„Unklare Finanzlage beim örtlichen Schützenverein Hammerbrok, 08.08.2004.
Auf der Mitgliederversammlung des Schützenvereins kam es zu tumultartigen Szenen. Der amtierende Vorstand wurde aufgrund unklaren Finanzgebarens nicht entlastet. Ein Defizit von 20.000 € konnte durch die Kassenprüfung nicht geklärt werden. Bis zum 1. September 2004 hat der Vorstand nun Zeit, die unklaren Finanzen zu klären. Dann findet eine außerordentliche Mitgliederversammlung statt. Eine Wiederwahl des bestehenden Vorstands scheint ausgeschlossen.”
Schnell kann es geschehen, dass Ihr Verein mit einer solchen Meldung durch die lokale Presse ins Gerede kommt. Konsequenz ist Misstrauen Ihrer Mitglieder und Spender. Es kann sehr lange dauern, bis Sie nach einem solchen Vorkommnis das Vertrauen zurückgewinnen können. Schaffen Sie Transparenz bei Ihren Finanzen. Eine wesentliche Voraussetzung ist der Prüfbericht.
Ordentliche Kassenprüfung
Klären Sie,
- ob die Salden der Aktiv- und Passivseite übereinstimmen,
- ob jedem Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegt (hierbei kann es sich um Quittungen, Rechnungen, Geschäftsbriefe, Gutschriften oder auch Verträge handeln. Die Belegsammlung kann Ihr Kassenwart bei einer kleineren Buchführung direkt prüfen (Kontoauszüge beiheften!). Besser ist es aber, wenn er die Belege nach Konten ablegt),
- ob, je nach Vorgabe der Mitgliederversammlung, eine Inventarprüfung Ihres Vereins erforderlich ist,
- ob der Rechenschaftsbericht des Vorstands, den er der Mitgliederversammlung vorlegen muss, mit dem Vereins-Jahresabschluss des Kassenprüfers übereinstimmt,
- ob die finanzielle Lage des Vereins realistisch dargestellt wird oder aber "geschönt" ist.
Die Ergebnisse der Prüfung werden gemeinsam mit dem Vorstand besprochen. TIPP: Nutzen Sie die Möglichkeit der Besprechung mit dem Kassenprüfer, um Sachverhalte zu klären, die nicht unbedingt in die Mitgliederversammlung gehören. Haben sich beispielsweise aufgrund der Prüfung Ungereimtheiten oder Diskrepanzen ergeben, besteht für Sie nun die Möglichkeit, sich entsprechend auf die Mitgliederversammlung vorzubereiten.
Prüfbericht bei der Mitgliederversammlung
Der Kassenprüfer muss einen schriftlichen Prüfbericht erstellen, der in der Mitgliederversammlung vorgetragen und erläutert wird. Der Prüfer hat also mitzuteilen, wie und in welchem Umfang die Vorstandsarbeit geprüft wurde. Bedenken Sie, dass elementare Verpflichtung des Kassenprüfers ist, der Mitgliederversammlung jegliche Mangelhaftigkeit der Rechnungslegung oder Zahlungsabwicklung mitzuteilen.
Wichtig sind dabei besonders Beanstandungen, die zu einem Vermögensschaden des Vereins beziehungsweise der Mitglieder führen oder führen können. Vergessen Sie nicht, dass der Prüfbericht des Kassenprüfers eine wichtige Grundlage für die Entlastung des Vorstands ist.
Mitgliederversammlung hat Auskunftsrecht
Die Mitgliederversammlung hat ein absolutes Auskunftsrecht. Fragen müssen wahrheitsgemäß beantwortet werden. Der Prüfbericht sollte jedoch bereits so abgefasst sein, dass auch Laien verstehen, was und wie geprüft wurde.
Entlastung des Vorstands
Als Beauftragter der Mitgliederversammlung beantragt der Kassenprüfer aufgrund der Ergebnisse seiner Prüfung den Antrag auf Entlastung oder eben nicht. Sind aufgrund der Prüfung Mängel in der Vorstandsarbeit offenkundig geworden, kann auch eine teilweise Entlastung beantragt und beschlossen werden. Mit der Entlastung werden die Vorstandsmitglieder von allen Ersatzansprüchen der Mitglieder freigestellt.
