Lohn & Gehalt: Lohnvorschüsse und die Betriebsprüfung

Im Gegensatz zum „normalen“ Arbeitsentgelt, auf das der Arbeitnehmer einen arbeitsvertraglichen Anspruch hat, sind Gehaltsvorschüsse freiwillige Entgeltzahlungen für eine Arbeitsleistung, die der Arbeitnehmer erst noch erbringen muss. Die Lohnsteuer aber müssen Sie bei jeder Zahlung von Arbeitsentgelt einbehalten, also auch bei der Zahlung von Vorschüssen. Und da Vorschüsse lohnsteuerpflichtig sind, sind sie auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Vorschüsse sind aber keine Darlehen!

Von den Vorschüssen auf noch nicht entstandenes Arbeitsentgelt müssen Sie, wegen der unterschiedlichen Auswirkungen auf die steuerliche und beitragsrechtliche Behandlung, echte Darlehen und Abschlagszahlungen abgrenzen.

So handelt es sich bei der Überlassung von Darlehen an die Arbeitnehmer nicht um einen Zufluss von Arbeitsentgelt. Auch müssen Sie die Unterscheidung „Vorschuss vs. Abschlagszahlung“ treffen! Denn:

Vorschüsse sind auch keine Abschlagszahlungen

Hintergrund: In manchen Betrieben ist es üblich, nicht bei jeder Entgeltzahlung abzurechnen, sondern innerhalb eines längeren Abrechnungszeitraums eine oder mehrere Abschlagszahlungen in ungefährer Höhe des bereits verdienten Entgelts zu leisten.

Der Arbeitnehmer enthält entsprechend seiner Arbeitsleistung eine Abschlagszahlung; die genaue Lohnabrechnung wird erst später vorgenommen.

Werden Abschlagszahlungen geleistet, ist die Lohnsteuer erst bei der endgültigen Abrechnung einzubehalten, wenn der Lohnabrechnungszeitraum nicht länger ist als 5 Wochen und die Lohnabrechnung spätestens 3 Wochen nach Ablauf des Lohnabrechnungszeitraums erfolgt.

Beispiel: Sie zahlen an einen Ihrer Arbeitnehmer jede Woche einen Abschlag auf den Wochenlohn. Sie können maximal 5 Wochen zusammenkommen lassen, wenn Sie dann innerhalb von 3 Wochen abrechnen. Dies wäre steuerrechtlich zulässig.

Wie Sie Vorschüsse auf Arbeitslohn des laufenden Jahres behandeln

Sie haben grundsätzlich 2 Möglichkeiten der Behandlung von Vorschüssen des laufenden Jahres:

• Vorschüsse als laufender Arbeitslohn
• Versteuerung von Vorschüssen als sonstiger Bezug

Vorschüsse als laufender Arbeitslohn

Handelt es sich um Vorschüsse auf künftigen Arbeitslohn des laufenden Kalenderjahrs, dann berechnen Sie die Lohnsteuer so, als wären die Vorschüsse in den einzelnen Lohnzahlungszeiträumen zugeflossen, in denen sie durch Verrechnung getilgt werden.

Beispiel: Arbeitnehmer Walter Müller (Steuerklasse III, 2 Kinder, Kirchenzugehörigkeit ev.) mit einem Monatslohn von 3.500 € erhält von Ihnen im Juni einen Vorschuss von 5.000 €, der mit den Monatslöhnen Juli bis November mit jeweils 1.000 € verrechnet wird. Die Steuern auf den Vorschuss ermitteln sich wie folgt:

Monatslohn für die Monate Juli bis November, ungekürzt, (3.500 € monatlich)

Monatslohn für die Monate Juli bis November, gekürzt um Vorschuss (2.500 € monatlich):

Steuern auf den Vorschuss in Höhe von 5.000 €:

Differenz 271,50 ¤ x 5 Monate
= Lohnsteuer auf den Vorschuss 1.357,50 €

Für den Monat Juni sind folgende Lohnsteuern abzuführen:

(zuzüglich entsprechender Beträge für den Solidaritätszuschlag)

Darüber hinaus sind für die Monate Juli bis November 2006 nur die Steuern aus dem Betrag von 2.500 € zu errechnen und abzuführen.

Alternative: Versteuerung der Vorschüsse des laufenden Jahres als sonstiger Bezug

Auch wenn die Vorauszahlung an Ihren Mitarbeiter nur Entgeltzahlungszeiträume des laufenden Jahres betrifft, kann die Vorauszahlung als sonstiger Bezug versteuert werden, und zwar unabhängig von der Höhe der Vorauszahlung. Dies gilt aber nur, wenn Ihr Arbeitnehmer dieser Regelung nicht widerspricht.

Das heißt für dieses Beispiel

Sie wenden statt der o. g. Rechnung die Vereinfachungsregelung der R 118 Abs. 4 Satz 2 der Lohnsteuerrichtlinien an und versteuern den Vorschuss als sonstigen Bezug.

Die Steuern auf den Vorschuss berechnen sich nun wie folgt:

Jahresarbeitslohn ohne sonstigen Bezug

Tipp: Sie sehen, mit der Vereinfachungsregel können Sie sich das Leben wesentlich leichter machen. Der Betriebsprüfer darf hier auch nicht widersprechen. Nutzen Sie deshalb – sofern der Arbeitnehmer nicht widerspricht – das für Sie vorteilhaftere Verfahren.