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So passieren Ihnen keine Pannen bei Ihren Telefon-Notizen

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Von Astrid Engel,

"Augenblick mal, bitte - ich muss erst was zum Schreiben suchen." Verbannen Sie diesen Satz bitte als "unaussprechlich" aus Ihrem Sprachschatz. Ans geschäftliche Telefon gehören immer Papier und Schreiber für Telefon-Notizen, und auch zu Hause ist es besser, alles in Reichweite zu haben.

"Augenblick mal, bitte - ich muss erst was zum Schreiben suchen." Verbannen Sie diesen Satz bitte als "unaussprechlich" aus Ihrem Sprachschatz. Ans geschäftliche Telefon gehören immer Papier und Schreiber für Telefon-Notizen, und auch zu Hause ist es besser, alles in Reichweite zu haben.

In manchen Firmen gibt es selbst entworfene, eigens auf die innerbetrieblichen Bedürfnisse und Notwendigkeiten abgestimmte Zettel für Telefon-Notizen. Fehlen sie, können Sie fertige Formulare verwenden - die gibt es in entsprechenden Fachgeschäften - oder sich ein persönliches "Raster" zurechtlegen.


Telefon-Notizen schaffen Vertrauen

Teilen Sie Ihrem Gesprächspartner mit, wenn Sie sich Notizen machen wollen, damit dieser sich mit dem Sprechtempo darauf einstellen kann. Es ist keineswegs unhöflich, Kernsätze oder Stichwörter mitzuschreiben. Im Gegenteil, Sie vermitteln das Gefühl, dass Wichtiges bei Ihnen nicht untergeht.

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Deshalb sollten Sie im umgekehrten Fall, wenn beispielsweise eine Kundin Sie bittet, etwas aufzuschreiben, nicht sagen: "Das brauche ich mir nicht aufzuschreiben." Selbst wenn Sie das Supergedächtnis besitzen - was der oder die andere nicht wissen kann -, erweckt solch eine Aussage die Angst, dass Wichtiges "verlorengehen" könnte.
 

Diese Angaben machen Ihre Telefon-Notizen aussagekräftig

  • Scheuen Sie sich nicht, Namen, Straße oder andere Details einer Adresse buchstabieren zu lassen. Es ist ärgerlich, wenn eine Postsendung als unzustellbar zurückkommt, nur weil der Notierende seinem Gehör zu sehr vertraut hat.
  • Wiederholen Sie sicherheitshalber Telefon- und Faxnummer oder Postleitzahlen.
  • Schreiben Sie immer, wenn kein Vorname genannt wurde, "Herr" oder "Frau" vor den Namen. Wie peinlich wäre es für Ihre Mitarbeiter (oder für Sie selber), bei einem Rückruf zugeben zu müssen, dass es leider nicht bekannt ist, ob Frau oder Herr Stein um Rückruf gebeten hat.
  • Ebenso wichtig sind Datum und Uhrzeit. Die Frage "Von wann ist denn dieser Zettel?" macht optimale Kundenbetreuung nicht leichter.
  • Vergessen Sie auch nicht, den Grund des Anrufs dazuzuschreiben.
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