Doch achten Sie dabei unbedingt auf eine Spitzfindigkeit bei den Aufbewahrungsfristen! Für steuerlich relevante Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren. Die Übersicht unten zeigt Ihnen, welche Frist für welche Unterlagen gilt. Die 10- bzw. 6-jährige Frist beginnt am Ende des betreffenden Jahres zu laufen. Beispiel: Für die Unterlagen aus dem Jahr 2000 beginnt die Frist also am 1.1.2001 und endet am 31.12.2010.
Wann die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen offiziell beginnt
Das heißt auf den ersten Blick, dass Sie jetzt im Januar 2011 Unterlagen aus dem Jahr 2000 (und älter) bei 10-jähriger Aufbewahrungsfrist und Unterlagen aus dem Geschäftsjahr 2004 (und älter) bei 6-jähriger Aufbewahrungsfrist entsorgen können. Doch Vorsicht! Der Fiskus gestaltet die Fristen etwas spitzfindiger: Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde (§ 147 AO). Ihren Jahresabschluss 2000 haben Sie mit Sicherheit erst in 2001 fertiggestellt. Das heißt:
Verlängern Sie die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen um ein Jahr
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist für den Abschluss 2000 beginnt erst am 1.1.2002 und endet erst am 31.12.2011. Diese Besonderheit kann dazu führen, dass Sie Unterlagen zu früh vernichten – was im Falle einer Überprüfung zu unangenehmen Auseinandersetzungen führen kann.
Tipp: Um solchen Ärger sicher auszuschließen, verlängern Sie die Aufbewahrungsfrist einfach kurzerhand um ein Jahr. Vernichten Sie also im Januar 2011 die Unterlagen aus den Jahren 1999 (oder älter bei 10-jähriger Frist) und 2003 (oder älter bei 6-jähriger Frist).
Wie lange Sie Ihre Steuerunterlagen aufbewahren müssen
| 10 Jahre | 6 Jahre | |
| Ausgangsrechnungen | x | |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | x | |
| Bankbelege | x | |
| Bankbürgschaften | x | |
| Bestellungen | x | |
| Betriebsprüfungsberichte | x | |
| Bewertungsunterlagen | x | |
| Bewirtungsbelege | x | |
| Briefe | x | |
| Buchungsanweisungen | x | |
| Buchungsbelege | x | x |
| Darlehensunterlagen | ||
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung | x | |
| EDV-Journal | x | |
| Einfuhrunterlagen | x | |
| Eingangsrechnungen | x | |
| Einheitswertbescheide | x | |
| Eröffnungsbilanz | x | |
| Exportunterlagen | x | |
| Fahrtenbücher | x | |
| Fahrtkostenerstattungsbelege | x | |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | x | |
| Finanzberichte | x | |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | x | |
| Gehaltskonten | x | |
| Geschäftsberichte | x | |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) | x | |
| Grundbuchauszüge | x | |
| Gutschriften | x | |
| Handelsbilanz | x | |
| Handelsbücher | x | |
| Handelsregisterauszüge | x | |
| Hauptbuch | x | |
| Hauptbuchkonten | x | |
| Hilfsbücher, soweit Buchungsunterlagen | x | |
| Inventar | x | |
| Inventarunterlagen | x | |
| Investitionszulagenanträge | x | |
| Jahresabschlüsse | x | |
| Jahresabschlusserläuterungen | x | |
| Jahresabschlusslisten | x | |
| Journale | x | |
| Kassenberichte | x | |
| Kassenbücher und -blätter | x | |
| Kassenzettel | x | |
| Kontenpläne | x | |
| Kontoauszüge | x |
