Diese Meldungen werden bei unbezahltem Urlaub fällig

Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter kein Arbeitsentgelt, fehlt es grundsätzlich an der Voraussetzung der Versicherungspflicht in der Sozialversicherung. Bei kurzfristigen Unterbrechungen der Entgeltzahlung wie unbezahltem Urlaub bleiben die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung sowie die Versicherungsverhältnisse in der Renten- und Arbeitslosenversicherung für längstens einen Monat bestehen. Um das Meldeverfahren richtig abzuwickeln, müssen Sie zwischen vier Fällen unterscheiden:

Fall 1: Der unbezahlte Urlaub dauert höchstens einen Monat

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter unbezahlten Urlaub von höchstens einem Monat gewähren, hat das melderechtlich keine Auswirkungen. Wenn sich der unbezahlte Urlaub auf zwei Teilmonate erstreckt, wird in jedem der Teilmonate Arbeitsentgelt gezahlt. Damit werden auch in jedem der Teilmonate Rentenversicherungsbeiträge entrichtet, sodass keine Unterbrechung zu melden ist. Umfasst der unbezahlte Urlaub aber genau einen Kalendermonat, muss mit dem letzten Tag der Entgeltzahlung eine Unterbrechungsmeldung erstellt werden.

Fall 2: Der unbezahlte Urlaub dauert länger als einen Monat

Dauert der unbezahlte Urlaub länger als einen Monat, endet das Beschäftigungsverhältnis im versicherungsrechtlichen Sinn. Sie müssen Ihren Mitarbeiter nach einem Monat abmelden. Mit der erneuten Aufnahme der Beschäftigung müssen Sie ihn wieder anmelden.

Beispiel:

Thorsten Schneider nimmt in der Zeit vom 15.7. bis 26.8.2010 unbezahlten Urlaub. Die Beschäftigung wird am 27.8.2009 wieder aufgenommen. Es werden sowohl im Juli als auch im August Rentenversicherungsbeiträge gezahlt.

Eine Unterbrechungsmeldung ist nicht erforderlich. Es ist lediglich das versicherungsrechtliche Ende der Beschäftigung zu melden.

Diese Meldungen sind zu erstellen:

1. Abmeldung

Beschäftigungszeit: 1.1.2010 bis 14.8.2010.

Grund der Abgabe: 34 (Abmeldung wegen des Endes einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat). Das bis zum Beginn des unbezahlten Urlaubs erzielte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt ist einzutragen.

2. Anmeldung

Grund der Abgabe: 13 (sonstige Gründe)

Beginn der Beschäftigung: 27.8.2010

Anders sieht das aus, wenn das versicherungsrechtliche Beschäftigungsende im Monat nach der letzten Entgeltzahlung endet. Jetzt wird zusätzlich eine Unterbrechungsmeldung fällig.

Die Besonderheit: Es ist der letzte Kalendertag des Monats einzutragen, in dem die Entgeltzahlung endet.

Beispiel:

Frau Bertram nimmt in der Zeit vom 15.7. bis 6.9. unbezahlten Urlaub. Das Beschäftigungsverhältnis wird am 7.9.2010 wieder aufgenommen. Das Beschäftigungsverhältnis endet sozialversicherungsrechtlich einen Monat nach dem Beginn des unbezahlten Urlaubs am 14.8. Da im Monat August keine Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden, sind diese Meldungen nötig:

1. Unterbrechungsmeldung

Beschäftigungszeit: 1.1.2010 bis 31.7.2010

Grund der Abgabe: 51

Das bis zum Beginn des unbezahlten Urlaubs erzielte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt ist einzutragen.

2. Abmeldung

Beschäftigungszeit: 1.8.2010 bis 14.8.2010

Grund der Abgabe: 34 (Abmeldung wegen des Endes einer sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat)

Das bis zum Beginn des unbezahlten Urlaubs erzielte beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt ist einzutragen.

3. Anmeldung

Grund der Abgabe: 13 (sonstige Gründe)

Beginn der Beschäftigung: 7.9.2010. Die gleichen Meldungen erstellen Sie, wenn die Beschäftigung wegen eines Arbeitskampfes von länger als einem Monat unterbrochen wird. Als Grund der Abgabe ist dann die 35 einzutragen.

Fall 3: Der unbezahlte Urlaub wird vor dem Bezug einer Geldleistung gewährt

Wird der unbezahlte Urlaub unmittelbar vor der Entgeltersatzleistung gewährt, kommen zwei Varianten in Betracht:

Die Geldleistung des Sozialversicherungsträgers (z. B. Kranken- oder Verletztengeld) wird in einem Monat gezahlt, der noch mit Arbeitsentgelt belegt ist. Die Geldleistung wird im folgenden Monat gezahlt.

Beispiel:

Ihr Mitarbeiter Peter Franken begibt sich am 27.8. in eine stationäre Rehabilitationsmaßnahme. Wegen vieler Vorerkrankungszeiten, die auf die Anspruchsdauer der Entgeltfortzahlung anzurechnen sind, bezieht Herr Franken ab dem 27.8. Übergangsgeld vom Rentenversicherungsträger. Vor der Maßnahme nimmt Herr Franken vom 6. bis 26.8. unbezahlten Urlaub.

Die Zeit des unbezahlten Urlaubs gilt nicht als beitragsfreie Zeit. Es wird lediglich kein Arbeitsentgelt erzielt. Als beitragslose Zeiten werden nur solche gerechnet, in denen eine Geldleistung von einem Sozialversicherungsträger gezahlt wird. Deshalb wird die Unterbrechungsmeldung bis einschließlich 26.8. erstellt. Sollte der unbezahlte Urlaub im obigen Beispiel aber schon am 1.8. beginnen, müssen Sie die Unterbrechungsmeldung auf die Zeit bis zum 31.7. beziehen. Im Oktober werden keine Rentenversicherungsbeiträge gezahlt.

Fall 4: Der unbezahlte Urlaub wird nach dem Bezug einer Geldleistung gewährt

Problematischer wird die Beurteilung, wenn eine nicht bezahlte Arbeitsunterbrechung vorliegt und Ihr Mitarbeiter im Anschluss daran unbezahlten Urlaub nimmt. Eine nicht bezahlte Arbeitsunterbrechung kann der Bezug einer Entgeltersatzleistung oder auch ein Streik oder eine Aussperrung sein. Es erfolgt in jedem Fall eine Zusammenrechnung aller Unterbrechungssachverhalte.

Fällt die Entgeltzahlung für einen Kalendermonat aus, ist eine Unterbrechungsmeldung erforderlich. Gegebenenfalls endet sogar das Versicherungsverhältnis, wenn die Arbeitsunterbrechung insgesamt länger als einen Monat dauert.

Beispiel:

Während der Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters zahlt die Krankenkasse vom 5.2. bis 20.2. Krankengeld. Anschließend bittet er Sie für die Zeit vom 21.2. bis 4.4. um unbezahlten Urlaub. Da die Zeiten der Arbeitsunterbrechung addiert werden, endet das Beschäftigungsverhältnis einen Monat nach dem Beginn der Arbeitsunterbrechung, dem 4.3. Die folgenden Meldungen werden fällig:

1. Unterbrechungsmeldung

Grund der Abgabe: 51

Beschäftigungszeit: 1.1. bis 4.2.2010

Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt für den Zeitraum eintragen

2. Abmeldung

Grund der Abgabe: 34

Beschäftigungszeit: 5.2. bis 4.3.2010

als beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt für den Zeitraum 0 € eintragen

3. Anmeldung

Grund der Abgabe: 13

Beginn der Beschäftigung: 5.4.2010