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Mit einer guten Organisation am Arbeitsplatz Zeit und Nerven sparen

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Von Astrid Engel,

Ihre berufliche Leistungsfähigkeit hängt auch davon ab, wie Sie Ihren individuellen Arbeitsplatz gestalten. Wenn Sie in erster Linie an Ihrem Schreibtisch arbeiten, ist eine gut durchdachte Organisation am Arbeitsplatz besonders wichtig. Schließlich wollen Sie keine Zeit mit ständigem Suchen verschwenden und sich nicht durch unerledigte Vorgänge in Ihrem Blickfeld unter Druck setzen lassen.

Ihre berufliche Leistungsfähigkeit hängt auch davon ab, wie Sie Ihren individuellen Arbeitsplatz gestalten. Wenn Sie in erster Linie an Ihrem Schreibtisch arbeiten, ist eine gut durchdachte Organisation am Arbeitsplatz besonders wichtig. Schließlich wollen Sie keine Zeit mit ständigem Suchen verschwenden und sich nicht durch unerledigte Vorgänge in Ihrem Blickfeld unter Druck setzen lassen.

Das A und O einer guten Organisation am Arbeitsplatz: Ein leerer Schreibtisch

Ab sofort gibt es auf Ihrem Schreibtisch nur noch:

  • PC oder Laptop
  • Tastatur, Mauspad, Maus
  • Telefon
  • Schreibtisch-Unterlage
  • Terminkalender
  • Taschenrechner
  • Büromaterial, aber so wenig wie möglich
  • Der Vorgang, an dem Sie aktuell arbeiten

Gibt es bei Ihnen noch andere Dinge, die Sie ständig auf Ihrem Schreibtisch brauchen, dann platzieren Sie sie nach diesen drei Grundsätzen:


1.    Was Sie ständig brauchen, liegt so, dass Sie es erreichen, ohne dass Sie sich drehen müssen. Diesen Bereich nennen Arbeitswissenschaftler den „kleinen Greifraum“.


2.    Dinge, die Sie weniger oft brauchen oder die auf Zugriff parat sein müssen, zurzeit jedoch nicht bearbeitet werden – zum Beispiel Ihre Wiedervorlagemappe –, gehören in den „erweiterten Greifraum“, in den Sie mit ausgestreckten Oberarmen und immer noch ohne Körperdrehung zugreifen können.


3.    Wenn Sie einen Schreibtisch mit einem Regalaufsatz an der Frontseite haben, können Sie hier zusätzliche Arbeitshilfen wie zum Beispiel Lexika oder die Unterlagen zu laufenden Vorgängen abstellen.

Organisation am Arbeitsplatz: Wie sollte die Umgebung Ihres Schreibtisches aussehen?

Alle anderen Dinge wie unerledigte Vorgänge, noch nicht abgelegte Unterlagen, Zeitschriftenstapel sind in Ihrer näheren oder weiteren Umgebung untergebracht – je nachdem, wie oft Sie sie brauchen.


In den Schubladen Ihres Schreibtisches
bewahren Sie die Dinge auf, die Sie oft benötigen, die aber nichts auf dem Schreibtisch zu suchen haben, also zum Beispiel Schere, Stempel, Kosmetikartikel usw.


Vorsicht: So ruinieren Sie sich Ihre Organisation am Arbeitsplatz schnell wieder:  Auf keinen Fall gehören Unterlagen oder Schriftstücke irgendeiner Art in eine Schublade, wenn Sie dort nicht schon nach kurzer Zeit einen unübersichtlichen und ungeordneten Wust von Papier vorfinden wollen.


In den Hängeregistraturen des Schreibtisches, den Multitalenten für die Organisation am Arbeitsplatz,  werden Dokumente abgelegt, die Sie ständig benötigen. Also zum Beispiel aktuelle Vorgänge, Unterlagen und Informationen für Ihre häufigsten Aufgaben. So haben Sie bei Bedarf schnell Zugriff darauf.


In den Regalen in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes – im besten Fall direkt rechts oder links daneben – stehen oder liegen Wiedervorlagemappen, Pultordner, weitere Arbeitsmappen für die tägliche Routine, Ablageordner, die Sie oft brauchen, Nachschlagewerke und eben alle Unterlagen, auf die Sie immer wieder schnell zugreifen müssen.


Hängeregistraturen und Regale/Schränke
, die nicht in unmittelbarer Nähe Ihres Schreibtisches stehen, enthalten alle Unterlagen, die Sie seltener brauchen wie Ablage, Zeitschriften, Bücher usw.

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