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In 7 Schritten zur rechtssicheren Kündigung! Das Kündigungsschutzgesetz besagt, dass Sie einem Mitarbeiter nur dann kündigen dürfen, wenn dies aus...

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Abmahnungen in drei Schritten rechtssicher formulieren

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Abmahnung

Von Günter Stein,

Wenn sich Ihr Mitarbeiter ein Fehlverhalten leistet, sollten Sie als Arbeitgeber reagieren. Meist ist dann zu prüfen, ob eine Abmahnung nötig wird.

Gehen Sie in solchen Situationen in folgenden Schritten vor:

1. Schritt: Klären Sie den Sachverhalt und sichern Sie die Beweise

Als Arbeitgeber müssen Sie in einem möglichen verhaltensbedingten Kündigungsschutzprozess darlegen und beweisen, dass Ihre Abmahnung berechtigt war. Der wichtigste Schritt bei der Vorbereitung ist deshalb die Recherche und die Dokumentation des Sachverhalts. Halten Sie daher die Aussagen beteiligter Personen möglichst schriftlich fest. Lassen Sie die Aussagen auch unterschreiben. Unbedachte und voreilige Vorwürfe gegen einen Kollegen schalten Sie damit vermutlich aus. Denn wenn eine Aussage schriftlich erfolgt und unterschrieben wird, überlegt sich der Aussagende meistens sehr genau, ob er bei seinem Vorwurf bleibt. Sie haben dann eine sicherere Grundlage für eine Abmahnung.

Hinzu kommt, dass dem Aussagenden die Erinnerung durch Vorhalt der Aussage wesentlich leichter fällt, wenn später eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen wird und der Aussagende in einem Arbeitsgerichtsprozess als Zeuge auftreten muss. Besonders wichtig ist die rechtzeitige und umfassende Sicherung der weiteren bzw. anderen Beweise. Auf diese Beweise kommt es in einem späteren Kündigungsschutzprozess vielleicht entscheidend an. Deshalb ist die umfassende Beweissicherung das A und O einer erfolgreichen Sanktion gegen Fehlverhalten.

2. Schritt: Führen Sie ein Mitarbeitergespräch

Bevor Sie eine Abmahnung aussprechen, sollten Sie immer mit dem betroffenen Mitarbeiter ein Gespräch führen. Geben Sie ihm damit die Gelegenheit, zu den gegen ihn erhobenen Vorwürfen Stellung zu nehmen. Zu diesem Vorgehen sind Sie zwar gesetzlich nicht verpflichtet, es ist jedoch sinnvoll und zweckmäßig. Gerade Missverständnisse und unklare Sachverhalte lassen sich auf diese Weise klären, ohne dass eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Vergessen Sie nicht: Sie sind der Chef und können entscheiden, ob Sie abmahnen oder nicht. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, was Sie zu beachten haben, wenn Sie Abmahnungen schreiben.

Die richtige Formulierung finden

3. Schritt: Formulieren Sie die Abmahnung

Im dritten Schritt geht es darum, dass Sie das Fehlverhalten konkret beschreiben und entsprechend formulieren. Als Arbeitgeber müssen Sie die unzureichenden Leistungen oder das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters durch konkrete Fakten (auch nach Ort und Zeit) so genau darlegen, dass es keinen Zweifel daran gibt, welchen Vorgang Sie beanstanden. Eine solche konkrete Sachverhaltsbeschreibung kann wie folgt aussehen:

„Am ... haben Sie sich um ... Uhr nach der Mittagspause wieder zur Arbeit eingestempelt. Uns liegt der entsprechende Ausdruck des Zeiterfassungsgeräts vor. Außerdem stand Ihr Kollege, Herr W., direkt hinter Ihnen und hat das Einstempeln beobachtet. Danach haben Sie das Firmengelände verlassen und sind in der Stadt spazieren gegangen. Das Verlassen des Firmengeländes wurde auch von Herrn W. Beobachtet. Herr T. Aus der Gebäudeleitzentrale hat Sie in der Stadt beim Spazierengehen um ... Uhr gesehen. Nach etwa einer Stunde sind Sie wieder an Ihren Arbeitsplatz zurückgekehrt. Auch dies kann Herr W. Bezeugen.“

Welche Formulierungen zu vermeiden sind

In keinem Fall sind allgemeine Beschreibungen und schlagwortartige Bezeichnungen ausreichend. Vermeiden Sie also folgende pauschale Beschreibungen:

  • „In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit des Öfteren angetrunken.“
  • „Wir haben festgestellt, dass Sie ein mangelndes Interesse an Ihrer Arbeit haben.“
  • „Ihr Vorgesetzter bemängelt Ihre Leistungen.“
  • „Sie sind häufig zu spät zur Arbeit erschienen.“
  • „Sie stören den Betriebsfrieden.“
  • „Wir können uns nicht auf Sie verlassen.“

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihrem Mitarbeiter in der Abmahnung klar verdeutlichen, dass im Wiederholungsfall der Inhalt oder der Bestand seines Arbeitsverhältnisses gefährdet ist (Bundesarbeitsgericht (BAG), Urteil vom 17.02.1994, Aktenzeichen: 2 AZR 616/93; in: Arbeitsrechtliche Praxis (AP) Nr. 116 zu § 626 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)). Weisen Sie Ihren Mitarbeiter unmissverständlich darauf hin, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung seines Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Folgende Muster-Formulierung macht Ihrem Mitarbeiter klar, womit er im Wiederholungsfall zu rechnen hat:

„Im Wiederholungsfall oder bei vergleichbaren arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen sind wir gezwungen, Ihr Arbeitsverhältnis zu kündigen.“

Nicht ausreichend sind folgende Formulierungen, die Sie in jedem Fall vermeiden sollten:

  • „Wir werden Ihr Fehlverhalten nicht länger hinnehmen.“
  • „Wir raten Ihnen dringend, zukünftig pünktlich zur Arbeit zu erscheinen.“
  • „Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass Sie Ihre Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis künftig sehr genau erfüllen müssen.“
  • „Wir erwarten von Ihnen eine eindeutige Steigerung Ihrer Arbeitsleistungen.“

Ihre Abmahnung ist grundsätzlich an keine Form gebunden. Sie ist auch mündlich möglich, zulässig und wirksam. Spätestens im Kündigungsschutzprozess bekommen Sie aber ein Problem, denn als Arbeitgeber tragen Sie die Darlegungs- und Beweislast für die Kündigungsgründe.

Tipp: Aus Gründen der Beweissicherung und zur Vermeidung von Missverständnissen sollten Sie deshalb unbedingt die Schriftform einhalten und als Überschrift auch die Bezeichnung „Abmahnung“ verwenden.

 

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Egal ob es um brandneue Urteile der Arbeitsgerichte geht, die für Sie als Arbeitgeber, als Führungskraft oder als Personalverantwortlicher von Bedeutung sind oder zum rechtssicheren Umgang mit Abmahnungen, Zeugnissen, Kündigungen. Jetzt bekommen Sie die aktuellsten und wichtigsten Tipps frei Haus.

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