanzamt schicken. Etwa, wenn Sie wahrscheinlichen Nachfragen direkt vorbeugen wollen, beispielsweise weil Sie eine große Investition getätigt, gleichzeitig weniger Einnahmen und dadurch bei einer Umsatzsteuer-Voranmeldung einen Vorsteuer-Erstattungsbetrag zu verzeichnen haben. Dann kann es sinnvoll sein, Kaufbelege (in Kopie) ans Finanzamt zu senden, um einer Nachfrage vorzubeugen.

Falle 2: Entgegenkommen an der falschen Stelle

Es wird sicher mal vorkommen, dass Ihr Sachbearbeiter aus dem Finanzamt mit einer Nachfrage bei Ihnen anruft. Natürlich sollten Sie dann freundlich und zuvorkommend sein.

Aber Achtung: Bitte niemals voreilig reagieren!

 

Darum sollten Sie nur mit Bedacht Auskunft geben

Sie könnten in der Hektik und ohne Vorbereitung eine Antwort geben, die anderen Angaben in Ihrer Steuererklärung widerspricht. Damit tun Sie weder sich noch Ihrem Finanzbeamten einen Gefallen.

Was Sie nicht sehen: Der Sachbearbeiter macht eine Aktennotiz über Ihre telefonische Aussage – und schon haben Sie einen schriftlich dokumentierten Widerspruch in Ihren Unterlagen, den Sie womöglich schwer wieder aus der Welt schaffen können.

So machen Sie es richtig

Do:
Machen Sie gegenüber dem Finanzamt grundsätzlich keine Aussagen zur Sache am Telefon.

Don't:
Stattdessen bedanken Sie sich höflich für den Anruf. Und dann

  • notieren Sie sich die Frage entweder und sagen zu, Sie bis zu einem vereinbarten Termin zu beantworten oder
  • bitten Sie Ihren Sachbearbeiter, die Frage kurz schriftlich zu formulieren und an Sie zu schicken.

Dieses Vorgehen hat für Sie gleich 2 Vorteile:

  1. Sie haben mehr Zeit, Ihre Antwort zu überprüfen, und vermeiden die Gefahr, etwas Falsches zu Protokoll zu geben und
  2. da Ihnen das Finanzamt bei solchen Nachfragen auch immer eine Frist zur Antwort einräumt, können Sie in komplizierteren Fällen auch noch gut einen Steuerberater hinzuziehen.

Bleiben Sie akkurat

Natürlich dürfen Sie auch keinesfalls das Finanzamt unterschätzen. Auch diesen Fehler begehen viele Existenzgründer. Mut zur Lücke lohnt sich da ebenso wenig wie bequeme Ausreden.

Falle 3: Unvollständige Unterlagen

Für schludrige oder unvollständige Unterlagen haben Finanzbeamte nämlich überhaupt kein Verständnis.

Fehlen bei Ihrer Jahressteuererklärung einzelne Formulare, wird der Finanzbeamte sich ganz sicher mit einer Nachfrage an Sie wenden. Schließlich darf er Ihre Unterlagen erst bearbeiten, wenn sie vollständig sind. Dann wird er sie sich in einem solchen Fall sicher doppelt genau anschauen.

Das sollten Sie wissen

Klar, auch in den Finanzämtern herrscht akuter Personalmangel. Durchgewunken wird aber nur, was auf den ersten Blick schon ordentlich und schlüssig aussieht. Nur mit solchen Unterlagen haben Sie eine Chance, nicht genauer überprüft zu werden.

So machen Sie es richtig

Überprüfen Sie bei jeder Steuererklärung, ob Ihre Unterlagen vollständig sind.
Achten Sie auch auf ein schlichtes, sauberes äußeres Erscheinungsbild. Das heißt: Ordnen Sie alle Formulare in der richtigen Reihenfolge in einen Schnellhefter ein. Es darf nichts heraushängen oder -fallen.

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